GröBe des Archivs abhangen, in vielen Fallen sich aber durch Karteiführung genau-
sogut bewaltigen lassen.
3.1 Übernahme und Bewertung von Schriftgut
Bis heute gibt es kaum allgemein anerkannte Richtlinien für die Bewertung des Schrift -
gutes, d.h. eine vorherige Festlegung der Archivwürdigkeit. Es wird auch mit Hilfe der
EDV nicht zu Bewertungskriterien kommen, die etwa das Ergebnis eines 'maschinellen
Bewertungsprozesses' waren. Unzweifelhaft wird es aber über aktualisierbare Kataloge
möglich sein, starker als bisher alle praktischen Erfahrungen zu sammeln und fort-
zuschreiben.
3.2 Erschliefiung des Schriftgutes
3.2.1 Indexierung
Wie bereits ausgeführt, ist die Indexierung ein probates Mittel, die verstreuten Infor-
mationen so zusammenzuführen, daB dem Benutzer wesentliche Informationen nicht
mangels Übersicht verloren gehen. Wichtig ist dabei, von vornherein die Verwendung
eines Index für verschiedene Findhilfsmittel zu berücksichtigen. Im einzelnen handelt
es sich darum, nicht nur die Seite des Findbuches, sondern auch dessen Signatur, die
Bestandsbezeichnung sowie die Archivaliensignatur zu erfassen. Dies ist im Augenblick
ein scheinbares Mehr an Arbeit, das sich aber auf jeden Falie auszahlt. Durch die Erfas-
sung der Aktensignatur wird zugleich eine Konkordanz zwischen dieser und der Seiten-
angabe des Findbuches erstellt, die Erfassung von Findbuchsignatur und Bestandsbe
zeichnung ist nur einmal erforderlich und wird automatisch allen Einzeleintragungen
zugeordnet.
Von ebenso groBer Bedeutung ist die Unterteilung der Indices nach ihrem Inhalt. Es
empfiehlt sich dringend, einzelne Teile getrennt zugreifbar zu machen, d.h. eventuelle
Ortsindices, eventuelle Sachindices als Teildateien zu führen, die sich mühelos zusam-
menführen, aber nicht aus einer ungegliederten Datei herauslösen lassen.
Im Hauptstaatsarchiv Düsseldorf resultiert aus der getrennten Dateiführung:
1 Der jeweilige Repertoriumsindex
2 Der bestandsübergreifende Index auf der Grundlage von (1), ohne Personen-
nennungen
3 Der Generalpersonenindex, eine Sammlung aller Personenbetreffe (in einem abge-
grenzten Bereich)
4 Der sog. Generalindex, d.h. im wesentlichen die Betreffe aus dem Inhaltsverzeich-
nis der Findbücher.
3.2.2 Repertorisierung
Die Indexierung eines fertigen Findbuches bedeutet ungeachtet der in der EDV-
Bearbeitung liegenden Ersparnisse in sich selbst noch eine ungeheure Doppelarbeit,
muB doch praktisch ein gesamtes Findbuch in seinem Informationsgehalt noch einmal
erfaBt, d.h. praktisch abgeschrieben werden. Wieviel sinnvoller ware es, aus einem vor-
handenem Text heraus die Indexbegriffe mehr oder minder automatisch zu gewinnen
und ihren Fundstellen zuzuordnen? Findbücher für die neueren Bestande werden zu-
dem in der Regel den Benutzern nur in einer maschinenschriftlichen Form vorgelegt. Es
is daher naheliegend, die ohnehin erforderliche Schreibarbeit gleich in maschinenlesba-
rer Form vorzunehmen.
Die archivische Titelaufnahme umfaBt sowohl formale (Datum, Laufzeit, Bandzahl
usw.) als auch inhaltliche (Kurztitel, Enthalt-Vermerke, Darin-Vermerke) Bestandteile,
für die seit langem Erfassungsrichtlinien vorliegen. Diese einzelnen Elemente der Titel
aufnahme lassen sich sehr wohl in verschieden strukturierte, in den je einzelnen Titel-
aufnahmen stets gleiche Einheiten fassen, für die als einheitliche Bezeichnung (in An-
lehnung an im Bibliotheksbereich schon langer übliche Formen) 'Kategorie' vorge-
schlagen werden soil. Die Verwendung zweistelliger Codezahlen für die einzelnen Kate-
gorien ergabe insgesamt 100 mögliche (00-99) Elemente, womit eine ausreichende
Untergliederung gegeben sein dürfte. Erforderlich waren Aufteilung und Reglementie-
rung der einzelnen Kategorieninhalte.
Die Voraussetzung für eine maschinelle Verarbeitung ist die formale und inhaltliche
Gleichartigkeit der einzelnen Bestandteile einer archivischen Titelaufnahme. Dazu ge-
hören z.B. der gleiche Aufbau von Datumsangaben, gleich strukturierte Signaturen
(Bestandsbezeichnungen), einheitliche Gliederung in Kurztitel, Inhaltsanalyse (Enthalt-
Vermerke) sowie abweichende Dokumentationsinhalte. Unter diesen Voraussetzungen
bietet die maschinelle Aufbereitung eines Findbuches keine besonderen Schwierigkei-
ten. Über das Verarbeitungsprogramm ist jedes gewünschte Druckbild steuerbar.
Automatisch werden Inhaltsverzeichnis und Nummernweiser erstellt.
Unter dem Akronym 'DRUÏDE' (für 'Düsseldorfer Repertorisierung wnd /ndexierung
durch £DV') wird z.Z. ein System von Anweisungen und Programmen entwickelt, das
bei der Einheit von Erfassung und Verarbeitung in einem Zuge das Repertorium und
den Index (in seinen verschiedenen Teildateien für die weitergehende Verwendung) er-
stellen wird. Für eine maschinelle Verarbeitung der Repertorien spricht auch die Mög-
lichkeit der COM-Verfilmung (COM Computer-Output-Microfilm), die sowohl den
Bedürfnissen der Sicherungsverfilmung wie der Publikationsverfilmung entgegen-
kommt. Ebenso sind für den letzteren Fall Schnittstellen zum Fotosatz offen.
3.2.3 Konkordanzen und Übersichten
Die Erfassung des Gesamtrepertoriums unter dem Gesichtspunkt der maschinellen
Weiterverarbeitung erübrigt eine Reihe zeitaufwendiger AnschluBarbeiten oder ermög-
licht doch auch wieder die problemlose Erstellung von Hilfsmitteln, die vielleicht nicht
unbedingt notwendig sind, aber die Arbeit im Bedarfsfall doch sehr erleichtern.
Dazu gehören zum einen Konkordanzen, die etwa den Ablauf von Sperrfristen erken
nen lassen, indem man zu der Aktensignatur das Endjahr der Laufzeit ausgibt. Viel-
fach muB z.Z. noch umstündlich nachgesucht werden, ob die Benutzung einer bestell-
ten Archivale auch statthaft ist. Mit der Hilfe solcher Konkordanzprogramme lassen
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