dit tevens als leerproject voor rijks archiefschool en SOD kan dienen. Bovendien moet
bij de ontwikkeling van het systeem rekening worden gehouden met uitbouw tot het be
heer van bestanden bij registratuur en archief.
Wij zijn blij dat aan de projectgroep ook deelgenomen wordt door een vertegenwoordi
ger van de Centrale Archiefselectiedienst te Winschoten. Deze dienst bestudeert de mo
gelijkheid van automatisering bij het beheer van de semi-statische archiefbestanden die
in Winschoten worden bewerkt. De CAS ressorteert onder het ministerie van Binnen
landse Zaken, onder de Directie Overheidsorganisatie en -automatisering. Zoals de
naam al aangeeft is deze directie verantwoordelijk voor het rijksbeleid inzake automati
sering. Het is een gelukkige omstandigheid dat op die wijze automatisering en archief
beheer nauw aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Temeer omdat diezelfde DOA de
peetvader is van de Permanente Commissie Documentaire Informatievoorziening. De
ze, op 11 november te installeren, PC DIN komt in de plaats van de PC ASA. Onder de
PC DIN-waarin de plaatsvervangende secretarissen-generaal en de algemene rijksar
chivaris zitting hebben - ressorteren de coördinatiecommissie algemene secretarie
aangelegenheden (de oude PC PAZ, waarin de hoofden van de algemene secretarieën
zitten), de coördinatiecommissie bibliotheek- en documentatie-aangelegenheden (de
oude PC OD, waarin zitten de hoofden van de departementale bibliotheek- en docu-
mentatieafdelingen) en de werkgroep automatisering documentaire informatiesystemen
(DIS), waarin o.a. vertegenwoordigers van de algemene rekencentra en het hoofd
PARAC zitten.
De PC DIN zal de samenwerking tussen de algemene secretarieën en bibliotheek- en do-
cumentatieafdelingen van de departementen bevorderen en zal erop toezien dat de ont
wikkeling van geautomatiseerde documentaire informatiesystemen t.b.v. de departe
menten zodanig wordt ontwikkeld dat die systemen zoveel mogelijk toepasselijk zijn
voor plaatselijk gebruik bij de verschillende algemene secretarieën en bibliotheek- en
documentatieafdelingen. Ook met instanties buiten de rijksdienst zullen samenwerking
en coördinatie worden nagestreefd.
De instelling van de PC DIN was dit voorjaar aangekondigd in de nota documentaire
informatieverzorging in de rijksdienst, aan de Tweede Kamer aangeboden door staats
secretaris Koning van Binnenlandse Zaken (kamerstuk 16 693). In het huidige kabinet
heeft minister Van Thijn zelf de verantwoordelijkheid voor de documentaire informa
tievoorziening genomen. We kunnen constateren dat het in de bedrijfsarchieven al veel
langer gangbare concept van éénheid van documentaire informatievoorziening - in ar
chieven, bibliotheken en documentatie-eenheden - (ik denk b.v. aan het pionierswerk
van Dreese bij Unilever) nu ook bij de overheid ingang vindt.
Via de PC DIN ben ik beland bij het laatste project van de stuurgroep, nl. de bemoeiing
met de machine-leesbare archieven. Grote delen van de overheidsadministratie zijn
geautomatiseerd: salarisberekening, bevolkingsadministratie, vastgoedadministratie,
openbare werkenadministratie, verwerking van sociale uitkeringen en wat niet al. Een
staalkaart vindt u in de in juli door het SOAG (Samenwerkingsverband voor de over
koepeling van de automatisering bij de gemeenten) gepubliceerde catalogus van ge-
[436]
meentelijke informatiesystemen, waarin meer dan 250 systemen worden genoemd13.
Twee jaar oud (en dus verouderd) is de inventarisatie van de informatievoorziening en
automatisering in de openbare sector m.b.t. natuurlijke personen, samengesteld door
de BOCO-de Bestuurlijke Overlegcommissie voor overheidsautomatisering14.
De stuurgroep automatisering van de VAN zal op basis van beide inventarisaties en ei
gen aanvullend onderzoek komen met een rapport over de consequenties die deze
voortschrijdende automatisering van de overheidsadministratie voor de archivaris
heeft. De vroegere gemeentearchivaris van Amsterdam Van Hoboken zei altijd: de
geautomatiseerde administratie vervult dezelfde functie als het kladpapiertje van de
comptabele ambtenaar net zo min als ik dat kladpapiertje zou willen overnemen, heb
ik behoefte aan de geautomatiseerde gegevens. Dat standpunt kunnen we-gelet op de
kwaliteit van de thans geautomatiseerde bestanden - niet meer innemen. Evenmin kun
nen we - zoals zekere archivaris in zekere film zei - zeggen: het zal onze tijd wel duren.
Er is een troost, nl. dat juist op het punt van het beheer en de overneming van de
machine-leesbare archieven men ook in het buitenland nog slechts - maar wel volop -
aan het experimenteren is. Alleen Zweden, de Verenigde Staten en Canada hebben wer
kelijk resultaten bereikt. Maar zelfs in die landen beschouwt men Nederland op één ge
bied als voortrekker, nl. met betrekking tot de archivering van het machine-leesbare ba
sismateriaal voor sociaal-wetenschappelijk onderzoek. Het in 1964 opgerichte
Steinmetz-archief (onderdeel van het SWIDOC, het Sociaal-wetenschappelijk informa
tie- en documentatiecentrum van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Weten
schappen) is bekend over de gehele wereld15.
Dames en heren - op de door de Stichting tot bevordering der notariële wetenschap uit
gegeven kalender voor dit jaar is de maand november gewijd aan de automatisering.
Betere herinnering aan deze studiedagen kon ik mij niet wensen. Het kalenderblad
toont een futuristische robot-notaris met zijn hond, met daarbij de geruststelling: 'Al
hoewel automatisering snel oprukt en ook het notariskantoor niet ongemoeid zal laten
-zó zal het er niet uitzien... de notaris zal altijd een mens zijn.' Die wens wil ik graag
ook op ons, archivarissen, toepasselijk verklaren.
F.C.J. Ketelaar
13 Katalogus gemeentelijke informatiesystemen (Samenwerkingsverband voor de overkoepeling
van de automatisering bij de gemeenten, SOAG, 1981).
14 Informatievoorziening en automatisering in de openbare sector met betrekking tot natuurlijke
personen. Een eerste-fase inventarisatie en analyse van de huidige situatie (Bestuurlijke Over
legcommissie voor overheidsautomatisering, 1979).
15 Steinmetz Archives, Catalogue and guide 1978 (Royal Netherlands Academy of Arts and
Sciences, Social Science Information- and Documentation Centre, North-Holland Publishing
Company, Amsterdam, Oxford, New York, 1978).
[437]
