vocabularium, waarbij alleen de onderlinge verbanden tussen hoofd- en bijkomende
trefwoorden aan een beperkte syntaxis worden onderworpen. Volgens deze laatste sluit
een vrij vocabularium nauwer aan bij de inhoud van het archiefmateriaal. Het opzetten
en het instandhouden van een thesaurus en zelfs van een gecontroleerde trefwoorden
lijst acht hij een veel te omslachtige en te dure onderneming.17
Een alternatieve methode om informatieverlies te beperken is de toevoeging van een
systematische code aan de trefwoorden, waardoor vrij gekozen trefwoorden opnieuw
gegroepeerd kunnen worden in systematische rubrieken.
Mocht de archiefwereld in de toekomst opteren voor een 'archiefthesaurus' dan zou die
per definitie universeel moeten zijn. Behalve voor een beperkt aantal basisbegrippen
(maximaal 2000 tot 4000 begrippen) zou de thesaurus niet ex abstracto maar vanuit de
opeenvolgende inventarisaties moeten worden opgebouwd. Aanvankelijk zal het voor
een thesaurus noodzakelijke systeem van verwijzingen naar engere, ruimere en verwan
te termen kunnen worden opgevangen door eenvoudige zie- en zie-ook-verwijzingen.
Essentieel is ook dat alle historische begrippen en streekgebonden benamingen worden
opgenomen.
2.5 In directe verbinding met de computer
Voor een archiefdienst die in rechtstreekse verbinding met de computer kan werken,
openen zich heel nieuwe perspectieven. De archivaris zal zijn inventarisatie in dialoog
vorm uitvoeren en zijn bestanden permanent aanvullen en corrigeren. Door de ontwik
keling van nieuwe technieken zal hij zijn bestand voortdurend kunnen ondervragen,
b.v. met bestaande programmapaketten zoals GOLEM van Siemens, STAIRS van
IBM. Door de koppeling van alle bestanden in één grote databank komt de oude
droom, een Generalindex van het archief, een stuk dichter bij zijn realisatie.18
3 Optimalisering van de computerinzet in het archief
Ligt een dergelijke automatisering ook binnen het bereik van de archiefwereld? Niet
tegenstaande de verwachte prijsdaling voor opslag en verwerking van electronische da
ta, waarop reeds in de inleiding werd gewezen, blijft de computer in de nabije toekomst
toch een relatief duur werkinstrument en zal hij bijgevolg een optimale inzet van men
sen en middelen vergen.
17 A. ARAD en L. BELL, Archival Description, p. 6-9; H. ROMEYK, EDV und Archiv, p. 34-
35. Een bruikbaar model voor een universele thesaurus levert F. BELKE, Der gemeinsame
Thesaurus der gesetzgebenden Körperschaften des Bundes und der Lander (PARTHES). Ein
Strukturmodell für die dokumentarische Erschliessung in: Der Archivar, 29 (1976), kol. 55-
58; R. GROSS, The application of thesauri in the State Archives of GDR, in: ADPA, vol. 2,
nr. 1 (1976), p. 11-15.
18 K. ARNOLD, Geschichtswissenschaft und Elektronische Datenverarbeitung. Methoden,
Ergebnisse und Möglichkeiten einer neuen Hilfswissenschaft, in: Historische Zeitschrift,
Beiheft 3 (Neue Folge): Methodenprobleme der Geschichtswissenschaft, 1974, p. 127-128.
[416]
3.1 In de aanvangsfase eenvoudige projecten met ruime respons
Het ligt voor de hand dat bij de inschakeling van de computer bij het inventarisatiewerk
eerst bescheiden projecten worden aangepakt. Een programma voor de indicering van
DTB-boeken en van de Burgerlijke stand zou een goede start kunnen zijn. De voorde
len spreken voor zichzelf:
1. de definitieve conservering van de originelen is gewaarborgd;
2. voor historici en genealogen worden de consultatiemogelijkheden, al dan niet on
line, enorm uitgebreid door de cumulatie van gegevens in tijd en ruimte;
3. opent het archief hiermee perspectieven om samen te werken met het wetenschappe
lijk onderzoek, in het bijzonder de historische demografie, en met de in volle ont
wikkeling zijnde geautomatiseerde personenregistratie van de overheid, waarop ik
nog terugkom.
De in te voeren elementen zijn beperkt en, behalve leesmogelijkheden voor de oudere re
gisters, stellen zich geen problemen van inhoudelijke interpretatie en is subjectieve for
mulering haast uitgesloten. Zoals hiervoor vermeld, loopt een DTB-indiceringsproject in
het Rijksarchief te Luik onder de leiding van collega Pieyns. In dit zogenaamde
NAMADE-project worden ca. 1.500.000 vermeldingen uit de klappers van 239 parochies
van de arrondissementen Luik en Verviers verwerkt.19 Door uit te gaan van de klappers
i.p.v. de originele akten kon het invoeren der gegevens volledig aan een ponstypiste wor
den toevertrouwd en kunnen relatief snel bruikbare resultaten verwacht worden.
Een ander project van collega Pieyns is al even eenvoudig als belangrijk, zowel voor de
archivaris als voor de studiezaalbezoeker, nl. de cumulatieve index van alle door het
Belgische Rijksarchief gepubliceerde inventarissen.20 Kwantitatief uitgedrukt betekent
dit de verwerking van 526 inventarissen met ongeveer 85.000 bladzijden tekst en 2,6
miljoen referenties. Oorspronkelijk lag het in zijn bedoeling uit te gaan van de volledige
tekst der archiefbeschrijvingen. Toen echter uit de eerste testen bleek dat met een ex
haustieve bewerking der inventarissen de resultaten nog vele jaren op zich zouden laten
wachten, werden de door de auteurs zelf geredigeerde naam- en zaakindices als ba
sismateriaal genomen. Hierdoor kon de tussenkomst van een archivaris tot een mini
mum herleid worden.
In de recordbouw heeft hij eveneens naar de grootste eenvoud gestreefd (afb. 6): de
identificatie van de inventaris onder de vorm van een nummer, het hoofdwoord en de
verwijzing naar het inventarisnummer of de bladzijde. Voor het hoofdwoord zijn 3 ele
menten voorzien:
1° het eigenlijke hoofdwoord (een persoonsnaam, een naam van een instelling of een
plaatsnaam) dat de plaats in de alfabetische ordening bepaalt;
2° secundaire hoofdwoorden die bijkomende ordeningscriteria leveren;
3° verklarende informatie zonder rangschikkende functie.
19 J. PIEYNS, Une expérience de recherche documentaire par ordinateur dans les tables des
registresparoissiaux: Namade, in: Miscellanea Archivistica, 10 (1975), p. 53-74; IDEM, Note
sur les fichiers nominatifs sur support informatique, in: ADPA, vol. 2, nr. 2 (1977), p. 15-21.
20 IDEM, Une banque de données archivistiques et historiques: la table cumulatieve des inven-
taires d'archives beiges, in: ADPA, vol. 3, nr. 2 (1980), p. 21-43.
[417]
