van de archiefdiensten van Bund en Lander bijeen, ter bespreking en uitwisseling van
ervaringen.6 In 1972 ook kwam uit een werkgroepbijeenkomst in Spoleto de automati
seringscommissie van de Internationale Archiefraad voort. Dit Committee on Automa
tion publiceert een eigen bulletin, ADPA, waarvan jaarlijks een aflevering verschijnt.7
ADPA is het enige tijdschrift dat geheel gewijd is aan archieven en automatisering. Wie
bij wil blijven kan niet zonder.
Behalve ADPA publiceerde het Committee on Automation ook twee handboekjes: een
over het beheer van machine-leesbare archieven, een ander over de principes van auto
matisering in archieven, indiceren met de computer e.d.8. Naast dit laatste boekje is er
de inleiding van Michael Cook, Archives and computer, onlangs in het Nederlands Ar
chievenblad gerecenseerd door collega Van der Vlis.9
Wat heeft de archivaris met de computer te maken? Voordat we die vraag beantwoor
den, moeten we ons afvragen wat we eigenlijk beheren: archieven of informatie. Voor
oudere generaties archivarissen was het antwoord duidelijk: archieven. Leest u maar
paragraaf 37 van de Handleiding van Muller, Feith en Fruin: de inventaris is slechts
wegwijzer, geeft alleen een overzicht van de inhoud van het archief, niet van de inhoud
van de stukken. De stukken kunnen wel nader inhoudelijk worden ontsloten, maar vol
gens de Handleiding geldt dat toch eigenlijk alleen voor middeleeuwse stukken, d.m.v.
regestenlijsten en oorkondenboeken.
Op de vraag van de gebruiker - overheid en particulier - om informatie, antwoorden
wij archivarissen: die informatie zal in die en die archieven kunnen voorkomen, kijk
maar in de inventarissen. Daarbij vergeten we dat de inventaris slechts wegwijzer in het
archief is en geen middel om de gevraagde informatie op te sporen.
Wij moeten accepteren dat wij informatie beheren, informatie opgesloten in archieven.
Beheersing en ontsluiting van die informatie is niet meer mogelijk met de oude metho
den. Dat geldt voor de toegankelijkheid van de informatie (intellectual control), maar
ook - zeker in de grotere depots - voor de administratieve beheersing (administrative
control) van de informatie, dus voor vragen als: waar bevindt de informatie zich in het
6 Protokoll der ersten bis achten Sitzung des Ausschusses der EDV-Referten und -Sachbe-
arbeiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Lander (1972-1979) (Bundesarchiv, Ko
blenz 1981); Protokoll der 9. Sitzung des Ausschusses der EDV-Referenten u. Sachbearbeiter
der Archivverwaltungen des Bundes und der Lander am 4. Nov. 1980 in Tübingen
(Nordrh.-Westf. Hauptstaatsarchiv, 1981).
7 ADPA; automation, archives, informatique. Een abonnement op één volume (drie jaarlijkse
nummers) kost 9,— of BF 350. Secretaris van de redactie is Jean Pieyns, Rue des Buissons
65, 4000 Luik. De eerste twee volumes (zes nummers) zijn nog verkrijgbaar.
8 Meyer H. Fishbein, Guidelines for administering machinereadable archives (Committee on
Automation, International Council on Archives, Washington D.C., 1980); M.H. Fishbein
(ed.), A. Arad, M.E. Olsen, An introduction to archival automation (International Council
on Archives, Committee on Automation, 1981). Deze boekjes zijn 3,— te bestellen bij de
secretaris van het Committee on Automation, Jean Pieyns (zie noot 7).
3 Michael Cook, Archives and the computer (Butterworths, London etc. 1980); recensie in Ne
derlands Archievenblad 85 (1981) 182-184.
depot? Wij moeten die informatie organiseren als een data bank of data base, om te
kunnen voldoen aan de eisen van de gebruiker. Die gebruiker verwacht een snelle, effi
ciënte, relevante en accurate data retrieval en geen verhaal over institutionele geschiede
nis, brugredenering, honderden meters series, oude indicateurs. Juist de computer kan
ons daarbij van onschatbare waarde zijn. De computer
-beheert een informatiebestand
- houdt dit bestand up-to-date
-sorteert, voegt samen, selecteert
- levert out-put.
Een van de belangrijkste kenmerken van de computer is de eigenschap om een steeds te
rugkerende taak - ook zeer gecompliceerd - gedurende een groot aantal keren uit te
voeren, zonder vermoeid te raken of vergissingen te maken. Wat wij met de hand kun
nen doen, kan de computer ook, maar dan sneller en beter.
Nu plegen we onze inventarisbeschrijving op fiches te schrijven, deze vervolgens over te
typen, te corrigeren. Daarna worden de fiches geordend, beschrijvingen worden samen
gevoegd. De definitieve beschrijvingen worden uitgetypt, er wordt misschien nog wat
heen en weer geschoven, tenslotte moeten de voorlopige nummers vervangen worden
door de definitieve - wie heeft zich daarbij niet eens een keer verteld? De inventaris
wordt nog een keer in het net uitgetypt. Maar o wee, als in het laatste stadium nog stuk
ken te voorschijn komen waarvan de beschrijvingen tussengevoegd moeten worden.
Tenslotte moeten er indices op de inventaris gemaakt worden.
Dit hele werk kan de computer sneller en beter doen. Een tamelijk eenvoudige compu
ter, nl. een tekstautomaat, zoals die bij vele gemeentesecretarieën, de meeste notaris
kantoren en elders al gemeengoed is. De beschrijvingen worden direct ingetypt. Latere
correcties worden eveneens in de tekstautomaat ingevoerd, die de oorspronkelijke be
schrijvingen op de juiste wijze aanpast. Het ordenen van de beschrijvingen kan ook
door de computer gebeuren, dus geen gerommel met losse fiches meer. De computer
geeft de nieuwe nummering, voegt beschrijvingen tussen de andere in, typt alles in de
goede vorm (precies zoals een gewone schrijfmachine, dus met hoofd- en kleine letters
enz.), maakt de pagina's op, voorziet elke pagina van een paginacijfer. De computer
maakt ook de indices op persoons- en plaatsnamen en op zaken. Het apparaat levert
tenslotte de etiketten voor de archiefdozen!
Gedurende het inventarisatieproces kan het bestand aan beschrijvingen op elk moment
geraadpleegd worden (op het beeldscherm of op een print-out), er kunnen lijsten van
gemaakt worden, bv. lijsten met concordanties tussen oude, voorlopige en nieuwe
nummering.
Dames en heren, dit is géén droom. U zult straks in het filmpje 'The less paper office'
kunnen zien hoe veel kantoren reeds nu er uit zien. Net als in dat filmpje zal de archiva
ris in de nabije toekomst een word-processor naast of op zijn bureau hebben, precies
zoals we nu met de schrijfmachine werken.
De kopij van het archievenoverzicht van het algemeen rijksarchief (deel IX van de serie)
zal op een tekstautomaat worden overgeschreven. Elk half jaar-of zoveel vaker als
nodig is - zullen aanvullingen en wijzigingen worden toegevoegd en levert de computer
[432]
[433]
