subvelden afgebakend door asterisken Hun inhoud is afhankelijk van de aard van
de akte, b.v. voor een geboorte: Naam, voornamen, voornamen vader, naam en voor
namen moeder. Voor een huwelijk neemt hij een gelijkaardige opbouw: Naam, voorna
men van de man, eventueel gevolgd door een code die verwijst naar een vroegere echt
verbintenis en de naam van de overledene, en vervolgens na de asterisk de naam en
voornamen van de vrouw. De identificatie van de overledene is vrij eenvoudig: naam en
voornamen, eventueel gevolgd door een code die de verwantschap uitdrukt en de naam
van de verwant(e).
Dat het vaak veel ingewikkelder moet, hangt natuurlijk samen met het aantal variabe
len in het beschreven archiefmateriaal. Een goed voorbeeld van een zeer gedetailleerd
schema van velden en subvelden biedt het MARK-IV-programma voor de analyse van
Engelse middeleeuwse charters van het Scarborough College te Toronto.11 De in een
oorkonde voorkomende informatie wordt opgesplitst in hiërarchisch gestructureerde
segmenten, die in het diagram zijn voorgesteld door een rechthoek (afb. 2). Ieder seg
ment is verder ingedeeld in velden en subvelden, al dan niet gecodeerd. Op het hoogste
niveau is in segment 1 de algemene informatie betreffende het document opgeslagen:
archiefnummer, paginering, intern identificatienummer, soort akte, plaats van ont
staan en ontstaansgrond. Worden in het stuk personen vermeld, dan wordt de desbe
treffende informatie geanalyseerd in segment 10 en de daaraan ondergeschikte segmen
ten 12 (aliasnamen), 14 (rol in de akte) en 16 (relatie tot andere personen in de akte)
(afb. 3).
Indien we nu het segment 10 (persoon) vergelijken met het recordschema dat in het
Bundesarchiv te Bern12 wordt gebruikt voor de beschrijving van justitiestukken uit de
19e eeuw (afb. 4), komt men tot de vaststelling dat haast alle essentiële elementen ter
identificatie van een persoon in beide recordformaten dezelfde zijn.
Met het oog op de internationale uitwisseling van probleemanalyse en programmatuur
zou het dus aanbeveling verdienen dat de talrijke nationale particularistische varianten
plaats ruimen voor een universeel standaardrecord. Het concept van Arad en Bell zou
hiervoor model kunnen staan.13 Het uitgangspunt van deze twee specialisten is de
'archival description', een term met duidelijke reminiscenties aan 'book description',
titelbeschrijving. Deze 'archiefbeschrijving' is in hun ogen een geheel van elementen
waarmee elke archiefeenheid op elk niveau, dus zowel een akte, een stuk, een rubriek,
een serie, een archief of een fonds, wordt beschreven en die aan de gebruiker toelaat
zich een juist oordeel te vormen over de bruikbaarheid van de beschreven entiteit voor
zijn onderzoek.
Met het begrip 'archival description' introduceren zij tevens de term 'Archival
description set', een geheel van gelijkvormige archiefbeschrijvingen. Deze term is een
11 M. GERVERS, Medieval Charters and the Computer: An Analysis using Mark IV, in: Com
puters and the Humanities, 12 (1978), p. 127-136 (speciaal nummer: Medieval Studies and the
Computer).
12 H. CADUFF en K. RUFER, Der Einsatz der maschinellen Datenverarbeitung im Bundes
archiv, in: Archives fédérales suisses. Études et Sources, 4 (1978), p. 145-158.
13 A. ARAD en L. BELL, Archival Description: a General System, in: ADPA, vol. 2, nr. 3
(1978), p. 1-9.
[410]
overkoepelende benaming die zowel voor een archiefgids als voor een inventaris of een
regestenlijst moet gelden. Het door hen ontworpen standaardrecord is zowel geschikt
voor de macro-archivalische beschrijving van fondsen en archieven als voor de gedetail
leerde micro-archivalische inventarisatie.
Uit welke velden bestaat hun archival entity record, dat we in afwachting van een aan
gepaste vertaling gemakshalve maar 'archiefrecord' noemen? In het totaal zijn het 22,
die echter niet noodzakelijk in elke toepassing voorkomen.
1Identificatienummer: de band tussen de beschreven entiteit en het record in het
computergeheugen.
2. Niveau-code: het niveau van beschrijving, b.v. het niveau 'archief' of het niveau
'serie'.
3. Archiefnummer.
4. Hiërarchische code: de plaats van een archiefrecord in een reeks of archief, door
hen sub-status number geheten.
5. Oude archief nummers.
6. Verwijzing naar literatuur.
7. Herkomst: de beschrijving van het bestuur waarvan de archieven afkomstig zijn.
8. Begindatum.
9. Einddatum.
10. Titel: een beknopte beschrijving van de archiefeenheid. Alle niet strikt noodza
kelijke informatie wordt overgeheveld naar het volgende.
11Uitgebreide beschrijving van oorsprong, geschiedenis, ordening enz. (the narati-
ve).
12. Hoeveelheid: b.v. een aantal dozen, banden, pagina's.
13. Uiterlijke vorm.
14. Volume: ingenomen plaats.
15. Volume eenheid: b.v. strekkende meter.
16. Plaatsing in het depot.
17. Redactionele vorm.
18. Rangschikkingscode: de archiefcode.
19. Ingangen in de indexen: trefwoorden.
20. Toegankelijkheid: informatie betreffende de beperkingen terzake opgelegd.
21Verwijzingen naar meer gedetailleerde toegangen en hun signatuur.
22. Taal.
Het is duidelijk dat het schema van Arad en Bell slechts een suggestie is. Een volledig
uitgewerkt recordformaat, zoals internationale werkgroepen als Unimarc en Intermarc
dat voor gedrukte publicaties hebben opgezet, vergt vanzelfsprekend een compleet
handboek met instructies en codes.14
2.3 Ordening
De eigenlijke archiefordening vormt het cruciale punt van de computerverwerking. Zo
lang de rangschikking zich beperkt tot enkelvoudige, door de inventarisator aange
brachte criteria is de opbouw van een rangschikkingssleutel eenvoudig. De meeste reali
saties op archiefgebied houden het voorlopig bij een dergelijke bewerking van seriële
archieven, zoals b.v. klappers op de DTB-boeken van Jean Pieyns of het Hetrina-
14 Intermarc (M). Format bibliographique d'échange pour les monographies. Manuel, Paris,
1975, 132 p., 9 bijlagen; Unimarc. Universal MARC format, London, 1977, 126 p.
[411]
