Afb. 5 HETRINA-project van de Archivschule Marburg.
Voor archieven waarop een ordeningsplan of een archiefcode, zoals een UDC-code,
van toepassing is en voor gelijksoortige archieven die volgens een vooraf uitgewerkt
uniform schema kunnen worden geïnventariseerd, (hoven, rechtbanken, ontvangkan
toren der belasting, kadaster, e.d.) beschikt men eveneens over vaste ordeningscriteria
die door de inventarisator tegelijk met de beschrijving kunnen worden toegevoegd.
Hun verwerking komt neer op een ordening volgens een numerieke of een alfa-nume
rieke code.
De echte ordeningsproblemen ontstaan pas bij de inventarisatie van archieven waarin
elke herkenbare structuur ontbreekt en die volgens complexe en variabele criteria moe
ten worden gerangschikt. Aan de problemen die deze complexe archiefstructuren stel
len, werd in de vakliteratuur weinig aandacht besteed. Verschillende wegen staan open.
In een eerste werkhypothese laat de inventarisator zijn beschrijvingen eerst afdrukken
op lijsten geordend volgens enkelvoudige criteria, b.v. chronologisch, alfabetisch op
persoonsnamen, op plaatsnamen, numeriek op oude archiefnummers of nog volgens de
redactionele vorm of volgens onderwerpswoorden. Aan de hand van die voorlopige se-
[414]
cundaire toegangen kan hij verbanden leggen en de ordening reconstrueren. Vervolgens
ontwerpt hij zijn systematische code die hij aan het record toevoegt.
Een andere methode is meer computer-gericht en universeler van opzet. Reeds tijdens
het beschrijven van de stukken worden er zoveel mogelijk verbindingen gelegd met het
record van het onmiddellijk hogere niveau, waardoor een immense boomstructuur ont
staat met het archief of het archieffonds als stam. Herhaalde correctie, d.w.z. het weg
snoeien van onterechte verbindingen, zullen uiteindelijk leiden tot een systematisch
gestructureerde inventaris.
De hoge eisen die door een complexe inventarisatie aan de programmatuur worden
gesteld, heeft de automatisering in de richting van secundaire toegangen gestuwd. In
dexen zouden vanaf de aanvang aan een aantal voorwaarden moeten voldoen: gelijk
vormigheid inzake rangschikking en presentatie, vergelijkbaarheid met bibliotheek
catalogi, precisering van de trefwoorden met het oog op hun latere inschakeling in gro
tere databanken. Voor de gewone naamregisters (personen, families, instellingen en
plaatsnamen) doen zich nauwelijks problemen voor.16 De trefwoorden kunnen vaak
automatisch uit de archiefbeschrijving worden gelicht, zoals dit gebeurt in een KWIC-
index (keyword in Context), waarbij elke zin wordt gepermuteerd op een betekenisvol
woord: aangezien een dergelijke toegang van de inventarisator geen enkele bijkomende
inspanning vergt, is de KWIC-index een bijzonder interessant werkinstrument.
2.4 Onderwerpsontsluiting
Ten aanzien van de onderwerpsontsluiting zijn grosso modo twee methoden te onder
scheiden: de systematische classificatie en de alfabetische trefwoordenindex. De archi-
vistiek opteert principieel voor de systematische indeling van de inventaris, gebaseerd
op de interne archiefstructuur en in tweede orde op de daarin voorkomende onder
werpen. Zaakregisters werden aanvankelijk dan ook als eerder overbodig aangevoeld.
Niettemin wordt nu algemeen erkend dat een supplementaire ontsluiting via een onder-
werpsindex helemaal geen dubbel gebruik hoeft te betekenen. Het zaakregister oriën
teert de archiefgebruiker immers rechtstreeks naar onderzoeksobjecten zonder reke
ning te houden met ordeningsbeginselen en archiefstructuren.
Het kernprobleem voor elke trefwoordenindex is het informatieverlies veroorzaakt
door de subjectieve woordkeuze van de inventarisator en nadien van de gebruiker. Bo
vendien ligt de inhoud van woorden en begrippen die aan een voortdurende evolutie
onderhevig zijn, helemaal niet vast. De oplossing wordt algemeen gezocht in de sa
menstelling van een thesaurus of tenminste van een gecontroleerde trefwoordenlijst.
Bell verkiest een trefwoordensysteem waarbij de primaire trefwoorden vooral systema
tisch worden gecontroleerd. Hij vreest namelijk dat gebrek aan controle slechts tot ver
warring zou leiden. In zijn visie is het aantal hoofdtrefwoorden dat tot de lijst wordt
toegelaten, eerder beperkt. Om het systeem niet nodeloos te belasten wordt de keuze
van secundaire trefwoorden die de inhoud van het hoofdtrefwoord beperken (b.v. qua
gezichtspunt, plaats en tijd), totaal vrij gelaten. Arad daarentegen houdt het bij een vrij
16 H. ROMEYK, Indexierarbeit im Archiv, in: Der A rc hi var, 31 (1978) kol. 195-204; IDEM,
Neuere Erfahrungen bei der Indexierarbeit im Archiv, in: ibidem, 34 (1981), kol. 363-372.
7901
7902
7903
7904
7905
7906
7907
7900
7909
7910
7911
7912
7913
7914
7915
7916
7917
7918
7919
7920
7921
7922
7923
7924
7925
7926
7927
7928
7029
7930
7931
7932
7033
79 J4
7935
7936
7937
7938
7939
7940
7941
7042
7943
7944
7945
7946
7947
7948
7049
7950
ZENTORAP
ZE °R
Z I E G F- L F
ZIEGtR
ZILGi ER
ZIEGi EH
ZIFGl'ER
ZIFGi E«
ZIEGLE»
7 I Mil
ZlLC.<ER/ZUHCHEp
Z llCnEH/ZUELCHER
Z 1 LC.4F^7ZUf LCHER
mcwEp'ZUELCHER
Z ilcheh/zuflcher
Z1LC.(EH/ZUELCHER
7ILCUER7ZUELCHER
ZILLfiHU'/ZIIELCHER
/I"MF-H"ANN
Z "HERMANN
ZI *'C AN"1
zrc«
Z I MCK
ZT'Ck
zi^ck
Z I "'DHL
ZIMDFL
ZI'.G«E"F
?|MGRE>'F
ZI GPE'.'E
7 I NG-TEM
ZI^GnEHF
ZITTER
ZITTfR
7ITTCR
ZITTfR
Z!TTFR
ZlTTfR
ZOLL
ZOLL
ZUPEHBllER
ZUElCH
ZUELOH
ZUELCH
ZUELrH
7'JELCH
ZUFLCH
ZUELCH
ZUFN'iEl
ZUFNiiEL
DAN 1FL
GOTTLIEB
PFTER
PFTER
PHILIPP
PHlLJPP
MFNRICH
HEuRlC"
HENRtCH
HFNRIC't
HEURICH
IENR1CH
HEURICH
HENRICH
GEuRfi
JOHANNES
JOHANNES
JOHANNES
JOHANNES
JOHANNES
JOHANNES
JOACHIM
JOHANNES
JOHANNES
JOHANNES
JOHANN GEORG
KONRAD
KONRAD
KOnRaD
KOIJRaD
KONRAD
1746/47
1748/49
1741/42
1753/54
1761/62
1763/64
1763/64
1761/62
1761/62
1734/35
1754/55
1754/55
0/ 0
1754/55
1753/54
1750/51
1745/46
1714/15
1749/50
1754/55
1754/55
1754/55
1751/52
1748/49
1747/48
0/ 0
1744/45
0/ 0
1756/57
1753/54
1753/54
1753/54
1753/54
1753/54
1747/48
HFRM.HENR.QElRG 0/ 0
HERM.HENR.OE'lRG 1748/49
JAKOB 1757/58
HENRICH 0'
HENRICH 0/ J
PHÏLIPP 1749/50
PHILIPP 1750/51
PHiLlPP 1750/51
PHtLlPP 1749/50
PHILIPP 1749/50
LOHENZ 1756/57
LUHENZ 1755/56
RAPOLDSDORr
z
GE
GERSHAJSEN
D6431
GE
BUNKENSEN/9RUNKU5N
03221
GE
F RIE LINGE N
D6431
GE
wangenheIM
X5B01
GE
03ERKAJFUN3EN
03504
GE
obeRkaufunqen
03504*
GF
wangenhe t m
X5601
GE
wangenheim
X5B01
GE
schhalsaldên
X6181*
KR
hersfeld
D6430*
rw
HERSFELD
D6430*
TN
HERSFELD
06431*
rw
HERSFELD
D6431*
FN
HtRSFElD
D6431*
rw
HERSTELD
06431*
FN
hersteld
D6431*
TM
hersteld
06431*
FR
FRANKERSHAJSEN
03441
GE
CYRIAXHEIM6R
03551
KA
SCHMAl<*LDEn
X6181*
KR
GERSD0RF
06431
GE
GERSDURF
06431*
GE
gf.rsdort
06431
GE
gersdorf
06431
GE
KAMMER3ACH
03431
GE
GE
witzenhausEn
03431*
GE
germerdoe
D3 4 41
GE
GE
HU
KA
VACHA
X6228
FR
VACHA
X6221
SG
vacha
X6221
SG
VACHA
X6221
SG
VACHA
X6221
SG
VACHA
X6221
GE
RINTELN
03261*
SL
rinteln
03260*
AD
APPENZELL
H
GE
SC1NTRA
06443*
HU
sontra
D6 4 4 3
GE
PÜNSHAjsen
D6441*
GE
RQNSHAJSEN
06441*
FK
P0NSHAJSEN
06441*
KR
R9NSHAJSEN
06441
KR
RONSHAJSEN
06441
KR
fhankenhain
D3579*
KA
fhankevhain
D3579*
KA
SE I 2
JAG2
SE I 2
SEI5
SEIl
SEI1
SE I 3
SEI5
SE 14
SE 12
SE I
SE I 2
SE T 2
RE I 2
SE I
SEIl
SE I 2
RUF.5
ART 4
SE 14
SF 12
SE I 2
SE I 2
SF I 2
RUE5
RUE 4
RUF 2
BUE5
RUE 4
BUE4
ART3
SEIl
SEIl
SEIl
SE II
SEIl
SEIl
L0B3
JAG5
BUE 3
RUE 3
SE I 3
SE I 3
SE I 3
SE I 3
SE I 3
A R T 4
ART
li'. 1783
0. 1775
i17a3
0.1775
e;i78i
4.1782
0.1783
0;i782
0.1783
0.1775
0.1780
9 1 7 81
0.1781
411782
0.' 1782
10 1 7 8 3
0,1783
017 75
3.1783
4.1776
0.1775
0 1 7 8 C
0,1781
0.1782
0.1783
3.1783
0.1775
311 7 8 3
1211776
O; 1775
11.1776
4.1776
0.1775
O;1780
0. 1781
0.1782
011783
o17 75
12.1776
4.1778
3". 1783
11,1776
12117 7 6
0,1775
O;1780
O! 1781
0;i782
0.1783
4;1776
1211790
8851/20
A964/6,189
8853/8
A 9 6 46189
8665/16
8*65/8
SR819
SRB1B
SR819
A964/6.192
SR816
RL69399
S°8 1 7
8865/8
SRB18
RL69399
SR819
A96«/6189
SR653
SRI 19?
A 9 6 4 6 1 2
SR816
SR017
SRBlê
SR 8 1 9
SR853
A 9 6 46216
59853
887 j '2
A96«/6,?16
4H410/443
S9119 2
A96 46188
SR816
SR81 7
S9818
SR819
A 9 6 46 188
328/112.27
328/112.20
6853/6
4H410/443
8873/2
A 9 0 461190
S"816
SR817
SR81B
SR819
S°ll92
13,091
[415]
