sich auch leichter Fehler aufspüren, d.h. eventuelle Doppel- oder Leernummern inner-
halb eines Bestandes.
Übersichten ahnlicher Art sind auBerdem die iiber die vorkommenden Aktenzeichen.
Für den Archivar sind sie ein Hilfsmittel beim Erkennen verwandter Überlieferungen,
sie bieten Zuordnungen für die Klassifikation o.a. Haufig aber sind vorallem im Be-
reich der Gerichtsbarkeit Aktenzeichen die Angaben, die bei der Rückforderung für
behördliche Zwecke den Archiven gemacht werden.
3.3 Archivverwaltungsdateien
Abhangig von GröBe und Benutzerverkehr eines Archivs sind einige ggf. wünschbare
Dateien, mit deren Hilfe etwa der Archivalienversand, die Benutzungsgenehmigungen
und eventuell die Benutzerthemen übersichtlicher gestaltet werden könnten. Besonders
die beiden ersteren Punkte d.h. die Kontrolle bedeuten zeitaufwendige und lastige
Arbeit.
4 Aufiere und innere Erfordernisse und Voraussetzungen für den EDV-Einsatz
Zu den aufleren Voraussetzungen gehört in erster Linie der Zugang zu einer Datenver-
arbeitungsanlage. Sie erscheint, ungeachtet gewisser Schwierigkeiten, doch relativ un-
problematisch. Der generelle Einsatz der EDV in fast allen Sparten der öffentlichen wie
auch der Wirtschaftsverwaltung wird sicherlich eine Kapazitütsreserve für die von
der Rechnerbeanspruchung nicht allzu hohen Bedürfnisse der Archive haben. Hau
fig sind aber nicht unerhebliche bürokratische Schwierigkeiten zu überwinden. Zum
anderen deutet die Entwicklung auf dem Gebiet der Schreibautomaten und auch der
Mini-Computer auf eine recht verheiBungsvolle Zukunft hin, sowohl von den Leistun-
gen dieser Gerate als auch ihrem Preis.
Als Grundstufe des Zugangs zur Datenverarbeitung ist vielleicht die Schreibmaschine
mit Bildschirmerfassung (für das Repertorienschreiben oder als Datensammelsystem)
anzusehen.
Eine erste Ausbaustufe waren mehrere Datenerfassungsplatze bzw. ein gröBerer 'Text-
verarbeitungsautomat' mit den entsprechenden Speicher- und Verarbeitungsmöglich-
keiten.
Sicherzustellen ware der Anschlufl an bestehende Groflanlagen mit einem direkten Zu
gang über Terminal.
Ein gewisses Problem bleibt die Programmierung, die, sofern es sich um Sortiervorgün-
ge handelt, zum groBem Teil über Dienstprogramme (Systemsoftware) abgefangen
wird. Auch für die Textverarbeitung und die damit verbundenen Indexierung stehen
schon in erheblichem Umfang Standardprogramme zur Verfügung.
Für die Datenerfassung sofern sie im Archiv selbst erfolgt ist kein spezielles oder
zusatzliches Personal vonnöten, da die Schreibarbeit, von gewissen auBeren Formalien
abgesehen, den gewohnten Arbeiten im Archiv gleicht und sich durch die Erfassung in
maschinenlesbarer Form sogar verringert (Verzicht auf besondere typographische
Gestaltung, Vereinfachung der Korrekturen). Wichtig ist es aber, die Schreibkrafte mit
den neuen Arbeitsweisen vertraut zu machen, um nicht unnötige Widerstande aufzu-
bauen. Aus Unkenntnis über die Art der Erfassung entsteht haufig eine ablehnende
Haltung, die in der Datenerfassung eine Art 'Strafarbeit' sieht, die sonst niemand ver
richten will.
Als Alternative zur Erfassung im Archiv bietet sich die Erfassung durch kommerzielle
Unternehmen an. Damit sind allerdings zusatzliche Kosten verbunden. Gelegentlich ha-
ben auch gröflere Rechenzentren im Bereich der Verwaltung, in dem das Archiv ange-
siedelt ist, Möglichkeiten zur Datenerfassung.
Zu den inneren Voraussetzungen gehört in gewissem Rahmen eine Grundlagenarbeit,
um den formalen Anforderungen des EDV-Einsatzes zu genügen. Dies sind:
- einheitliche und unkomplizierte Bestands- und Findbuchbezeichnungen. Hier soll-
ten nach Möglichkeit numerische Signaturen ggf. auch Zahlen/Buchstaben-Kom-
binationen verwendet werden, aus denen bereits bestimmte Rückschlüsse auf die
Tektonik des Archivs möglich sind.
- Verwendung einheitlicher Klassifikationen in gleichgelagerten Bestanden ein- und
desselben Registraturbildners, die in verschiedenen zeitlichen Tranchen abgegeben
worden sind. Das gleiche gilt mit Modifikationen auch von Bestanden, die von
Behörden gleiches Typs abgeliefert werden. Für neuere Abgaben können (Muster-)
Geschaftsverteilungsplane ein Anhalt sein.
Wichtig sind auch die vorgüngigen Analysen der einzelnen Automationsvorhaben so-
wie die Dokumentation der Verfahrenslösungen. Der heilsame Zwang detaillierter Be-
schreibung erfordert eine gründliche Klürung der eigenen Vorstellungen, er führt zu der
Zerlegung eines komplexen Vorganges in seine kleinsten Schritte und Einheiten und
vereinfacht damit wesentlich die Programmierung. Die Analyse solcher Arbeitsschritte
kann auch ohne spezielle Kenntnisse der Programmierung geleistet werden. Allerdings
erweisen sich Kenntnisse für den mittelbaren Einsatz der EDV als sehr nützlich.
Klarheit muB schiefllich herrschen über die langfristige Speicherung der erfaBten Da
ten. Es versteht sich von selbst, dafl Texte, die von Zeit zu Zeit aktualisiert werden,
auch in maschinenlesbarer Form verfügbar gehalten werden. Dasselbe gilt im Grunde
von alle Dateien, da ja der groBe Vorzug ihrer Verwendung in anderen Zusammenhan-
gen erst durch die maschinelle Verarbeitung gegeben ist. Alle maschinell verfügbaren
Dateien können in gewissem Umfang auch maschinell weiterbehandelt werden, z.B. die
nur in GroBschreibung vorhandenen Texte auf die gefalligere GroB- und Kleinschrei-
bung umgestellt werden. Gespeicherte Texte eröffnen natürlich auch die Möglichkeit
von Recherchen in den Dateien, doch wird im Bereich der nordrhein-westfalischen
Staatsarchive nur für den begrenzten Zeitraum zwischen der Erfassung und vor der fer-
tigen Verarbeitung ein solches Recherchieren ausnahmsweise zugelassen. lm übrigen ist
es Prinzip, alle Ergebnisse aus Repertorisierung und Indexierung über die Listenaus-
gabe den Benutzern zuganglich zu machen.
AbschlieBend sei bemerkt, dafl der Arbeitsablauf beim Einsatz der EDV sich nicht
grundsatzlich von den gewohnten Ablaufen unterscheiden sollte. Dennoch hat die Er-
fahrung gezeigt, dafl z.T. groBe Verstündnisschwierigkeiten auftreten, d.h. ob z.B. die
von dem Verzeichnenden auszufüllenden Formblatter oder Belege usw. in die Maschine
eingegeben werden, ob der Computer so etwas stets annimmt usw.-Die allgemeine
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