Vanaf 1982 kan in het Algemeen Rijksarchief te Brussel een permanent centraal register
van instellingen en hun archief van stapel lopen. Hierin zullen alle voor de archiefdienst
relevante gegevens betreffende archiefproducerende instellingen en personen worden
opgeslagen. Het register zal in de eerste plaats een beheersinstrument zijn voor de in
België centraal georganiseerde archiefinspectie, die zich bij de voorbereiding van zijn
opdracht a.h.w. met één oogopslag moet kunnen vergewissen van de aard en bevoegd
heden van de instelling, de stand van de schiftingen, neerleggingen en inventarisatie van
de archieven en van de eventuele documentatie terzake. De hoofdbedoeling is dus een
on-line raadpleegbare en permanent aangevulde informatiebron. Tegelijk zullen op ba
sis van ditzelfde materiaal off-line-toegangen gemaakt worden: een uitgebreide archief-
gids, een beknopt overzicht van fondsen en verzamelingen, een magazijnstaat, een jaar
lijkse aanwinstenlijst, selectieve gidsen, zoals b.v. van notariële archieven, een reperto
rium van archiefinventarissen, een bibliografie van werken en artikels tot stand geko
men op grond van archiefonderzoek, een register van bevoegdheden, de zogenaamde
Kompetenzkartei.
De gegevensbank zal bestaan uit 3 onafhankelijke bestanden aan elkaar verbonden met
identificatienummers: het referentiebestand instellingen en personen, het archiefbe
stand en het literatuurbestand.
In het referentiebestand 'instellingen' zijn opgenomen: een institutionele code, de naam
van de instelling en de afdeling, het ressort, het adres, een bondige karakterisering, zo
als b.v. 'scheepsherstellingsbedrijf', de volledige omschrijving der bevoegdheden in
voluitgeschreven tekst en in trefwoorden of in code, de historiek van de instelling, met
tenminste de oprichtingsdatum en eventueel de datum van opheffing, naamsverande
ringen, overdracht van bevoegdheden aan andere instellingen e.d., de interne organisa
tie in zijn voornaamste geledingen, voornamelijk uit het oogpunt van de archiefvor
ming.
De elementen voor de beschrijving van een archief die in het tweede bestand zijn onder
gebracht zijn de volgende: een archiefcode, de naam van het archief, zijn historiek, de
wijze en datum van verwerven, de tijdsgrenzen, de omvang in strekkende meters, type
archiefmateriaal, materiële staat van bewaring, samenstelling van het archief met even
tueel een opsomming van grote reeksen, hun uiterste data en omvang, de stand van or
dening en de beschikbare toegangen, beperkingen van de raadpleging, plaatsing in het
archiefgebouw en tenslotte onderwerpen die in het archief voorkomen en die niet voort
vloeien uit de bevoegdheid van de instelling. Een administratief luik met informatie
over de verrichte inspecties rondt het archiefbestand af.
De derde file, het literatuurbestand, is niet anders dan de reeds geautomatiseerde cata
logus van de bibliotheek. Bibliografische referenties, zowel voor instellingen en perso
nen als voor archieven worden erin opgeslagen.
Dit nogal omvangrijke project wordt in verschillende stadia gerealiseerd. Tijdens het
voorbije jaar werd een volledige inventaris opgemaakt van alle openbare lichamen die
in België sedert 1830 hebben gefungeerd.28 Het archiefbestand zal worden gevuld met
28 Het project staat onder de leiding van Dr. J. Verhelst, departementshoofd Algemene weten
schappelijke diensten, waaronder ook de archiefinspectie ressorteert.
[426]
de gegevens uit gepubliceerde aanwinsten en inspectieverslagen. In een latere fase kan
hierin waarschijnlijk ook de cumulatieve index van de gepubliceerde inventarissen wor
den geïntegreerd.
Binnen niet te lange tijd zal zich ook het probleem van de integratie van de door de
overheid neergelegde computerarchieven stellen. Ervaring op dit gebied kan er nog niet
zijn. Zeker is dat de koppeling van de persoonsgebonden databanken de exploitatie van
de archiefdatabank nog een stuk aantrekkelijker zal maken.29
3.4 Samenwerking tussen archieven
Een groter project waarin directe toegang tot de informatie verleend wordt en waar
voor een ingewikkelde bestandsorganisatie vereist is, toont des te duidelijker dat voor
de archiefdienst de tijd van het cavalier-seul-spelen definitief voorbij is. Nu nog een
mansprojecten opzetten zou hoogstens als vingeroefening verantwoord zijn. De kracht
van de toekomstige archiefautomatisering moet liggen in een meer grootschalige aan
pak waarbij de hogere techniciteit en de hogere kosten door meer samenwerking wor
den opgevangen.30
Welke vormen van samenwerking liggen open voor de archiefwereld? Kan het samen
werkingsverband dat in nationale bibliotheeknetwerken wordt nagestreefd, inspirerend
werken voor archieven? De vergaande integratie met transmissie der gegevens naar een
centraal geheugen is wenselijk voor archieven, aangezien de inhoud van archieven per
definitie uniek is. Het vormen van een consortium van archieven met het oog op de ont
wikkeling van een gemeenschappelijke programmatuur lijkt de enig verantwoorde uit
weg. Een gemeenschappelijk bureau zou documentatie moeten leveren, normen opleg
gen en programma's voor allerlei archieftoepassingen ter beschikking stellen. Uit de
bundeling van de vele waardevolle initiatieven, waarvan het onlangs gehouden Duits-
Nederlands symposium nog een mooie staalkaart bood, zou in korte tijd een compleet
systeem van archiefbeschrijving en -beheer kunnen groeien. Indien de consortium-idee
niet onmiddellijk te realiseren is, zouden aanvankelijk meer vrijblijvende vormen van
samenwerking reeds heilzaam zijn. Op vrijwillige basis kunnen tenminste programma's
en documentatie worden uitgewisseld.
3.5 Samenwerking met wetenschappelijke instituten
Een andere nog maar weinig gebruikelijke manier om het geïsoleerde karakter van de
automatisering in het archief te doorbreken, is de samenwerking met wetenschappelij
ke, meestal universitaire onderzoekcentra.31 In tal van onderzoekprojecten lopen de be
langen van de archivaris en de onderzoeker eigenlijk parallel. De archivaris is zeker ge-
23 J. PIEYNS, L'informatique aux Archives de l'Etat en Belgique: outil de travail et moyen de
conservation, in: Miscellanea archivistica, 10 (1975), p. 38-39 en IDEM, Note sur les
fichiers..., p. 19-21.
30 M. ROPER, Prospee-S Aa Case Study in setting up a Co-operative Computer Project, in:
ADPA, vol. 2, nr. 2 (1977), p. 9-14; L. BELL, An Archivists co-operative?, in: Journal of the
Society of Archivists, 5 (1975), p. 149-157.
31 J. PIEYNS, L'informatique archivéconomique et la recherche en sciences humaines: despos-
sibilités d'une collaboration, in: Miscellanea archivistica, 17 (1977), p. 31-39.
[427]
