Zum Einsatz der EDV im Archivwesen
Der nachfolgende Bericht versteht sich nicht als 'Soli und Haben der EDV' im Archiv,
sondern als Aussage iiber die praktischen Erfahrungen aus den letzten 10 Jahren im
Hauptstaatsarchiv Düsseldorf.
1 Die Notwendigkeit des EDV-Einsatzes
11 Intensivierung der Erschliefiung und Verzahnung der Findhilfsmittel
Die eigentliche Erschliefiung der Archivalien ist ihre Verzeichnung in klassifizierten,
d-h. sachthematisch geordneten Findbüchern, die im Rahmen des Provenienzprinzips
und iiber die Bestandsbezeichnung einen ersten Zugriff gestatten. Wenn auch mit Hilfe
qualifizierter Beratung der Benutzer auf die wesentlichen, fur sein Thema in Frage
kommenden Bestande hingeführt wird, so gibt es doch vielfache Probleme, die sich nur
durch bestandstibergreifende, aktualisierbare Findhilfsmittel bewaltigen lassen. Diese
Probleme ergeben sich vor allem aus den folgende Sachverhalten:
In den meisten Archiven gibt es einen hohen Anteil an wachsenden Fonds, die haufig
auf zahlreiche kleinere Findbücher verteilt sind; die Klasssifikation fiihrt zwar die glei-
chen Sachbetreffe zusammen, sie versagt aber bei personenbezogenen Forschungen
Oder lokalhistorischem Ansatz für die Ortsbetreffe. Darüberhinaus sind weitere Anga-
ben in den Enthalt- und Darin-Vermerken auch iiber eine vielfaltig aufgeschltisselte
sachthematische Gliederung nicht erschliefibar.
Neben die Vielzahl der Verwaltungszweige und betreuten Behörden tritt neu gegeniiber
dem herkömmlichen Selbstverstandnis der Archive die Sammlung nichtstaatlichen Ar-
chivgutes, das gerade unter dem dieses Sammeln leitenden Gesichtspunkt der Ergan-
zung staatlicher Akten mit diesen durch entsprechende Hilfsmittel verzahnt werden
mufi. Auch durch die Intensivierung der Forschung, vor allem flir solche thematischen
Arbeiten, die mit örtlichen Quellen ggf. den Verlust der Akten auf zentraler Ebene
auszugleichen versuchen, werden erhöhte Anforderungen an die durchgSngige Nach-
weisung der einschlagigen Betreffe gestellt. Nicht unterschatzen darf man schliefilich,
dafi die Kollegien in den einzelnen Archiven heute gröfier sind und die Fluktuation star
ker ist, so dafi die Hilfsmittel unabhangig von der Person des jeweils zustandigen Bear-
beiters greifbar sein miissen.
Aus dem letzteren Punkt allein sohon ergibt sich weiter, dafi auch die innerarchivischen
Grenzen zwischen einzelnen Zustandigkeiten durch besondere Findhilfsmittel über-
wunden werden müssen.
1.2 Neue Findhilfsmittel
Als neue oder neuartige Findhilfsmittel wird man die bestandstibergreifenden In
dices ansprechen können. Sie sind Zusammenspielungen der Einzelindices aus dem Be-
reich einen grofien Registraturbildners oder die mehrerer paralleler gleichartiger Behör
den.
Diese Hilfsmittel sind einzig iiber die EDV zu erstellen. Sie erreichen namlich sehr bald
Gröfienordnungen, die mit konventionellen Methoden nicht mehr zu bewaltigen sind.
Zettelkataloge von 20-30000 Einzelkarten sind nicht mehr gut manupulierbar, sie sind
auf jedem Fall ein Unikat.
Einen Teil der Neuartigkeit darf man auch in der problemlosen Vervielfaltigung sehen.
Das Hauptstaatsarchiv Düsseldorf kann seine bestandsübergreifenden Indices sowohl
den abliefernden Behörden als auch den Ubrigen staatlichen Archiven, soweit sie be
troffen sind, zur Verfügung stellen und darüberhinaus auch im Benutzersaal in mehre-
ren Exemplaren auf stellen.
1.3 Rationalisierung
Einer der Rationalisierungseffekte beim EDV-Einsatz liegt in der Entlastung im Bereich
der Schreibarbeit. Gerade bei der Indexierung brauchen Angaben über die Fundstelle
oft nur einmal für eine Vielzahl von Eintragungen geschrieben zu werden. Die Verwen-
dung von Zusatzen, die einzelnen Eintragungen erganzen, lafit sich auch über das Ver-
arbeitungsprogramm steuern. Eine Zeitersparnis lafit sich nach verschiedenen Er-
fahrungswerten auf ca. 25% beziffern. Sehr viel weitergehende Entlastung ist bei der
Verwendung von Schreibautomaten oder auch Minicomputern für die Findbucherstel-
lung zu erwarten.
Eine Rationalisierung ganz anderer Art ist über die Nutzung der EDV-Arbeiten in der
öffentlichen Verwaltung denkbar. Die Nutzung integrativer Beziehungen zwischen den
Verwaltungsbehörden und Archiven bietet sich vor allem da an, wo Namen und an-
sonsten formale Daten gespeichert sind. Es ware theoretisch sicherlich möglich, bei den
Behörden für die Zahlung der Besoldung und Versorgung die Personaldaten derjenigen
Personen (in dem für das Archiv erforderlichen Umfang der Einzelangaben) zu sam
meln, die aus dem öffentlichen Dienst ausscheiden und deren Personalakten mithin ein
mal an Archive gelangen. Dadurch könnte eine erhebliche Arbeitsersparnis erzielt wer
den, da bei der Personalaktenarchivierung diese Angaben ja auch jeweils zu erfassen
waren, und Fehlerquellen ausgeschaltet werden. Aus den Datensatzen liefien sich
sicherlich auch Aufbewahrungskriterien ableiten. Einer solchen Verfahrensweise dürf-
ten die Bestimmungen des Datenschutzes auch nicht entgegenstehen.
Beispielsfall einer Zusammenarbeit zwischen Archiv und Behörde ist die Übernahme
von Datensatzen zur Deutschen Grundkarte aus dem Landesvermessungsamt Nord-
rhein-Westfalen. Übermittelt wurden die Gaufi-Krüger-Koordinaten, die Blattbezeich-
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