een compleet bijgewerkte uitdraai. Elke afdeling krijgt enkele exemplaren, waardoor
dus het tijdrovende met de hand bijwerken van een aantal moederexemplaren van het
overzicht vervalt. Ook in de studiezalen komen bijgewerkte overzichten. In de exempla
ren voor ambtelijk gebruik komen bovendien de magazijnnummers te staan. Ook de
tekst voor het archievenoverzicht van Zuid-Holland zal in een tekstautomaat worden
opgeslagen. De vele correcties die in deze tekst moeten worden aangebracht vóórdat de
kopij naar de drukker gaat, kunnen dan heel gemakkelijk aangebracht worden. De
drukker krijgt tenslotte werkelijk schone kopij, zonder doorhalingen, verbeteringen,
aanvullingen.
Deze kopij wordt - evenals dat bij de reeds verschenen archievenoverzichten is
gebeurd - ter drukkerij overgetypt, met de zetaan wij zingen, en ingevoerd op een dis
kette. Dat is een soort 45-toeren grammofoonplaatje: op één zo'n plaatje staat het hele
archievenoverzicht van Drenthe. De computer stuurt de zetmachine, maar is bovendien
in staat om de indices te produceren. Voor indices op namen van personen en plaatsen
is dat betrekkelijk simpel, maar voor de index op trefwoorden komt meer kijken.
Bij het werken aan de archievenoverzichten hebben we nog weer eens gemerkt hoe
moeilijk het samenstellen van een zakenindex is. De Handleiding (paragraaf 64) waar
schuwde reeds voor de bezwaren verbonden aan een zakenindex: de subjectieve waarde
die de maker van de index aan sommige zaken hecht en zijn subjectieve wijze van het
kiezen van de trefwoorden. Deze bezwaren kunnen voor een groot deel worden opge
vangen door een thesaurus, met van te voren gekozen descriptoren. Een thesaurus is
gesloten, d.w.z. er mogen geen nieuwe trefwoorden aan worden toegevoegd. Wanneer
men immers, bij gebleken noodzaak, een nieuw trefwoord aan de lijst toevoegt, ont
staat er twijfel of niet al eerder een document is beschreven waaraan ook dat nieuwe
trefwoord had kunnen worden toegekend10.
Onze stuurgroep automatisering heeft besloten een projectgroep in te stellen die tot
taak krijgt het samenstellen van een thesaurus. Zo'n thesaurus is in elk geval nodig voor
een ander project, de automatisering van het CRPA, maar kan ook bruikbaar zijn bij
handmatig indiceren.
Uit wat ik over de situatie in andere landen zei, blijkt dat het Nederlands archiefwezen
op automatiseringsgebied tien jaar achter is op het buitenland. Dat is ook een voordeel!
10 B. J.M. Asberg-Schermer, Thesaurus, hulpmiddel en schatkamer, in: Verruiming van de gren
zen van de rechtsgeschiedenis. Voordrachten gehouden ter gelegenheid van het tienjarig
bestaan van het Nederlands Centrum voor rechtshistorische documentatie... (Nederlands
Centrum voor rechtshistorische documentatie, Amsterdam 1978) 38-50. De thesaurus van het
NCRD is gepubliceerd als deel VII van de Bibliografie Nederlandse rechtsgeschiedenis (Neder
lands Centrum voor rechtshistorische documentatie, Amsterdam 1977). Adres van het
NCRD: O.Z. Achterburgwal 217, Amsterdam.
Indiceren zonder gebruik van een thesaurus behoeft niet voor alle gevallen afgewezen te wor
den. Vgl. Lionel Bell, Controlled vocabulary subject indexing of archives, in: Journal of the
Society of Archivists 4 (1970-1973) 285-299.
Een paar jaar geleden zei men mij bij een bezoek aan de machine-readable archives
division van de Amerikaanse National Archives: 'do not come in at the middle of the
movie, but wait until the end.' Dankzij de achterstand kunnen we profiteren van de re
sultaten en van de echecs in het buitenland. Voor alle toepassingsgebieden van de com
puter zijn in het buitenland systemen ontwikkeld. Ze zijn deels door Cook beschreven,
deels in ADPA behandeld. Via het Committee on Automation, waarmee onze stuur
groep automatisering banden onderhoudt, komt verdere informatie binnen. Tijdens
het kort geleden in Arnhem gehouden tweede Duits-Nederlandse symposion over auto
matisering en ontsluiting van archieven11 werd gerapporteerd over ontwikkelingen in de
Bondsrepubliek waarvan zelfs Duitse collegae niet allemaal op de hoogte bleken te zijn.
Ik denk daarbij vooral aan het door de Archivberatungsstelle Rheinland - een soort
provinciale archiefinspectie, maar dan voor een gebied met meer dan 9 miljoen
inwoners - ontwikkelde systeem COMIS voor de ontsluiting van kleinere gemeente
archieven.
Een van de projecten van de stuurgroep automatisering is dan ook de samenstelling van
een beredeneerde inventaris van automatiseringsprojecten in het buitenland12. Het wiel
hoeven wij niet nog eens uit te vinden. Juist omdat de ontwikkelingskosten een groot
deel van de totale kosten van automatisering uitmaken, is het van belang uit te gaan van
bestaande systemen en daarbij zoveel mogelijk samen te werken.
Nu kan men natuurlijk tegenwerpen: laten we nog maar enkele jaren wachten om niet
zelf de dupe te worden van de wet van de remmende voorsprong. Dat uitstel zou echter
betekenen dat het Nederlands archiefwezen de aansluiting bij de rest van de overheids
administratie-ruimer: de samenleving - mist, zowel nationaal als internationaal. 'Do
not come in at the middle of the movie...' - maar laat ons tenminste plaatsen reserveren
voor de film die straks begint.
De VAN heeft het voortouw genomen door de instelling van de stuurgroep automatise
ring. Onder de vleugels van de stuurgroep werkt een projectgroep 'automatisering Cen
traal Register van Particuliere Archieven'. Deze moet de mogelijkheden onderzoeken
van automatisering van de door het CRPA beheerde databank, mogelijk met aanslui
ting naar de archiefdiensten. In de eerste fase moet eerst een programma van eisen ko
men, op grond waarvan kostenberekeningen gemaakt kunnen worden. Een van de
voorwaarden is dat - mocht het inderdaad tot automatisering van het CRPA komen -
11 De referaten zullen gepubliceerd worden in een speciaal nummer van Archivpflege in West-
falen und Lippe, uitgegeven door het Westfalisches Archivamt, Warendorferstrasse 24, 4400
Münster. Zie ook hierna blz. 439-482.
12 Zowel de bibliografie bij Roper (a.w. noot 4) als de bibliografie in American Archivist 38
(1975) 31-42 zijn achterhaald door: Richard M. Kesner (ed.), Automation, machine-readable
records and archival administration, an annotated bibliography (Society of American Archi
vists). Ongeveer de helft van de 293 titels in deze bibliografie betreft publikaties verschenen na
de in 1975 gepubliceerde bibliografie. Het Committee on Automation van de Internationale
Archiefraad zal een internationale bibliografie samenstellen, waarin (anders dan in de Ameri
kaanse) ook publikaties van buiten de V.S. en Canada zullen worden opgenomen.
[435]
[434]
