De computer als hulpmiddel bij de ontsluiting van archieven
1 Inleiding
In het verleden hebben archivarissen maar weinig belangstelling opgebracht voor auto
matisering en dit in tegenstelling tot hun collega's in bibliotheken en documentatie
centra, waar de computer reeds meer dan een decennium in het dagelijks werk is geïnte
greerd. Met groeiend succes werden in de bibliotheek de catalogus en het bibliotheek
beheer, met acquisitie- en uitleenadministratie, geautomatiseerd. In de grote documen
tatiecentra, en voornamelijk in de op commerciële voet geschoeide Amerikaanse data
banken zoals Lockheed en SDC, is de ondervraging via een directe verbinding met de
computer opgevoerd tot een hoge graad van perfectie.1 De ontwikkeling van on-line-
opzoekmethoden, databanken en informatienetwerken heeft de ontsluiting van infor
matie uiteindelijk een nieuwe dimensie verleend.
De reactie van de archiefwereld op de computer was daarentegen veel behoedzamer.
Slechts weinig archieven kunnen beschikken over computerfaciliteiten. Niettemin is er
ook in ons vakmilieu sedert het midden van de zestiger jaren op bescheiden schaal geëx
perimenteerd met het nieuwe medium.2 Uit ervaringen in Noordamerikaanse en West-
europese archieven blijkt overigens duidelijk dat op lange termijn de veralgemening van
de automatisering in de archiefwereld onvermijdelijk zal zijn. De computer, a mechani
cal or electric device for processing information,3 is trouwens per definitie een uitste
kend werkinstrument zowel voor de archivaris als voor de archiefgebruiker.
Hoe kan de archivaris zich op deze evolutie voorbereiden en welke opties zal hij kiezen
zodra de mogelijkheid tot automatiseren zich zal aandienen? Conform het congres
thema kan hier slechts het aspect ontsluiting aan bod komen. Andere facetten van het
archiefwerk, waarbij de computer eveneens zinvol zou kunnen ingezet worden, zoals
records management, het depotbeheer en de conservering van computermedia, zullen
slechts zijdelings ter sprake gebracht worden.
Ik dank langs deze weg mijn collega Jean Pieyns van het Rijksarchief te Luik, secretaris van
het Automation Committee van de Internationale Archiefraad. Zijn tienjarige ervaring was de
voornaamste inspiratiebron voor mijn bijdrage.
1 Een goede status quaestionis biedt W.M. HENRY, J.A. LEIGH, L.A. TEDD en P.W.
WILLIAMS, Online Searching. An Introduction. London, 1980. Het werk geeft naast een de
gelijke theoretische inleiding ook een uitgebreid overzicht van de bestaande databases.
2 Zie voornamelijk M. COOK, Archives and the Computer, London, 1980. Een overzicht van
de problematiek in: W. SCHUELER, Möglichkeiten und Probleme bei der Herstellung
archivischer Findmittel unter Einstaz von EDV-Anlagen in: Der Archivar, 29 (1976), kol. 45-
56. De meest recente bibliografie in: M. DUCHEIN, Basic International Bibliography of
Archive Administration, New York, 1978, p. 122-127 (hoofdstuk: Mechanisation, Auto
mation, Data Processing). Aan de hand van artikels in het tijdschrift ADPA. Automation-
Archives-Informatique. Bulletin of the Committee on Automation of the International
Council on Archives (London, Liège, 1972-) kan de stand van de automatiseringsprojecten ge
volgd worden.
3 M. COOK, p. 13.
[406]
De kosten- en batenanalyse, een onmisbaar element van kritische evaluatie van elk au
tomatiseringsproject, zal hier onbesproken blijven.4 Wat automatisering aan tijdbe
sparing voor de wetenschappelijk onderzoeker en de archivaris zal opleveren, kan maar
moeilijk in een kruideniersrekening worden uitgedrukt.5 Zeker is dat in de nabije toe
komst een spectaculaire prijsdaling van computermateriaal en van geheugencapaciteit
mag verwacht worden en dat het financiële vraagstuk bijgevolg aan een volledige her
ziening toe is. Werd in 1974 op het International Seminar on Automatic Data Proces
sing de invoer via beeldschermen nog als te duur voor archieven afgewezen,6 nu zou een
nieuwe computertoepassing nog nauwelijks denkbaar zijn zonder on-line-invoer. Men
schat trouwens dat in 1995 de electronische opslag van gegevens goedkoper zal zijn dan
papier.7 Ook de bij uitstek paper-minded archiefwereld zal aan die evolutie niet ont
snappen.
Het probleem dat deze bijdrage wil behandelen, valt uiteen in twee vragen:
1. Wat is er op het gebied van de automatisering en het archief mogelijk?
2. Wat moeten we doen om klaar te staan voor deze uitdaging? M.a.w. ligt deze nieu
we mogelijkheid tot ontsluiting van het archief binnen ons bereik? En zo ja, onder
welke voorwaarden?
2 Inventariseren met behulp van de computer: mogelijkheden en tendenzen
Het ontsluiten van archieven en archiefbestanddelen is in feite wat informatici als infor
mation retrieval omschrijven: hoe zo snel mogelijk en met de grootste trefzekerheid de
informatie over een bepaald onderwerp toegankelijk maken? In de conventionele archi-
vistiek gebeurt dit door de vertrouwde toegangen, zoals overzichten, archiefgidsen, in
ventarissen, tafels en indices, eventueel aangevuld met thematische inventarissen en re-
gestenlijsten.8
2.1 De editie
Zullen de archieftoegangen van het computertijdvak er heel anders uitzien? Als condi
tio sina qua non moet gelden dat het eindresultaat in niets mag onderdoen voor zijn
4 M. COOK, p. 49-53, 81; W. SCHUELER, kol. 52-54; H.T. HICKERSON, J. WINTERS en
V. BEALE, Spindex II at Cornell University and a Review of Archival Automation in the
United States, Ithaca, New York, 1976, p. 89-90, Appendix L; H. ROMEYCK, EDV und
Archiv. Ein Ratgeber, [DUsseldorf][z.d.J, p. 69-72 (Veröffentlichungen der staatlichen Ar
chive des Landes Nordrhein- Westfalen. Reihe E: Beitrage zur Archivpraxis, Heft 2).
5 H. BOBERACH, Technik im Dienst der Archivbenutzung: Möglichkeiten und Grenzen, in:
Nederlands Archievenblad, 79 (1975), p. 375.
6 J.D. WINSEMIUS, Automatic Data Processing en archiefbeheer, in: Nederlands Archieven
blad, 79 (1975), p. 167, punt 9.
7 H.D.L. VERVLIET, Wetenschappelijk publiceren: problemen, tendenzen, alternatieven, in:
Mededelingen van de Koninklijke Academie voor Wetenschappen, Letteren en Schone Kun
sten van België, Klasse der Letteren, Jg. 42, nr. 3 (1980), p. 24.
8 F.C.J. KETELAAR, Middelen tot ontsluiting van archieven, in: Nederlands Archievenblad,
80 (1976), p. 247-258.
[407]
