beschreven voorwerp of afbeelding. Dit formulier wordt in het computersysteem inge
voerd door ponsen of door middel van een terminal. De computer produceert vervolgens
automatisch de index (of indexen), d.w.z. een lijst van trefwoorden in alfabetische vol
gorde, en vermeldt bij elk trefwoord de nummers inventarisnummers) van de formu
lieren waarin die trefwoorden voorkomen. Daarnaast produceert de computer de catalo
gus, d.w.z. de tekst van de beschrijvingsformulieren in volgorde van inventarisnummers.
MARDOC gebruikt de 'record cards' van de Museum Documentation Association in
Engeland als beschrijvingsformulieren. Er zijn formulieren voor verschillende soorten
voorwerpen, voor de inhoud van afbeeldingen en voor topografische beschrijvingen.
Een andere belangrijke voorbewerking is de standaardisatie van de terminologie. De in
vullers van de formulieren moeten dezelfde zaken met dezelfde trefwoorden invullen.
Men zal dus lijsten met trefwoorden ('descriptoren') moeten opstellen, met verwijzin
gen naar synoniemen, homoniemen, verwante termen, enz. Onze ervaring is, dat dat
een tijdrovend werk is, maar wel noodzakelijk.
Bij MARDOC kent men daarvoor werkgroepen van conservatoren. Een van de werk
groepen heeft drie jaar gewerkt aan het samenstellen van een handleiding voor het be
schrijven van scheepsmodellen. Dit instructieboek bevat trefwoordenlijsten (o.a. namen
van scheepstypen, bouwwijzen van scheepsmodellen, enz.) waaruit de invullers van de
formulieren moéten kiezen en ook instructies welke gegevens in welke rubrieken van het
formulier genoteerd moeten worden. Men werkt nu aan een instructieboek voor het be
schrijven van de inhoud van afbeeldingen (schilderijen, tekeningen, prenten, foto's).
Aard en omvang van het bewerkte materiaal
Een onderzoek naar aard en omvang van de maritieme collecties in 31 Nederlandse mu
sea in 1978 bracht aan het licht dat er op zijn minst 200.000 maritieme voorwerpen en
afbeeldingen in deze musea opgeslagen liggen. Meer dan de helft daarvan zijn afbeel
dingen (schilderijen, tekeningen, prenten, foto's). Zoals vermeld is meer dan 90% van
deze collecties onvoldoende beschreven. Gezien de zeer beperkte financiële mogelijkhe
den van MARDOC kunnen wij niet anders dan proberen deze collecties stukje bij beet
je te gaan bewerken.
Wij zijn begonnen met een voor maritieme musea typische categorie van objecten:
scheepsmodellen. Daarvan zijn er zo'n 3100. Nadat de eerder vermelde handleiding voor
de beschrijving van scheepsmodellen gereed was gekomen, heeft een pas afgestudeerd
maritiem historicus 635 scheepsmodellen in 19 verschillende musea beschreven. Daar
voor is gebruikt een formulier van de Museum Documentation Association uit Enge
land, dat bedoeld is om historische voorwerpen te beschrijven. Deze formulieren zijn
door de computer van de MDA verwerkt tot een catalogus en indexen.
In het komende half jaar verwachten wij nog ca. 600 scheepsmodelbeschrijvingen en ca.
800 beschrijvingen van maritieme afbeeldingen door de computer te laten verwerken.
Apparatuur, computerprogramma
Zoals gezegd beschikt MARDOC zelf niet over apparatuur. Voor de off-line computer-
[456]
verwerking werken wij samen met de MDA in Engeland. De MDA is een door de Britse
museumwereld opgezette dienstverlenende organisatie (niet commercieel), waarvan nu
ca. 300 Britse musea lid zijn. De MDA ontwikkelt beschrijvingsformulieren, program
matuur (met name het computerpackage GOS), geeft adviezen en instructies en helpt
musea bij het opzetten van hun documentatiesystemen. Ook verricht zij onderzoek op
het gebied van documentatie en automatisering. Leden en niet-leden kunnen gebruik
maken van de faciliteiten van de MDA tegen vastgestelde tarieven. Ik kom daarop nog
terug.
Onze ervaringen met de MDA zijn tot nu toe gunstig. MARDOC moet er zelf voor zor
gen dat de collecties op formulieren beschreven worden, bij voorkeur op MDA-
formulieren, maar dat is geen voorwaarde. De formulieren worden periodiek naar de
MDA gezonden met een specificatie omtrent de gewenste catalogi en indexen. De com
puterverwerking door de MDA kent de volgende procedures en programma's:
1 'Data preparation'. Een data-typiste maakt de beschrijvingen machineleesbaar met
behulp van een ponsbandmachine. Daarbij typt zij vóór elk gegeven of blokje van
gegevens een 'tag' (identiteitsaanhangsel) en/of een 'separator' (scheidingsteken).
De ponsband wordt in de computer 'ingelezen' en de gegevens worden vastgelegd op
een magneetband of -schijf. De ponsbandmachine produceert tevens een papierrol
met daarop alles wat de typiste heeft getypt. Op deze rol markeert zij de door haar
gemaakte fouten en plaatst zij eventuele opmerkingen.
2 'Source listing'De computer produceert een 'source list'een lijst met alle informa
tie zoals die door de data-typiste is getypt, waarbij rekening is gehouden met de fou
ten en opmerkingen uit de hiervoor vermelde papierrol. Elke regel in de source list is
genummerd. Het is deze lijst die de gebruiker na elke verwerkingsronde ontvangt en
waarop hij fouten kan aangeven.
3 Met het BUILD-programma wordt de basistekst (zie source list) omgezet in een
standaard structuur: het standaard format van de MDA, dat totaal zo'n 130 velden
kent. Het standaard format komt tot stand doordat de computer de bovenvermelde
tags en separators kan interpreteren. Vanaf dit standaard format worden de meeste
andere bewerkingen uitgevoerd.
4 Het DISPLAY-programma is bedoeld voor de 'opmaak' van een record (beschrij
ving). Het kan de volgorde van de gegevens binnen een record wijzigen. Het kan
niet de record-volgorde in de lijst wijzigen.
5 Met behulp van het KEY- en SORT-programma worden de records in een lijst (bijv.
catalogus, of in een index) in de gewenste volgorde gezet.
6 Met het PAG-programma wordt de lay-out per pagina verzorgd (paginering, tekst
breedte, kopjes, enz.)
7 De gebruiker ontvangt de source list en een proefcatalogus en brengt daarop de cor
recties resp. de gewenste veranderingen aan. Deze lijsten worden daarna naar de
MDA teruggezonden, waar men de correcties en veranderingen aanbrengt. De ge
bruiker ontvangt weer een nieuwe source list alsmede de gevraagde catalogus en in
dexen. Desgewenst worden deze procedures herhaald voor nieuwe correcties en/of
aanvullingen.
[457]
