nung sowie die Nummer der Topographischen Karte 1 25000. Als archivspezifischen
Angaben wurden in die Datei die Lagernummer des Archivs sowie Erscheinungsjahr
und Blattyp eingegeben. Die tlbermittelte Datei dient zusatzlich als Grundlage für eine
Verzeichnung von LuftbildplSnen, wobei auch wiederum nur einzelne Angaben nach-
getragen werden mtlssen, um ein vollgtiltiges Findhilfsmittel zu erhalten.
2 Leistungen der EDV aus archiv arischer Sicht
Was sind nun die besonderen Leistungen, die die EDV für den Einsatz in den Archiven
interessant machen? MuB nicht gewarnt werden vor einer vordergründigen Modernitat
des Einsatzes, weil es eben besonders fortschrittlich erscheint, ohne ernsthafte Prüfung
der Berechtigung? Dies kann man nach langjahriger Erfahrung getrost verneinen. Es
hat sich eine Reihe von Gründen klar herausgestellt, aus denen die EDV für die Archive
attraktiv und notwendig sind.
Im einzelnen sind dies:
2.1 A ktualisierbarkeit
Daten in maschinenlesbarer Form lassen sich immer wieder korrigieren, ergdnzen oder
sonst fortschreiben und sind somit freilich nach erneuter Verarbeitung per Pro-
gramm stets auf einen aktuellen Stand zu halten. Mit Hilfe der EDV lassen sich
überdies Informationen, die meist unhandlich und nur einmal in Karteien gespeichert
sind, in Form handlicher, vielfaltiger und immer auf den neuesten Stand zu bringender
Kataloge anbieten und in der gewünschten Zahl von Ausdrucken den Interessierten zur
Verfügung stellen. Daraus ergibt sich einen sehr viel gröBere Flexibilitat in den Find-
hilfsmitteln. Demgegenüber sind hand- oder maschinenschriftliche Indices auf ihre
bestehende Form festgelegt: Korrekturen müssen manuell in alien einzelexemplaren an-
gebracht, ggf. diese sogar ganzlich neu geschrieben werden. Für das Ineinanderarbeiten
mehrerer Indices müssen diese erst einmal völlig neu sortiert, anschlieBend wieder ge
schrieben und schliefllich auch noch kollationiert werden.
Die Aktualisierbarkeit von Dateien öffnet noch weitere Möglichkeiten: Denkbar ist
z.B. die Verwertung der Erkenntnisse, die bei der Recherchetatigkeit der Archivare
oder bei der Benutzung der Akten durch Auflenstehende immer wieder gewonnen wer
den. Obwohl sie sicherlich allgemein von Wert für die weitere ErschlieBung der Archi-
valien waren, sind sie im Augenblick für die speziellen Interessen nicht von Belang. Da-
durch aber, dafi sie nicht in die Findhilfsmittel eingehen, bleiben sie auf den einzelnen
beschrankt und geraten dann wieder in Vergessenheit. Für Bestande oder Bestands-
gruppen mit aktualisierbaren Findhilfsmittel könnten solche Informationen gesam-
melt, zusammengespielt und allgemein nutzbar gemacht werden.
Auch periodisch neu zu erstellende Übersichten im Hauptstaatsarchiv Düsseldorf
das Verzeichnis der Findbücher oder auf die Dauer gar Veröffentlichungen
(Bestandeübersichten) können als Dateien leicht auf den neuesten Stand gebracht und
wieder ausgedruckt werden.
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2.2 Beliebige Reproduzierbarkeit gespeicherter Daten
Daten, die einmaal in einer maschinenlesbaren Form gespeichert sind, können in immer
neuen Zusammenhangen freilich unter Berücksichtigung gewisser formaler Bedin-
gungen verwendet werden. Solche Anwendungsbereiche ergeben sich z.B. bei der
Repertorisierung, bei der Titelaufnahmen mehrfach ausgegeben werden können
auch in verschiedener Druckaufbereitung sei es innerhalb desselben Findbuches, sei
es in verschiedenen. Denkbar ist auch die Zusammenführung von gespeicherten Titel
aufnahmen aus verschiedenen Bestanden in einem sachthematischen Inventar. Sonder-
falle der Reproduzierbarkeit sind die Einfügung vorab gegebener konstanter oder ta-
bellarischer Werte zur Komplettierung von Angaben bei der Erfassung oder die nach-
tragliche stereotype Hinzufügung von Textteilen zur Erlauterung.
Die modernen Dienstleistungsprogramme, sei es bei der sog. GroB-EDV, sei es bei den
Textautomaten, erlauben eine ganze Reihe arbeitsvereinfachender Prozeduren, die
ebenfalls auf der Reproduzierbarkeit beruhen.
2.3 Verarbeitung erfafiter Daten nach verschiedenen Gesichtspunkten
SchlieBlich ist noch der Aspekt zu nennen, unter dem die EDV in die öffentliche Ver-
waltung eingeführt worden ist, die Verarbeitung grofler Datenmengen, schnell und
nach verschiedenen Gesichtspunkten.
Diese besonderen Leistungen der EDV, die zu ihrer allgemeinen und weitreichenden
Anwendung geführt haben, gelten auch im Archivwesen, obwohl sie dort nicht unbe-
dingt mit der gleichen Dringlichkeit für Problemlösungen eingesetzt werden müssen.
Grofle Datenmengen werden aus der archivischen Verzeichnungs- und Erschliessungs-
tatigkeit selten auf einmal anfallen. Das Bedürfnis nach schneller Erledigung stellt sich
auch nur bedingt, eher schon das der Verarbeitung nach verschiedenen Gesichtspunk
ten. Die Schnelligkeit und Prazision mit der vor allem Sortierungen durchgeführt wer
den, spricht aber doch dafür, solche Arbeiten eben nicht manuell zu erledigen wobei
überdies Fehler haufiger vorkommen, etwa beim Einsortieren von Nachtragen in Kar
teien sondern maschinell. Die Verarbeitung nach verschiedenen Gesichtspunkten
ermöglicht in erster Linie, aus einmal erfaflten Daten ohne Mehraufwand anhand der
gespeicherten Kriterien verschiedene Ergebnissen zu gewinnen.
3 Einsatzbereiche der EDV im Archiv
Die hauptsachlichen Anwendungsgebiete für die EDV im Archiv lassen sich nach den
bisherigen Erfahrungen in drei Gruppen einteilen:
- Anwendung im Bereich von Übernahme und Bewertung von Schriftgut
- Anwendung zur ErschlieBung der Archivalien
- Anwendung als sog. Archivverwaltungsdateien.
Bei dieser Einteilung wird sicherlich der Schwerpunkt auf der EDV-Anwendung zur
ErschlieBung der Archivalien liegen, wahrend die beiden anderen Bereiche von der
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