De computer vormt een permanente en continue informatiedrager, die steeds naar
de laatste stand van zaken is bij te werken (actualiseerbaar, b.v. bij bestandsover
zicht, gidsen).
De gegevens zijn bovendien cumuleerbaar (integratie van toegangen) en de collectie
gegevens is uit te breiden met en te koppelen aan collecties gegevens uit anderssoor-
tig en elders berustend materiaal. Er is minder persoonsgebonden informatieverlies
(b.v. bij overplaatsing of pensionering).
4 De computer is niet alleen in te zetten bij het toegankelijk maken, maar ook bij de
leiding van de dienst en bij het beheer van de archieven. In de Bondsrepubliek kwa
lificeert men het gebruik van de computer als noodzakelijk en onvermijdelijk voor
een goed archiefbeheer in de ruimste zin. Ten dele hangt dit inzicht wel samen met
de andere organisatie van het archiefwezen (beheer van semi-statische archieven),
maar de constatering kan ook ons niet onverschillig laten. Wil het Nederlandse ar
chiefwezen zijn taken op den duur goed vervullen, dan zal het zolang er sprake is
van achterstanden in de taakuitvoering alle mogelijkheden tot modernisering ter
dege moeten onderzoeken, en daarin moeten investeren4. (Trouwens, het onvermij
delijk toenemen van de automatisering bij de archiefvormers is reden genoeg van de
ontwikkelingen op dit gebied kennis te nemen5 en deze toename biedt anderzijds
het archiefwezen misschien kansen om gemakkelijker computertoepassingen te rea
liseren.)
5 Bij de ontwikkeling van software (programmatuur) is samenwerking noodzakelijk.
In de afgelopen jaren is door veel archiefdiensten op dit terrein gewerkt en ervaring
opgedaan, echter zoals tijdens het symposium is gebleken, veelal in opmerkelijk iso
lement. De zaak is voor zo'n werkwijze echter te omvangrijk, te ingewikkeld, te
kostbaar. De moeite en kosten die aan de ontwikkeling van programmatuur worden
besteed, moeten en kunnen beter worden gespreid. Tenminste moet dubbel werk
worden voorkomen door regelmatige uitwisseling van ervaringen en direct contact
tussen collegae die met een automatiseringsprojekt bezig zijn. Juist op dit punt lijkt
het symposium een succes te zijn geweest. De contacten moeten ook zo mogelijk de
grenzen van het vakgebied en de nationale grenzen overschrijden.
Externe computerdeskundigen moeten geraadpleegd worden, en, als dat lukt, voor
onze specifieke behoeften geïnteresseerd.
Dat gaat beter wanneer het met overleg en doelgericht gebeurt. Ook beheerders van
andere documentaire verzamelingen (bibliotheken, musea, documentatiecentra ook
bij overheidsdiensten) hebben ervaringen en misschien behoeften waarbij de ar
chiefbeheerders kunnen aansluiten.
Hetzelfde geldt voor het gebruik van de hardware (computers groot en klein, termi
nals, tekstverwerkingsapparatuur). Ook hier moet worden getracht door gecoördi-
neerd optreden kosten te sparen, vergissingen te vermijden en de toegang tot
bestaande apparatuur te vergemakkelijken.
6 De computer, of liever: automatisering, is geen wondermiddel. Er zal in de komen
de jaren veel gedacht, georganiseerd en geprobeerd moeten worden, voordat om
vangrijke operationele toepassingen mogelijk zullen worden. Steeds zal in het alge
meen en per projekt een grondige, ruim opgezette kosten-baten analyse nodig zijn.
Een projekt mag daarbij niet tezeer beoordeeld worden op het direkt te verwachten
resultaat. Belangrijke overwegingen zullen moeten zijn of een projekt uit te breiden
is, of het exemplarisch is, in te passen in andere systemen.
Enig elan en enthousiasme voor deze nieuwe kant van het vak en een flinke inventi
viteit op ambtelij k-institutioneel gebied voor het leggen van contacten en het vinden
van wegen naar de benodigde middelen zijn in de komende jaren evenzeer nodig als
een gezond en nuchter oordeel over behoeften en mogelijkheden. Bij opleiding en
bijscholing van archiefambtenaren zal aan de mogelijkheden en beperkingen van
automatisering in het archiefwezen aandacht gegeven moeten worden.
M. van Driel
J. Hofman
4 In Nederland heeft het Gemeentearchief van 's-Gravenhage een beheerssysteem in voorberei
ding, waarbij de computer gebruikt wordt.
5 Zie b.v. de ontwikkelingen bij V.R.O., zoals door de heer Roedoe in diens voordracht ge
noemd, vgl. NRC-Handelsblad van 30 december 1981; bij CRM, afd. Documentatie en Bibli
otheek, in Interaktie van 26 november 1981 en in het algemeen het tijdschrift Overheids
documentatie.
[442]
[443]
