Ordening en inventarisatie van gemeente-archieven door de
Provinciale Limburgse Archiefinspectie
Dat het resultaat van mijn inventarisatiewerk voor kritiek vatbaar is wil ik niet bestrij
den, doch ik ben het op diverse punten niet eens met de opmerkingen van Den Teuling
in zijn bespreking van vier Limburgse gemeente-archieven (die van Helden, Horst,
Susteren en Stramproy) in het Nederlands Archievenblad jrg. 85, 1981, afl. 1, 72-76.
Zijn grootste bezwaar tegen de besproken inventarissen betreft de indeling van de ar
chieven gevormd onder beheer van de gemeentesecretarissen; met name de herordening
van de daarin aangetroffen losse stukken volgens de code V.N.G., wordt door Den
Teuling negatief beoordeeld.
Hiertegen wil ik aanvoeren dat deze losse stukken in kleinere gemeente-archieven
meestal worden aangetroffen in een chaotische toestand, waarbij tot overmaat van
ramp de indicateurs grotendeels zo niet volledig ontbreken. Van een oorspronkelijke
ordening valt dan niet veel of helemaal niets meer te bespeuren. Den Teuling stelt dat de
oude orde niet alleen blijkt uit de volgorde waarin de stukken op het moment van in
ventarisatie liggen maar tevens uit de aanwezige indicateurs.
Zoals reeds opgemerkt ontbreken die indicateurs echter veelal. Voor de perioden
waarover zij wel aanwezig zijn is de oorspronkelijke orde der stukken uiteraard be
kend, doch mijns inziens mag men hieruit niet automatisch concluderen dat gedurende
de perioden waarover de indicateurs ontbreken, dezelfde methode van ordening werd
toegepast.
Een bijkomende moeilijkheid is bovendien nog dat de sporadisch aanwezige indicateurs
lang niet altijd systematisch zijn bijgehouden.
Bij zulke wanordelijke archieven moet men tot herordening overgaan waarbij uiteraard
verschillende methoden kunnen worden toegepast.1
Den Teuling is duidelijk geporteerd voor een chronologische (her)ordening. Dit lijkt
mij de meest gemakkelijke weg, het is uiteraard heel wat moeilijker om de stukken te
herordenen volgens b.v. de code V.N.G.
Mijns inziens (lees: ons inziens: de door Den Teuling gewraakte methode wordt door de
Provinciale Archiefinspectie van Limburg incidenteel reeds sinds 1937 toegepast2) blij
ven de stukken echter bij een chronologische orde vrijwel even ontoegankelijk als vóór
de ordening en inventarisatie, al liggen ze dan nu op datum. Mën kan deze ontoeganke-
1 Zie par. 27 uit de 'Handleiding'.
2 Zie A. Delahaye, Memoires van een archivaris (Zevenbergen 1980), blz. 21.
lijkheid enigszins opheffen door het vervaardigen van indices, maar bepaald afdoende
lijkt me dit niet. Is b.v. over de bouw van een school een tiental jaren gecorrespondeerd
dan is men verplicht een tiental indices te raadplegen en diverse omslagen of pakken
stukken door te nemen om de hele bouwgeschiedenis te achterhalen; bij herordening
volgens de code is dit overbodig, alle stukken betreffende de bouw liggen bij elkaar.
Is Den Teuling voorstander van de chronologische methode, bij de Limburgse Archief
inspectie heeft men sinds 1937 gekozen voor een andere methode wanneer geen oude
orde meer valt te herkennen, te weten: herordening van de losse stukken volgens de co
de V.N.G.
Het motief voor de keuze van deze methode is: de toegankelijkheid der stukken voorde
gebruiker en onderzoeker. Men kan het met dit motief en deze methode van herorde
ning uiteraard eens of oneens zijn. Dat de aldus herordende bescheiden gemakkelijk
toegankelijk zijn, valt echter niet te ontkennen.
De bewering van Den Teuling dat de code onbruikbaar is voor 19e eeuwse archieven
durf ik tegen te spreken. Bij de Limburgse Archiefinspectie heeft men de bewuste me
thode al ruim 40 jaar incidenteel toegepast. (Het zal Den Teuling nu ook wel duidelijk
zijn uit o.a. welke hoek de adviezen kwamen die de minister van binnenlandse zaken
gebruikte bij de opstelling in 1949 van de 'Algemene regels voor de verzorging van de
gemeentearchieven daterende van na 1813').
In die 40 jaar heeft de archiefinspectie voortdurend voeling gehouden met archiefbeheer
ders en archiefonderzoekers en hun oordeel gezocht omtrent de toegankelijkheid van de
op deze wijze herordende losse bescheiden. Dat oordeel blijkt in hoge mate positief te zijn.
Ook buiten Limburg worden de code en de 'Algemene regels' uit 1949 toegepast op on
derdelen van 19e eeuwse archieven; in dit verband verwijs ik naar: P. F. A. Vrolijk, In
ventaris van de archieven van de voormalige gemeente Goedereede ('s-Gravenhage
1977) en W. J. Meijerink, Inventaris van de archieven van de voormalige gemeente
Ouddorp ('s-Gravenhage 1978).
Den Teuling heeft gelijk wanneer hij zegt dat het bouwtoezicht vóór 1900 meer het ka
rakter van brandpreventie en 'openbare veiligheid' had dan van 'openbare
gezondheid'. Dit levert echter geen enkel probleem op, immers dat toezicht was vóór
1900 geregeld in o.a. de verordening ter voorkoming en blussing van brand. Die veror
dening wordt ondergebracht onder 'openbare veiligheid' (zie b.v. Susteren, inv.nr.
1481), niet onder 'openbare gezondheid'. In geen der vier besproken inventarissen zal
men bij 'openbare gezondheid' stukken betreffende woningbouw aantreffen die date
ren van vóór 1900. Bij de toepassing van de code behoeft men 19e eeuwse trefwoorden
geenszins te vervangen door 20e eeuwse termen (b.v. armenzorg door sociale zaken),
men kan de 19e eeuwse woorden zonder enig bezwaar handhaven ondanks het gebruik
van de code. Hierbij wil ik nog wijzen op het extra hulpmiddel in de door de Limburgse
Archiefinspectie samengestelde inventarissen, nl. de alfabetische trefwoordenindex die
kennis van de opbouw van de code minder noodzakelijk maakt.
Den Teuling heeft wel gelijk wanneer hij zegt dat het uit elkaar halen van belastingko
hieren en begroting en rekening soms minder juist is. Van dit uit elkaar halen ben ik
echter reeds verscheidene jaren afgestapt, men zie de inventarissen van Helden,
Stramproy en Susteren.
[325]
[324]
