Een weerwoord aan de commissie op haar artikel: Inventarisatie van archieven,
gevormd volgens het dossierstelsel
1Als de commissie voor ogen heeft gestaan haar verhandeling ook voor andere dos
sierstelsels dan dat van de code VNG bruikbaar te maken, is zij in haar taak tekort ge
schoten. Zij bewandelt dan een enge weg door het letterlijk op de voet volgen van deze
code. Buiten dat vraag ik mij af wélke andere bij gemeenten toegepaste dossierstelsels
de commissie voor ogen hebben gestaan.
'Bij gemeentearchieven zijn de laatste vrijwel altijd rubriekenstelsels'. Naar mijn me
ning zijn het altijd rubriekenstelsels. Ook de code VNG is een, zij het ingewikkeld ru
briekenstelsel.
2. Het doet mij deugd te constateren dat geen verschil van mening bestaat omtrent
een toe te passen periode-indeling. Ingrijpende wijzigingen in de organisatie en afslui
ting van het archief, bij voorbeeld door samenvoeging dan wel opheffing van de instel
ling, geven dit zelf duidelijk aan. De vrees van de commissie voor een vermenging van
archiefbestanddelen is ongegrond bij het 'omwerken' van een dergelijke periode, het is
dan n.l. een kwestie van samenvoegen.
Afgezien daarvan, omdat de code VNG in wezen een rubriekenstelsel is, kan geen spra
ke zijn van een vermenging als door de commissie bedoeld.
3. Mijn door de commissie aangehaalde archivistische orthodoxie is minder star be
doeld dan de commissie heeft willen opvatten. Het is ingegeven door een mixture van
de SOD opleiding en die aan de Rijksarchiefschool, gekoppeld aan een stukje praktijk
ervaring. Ik pretendeer noch garandeer derhalve de zaligmakendheid daarvan, zoals ik
in mijn eerste reactie ook heb gesteld. Zolang het echter door samensteller en raadple
ger als bruikbaar en doelmatig wordt ervaren, doe ik het er voorlopig nog mee. In het
debat mag de kritiek op mijn orthodoxie best aardig aandoen, maar in feite is het nogal
goedkoop. Het begrip 'orthodox' heeft n.l. niets te maken met 'leerstelling' of 'recht
zinnigheid in de leer', zoals de lezer ongetwijfeld zal hebben begrepen. Een gemeentear
chief van na 1815 kan op de 'orthodoxe' c.q. 'gebruikelijke' c.q. 'gewone' c.q. 'be
proefde' c.q. 'ouderwetse' wijze worden geïnventariseerd. Dat wil zeggen op precies de
zelfde manier als men elk ander archief kan inventariseren, te weten door de series te
herstellen, af te dalen van de generalia naar specialia en de spelregels van de archivistiek
toe te passen. Hierdoor ontstaat een inventaris zoals er duizenden zijn. Men kan ook
een ingewikkeld archiefschema uitdenken, dat enerzijds is gebaseerd op de 'orthodoxe'
c.q. 'gebruikelijke' c.q. 'gewone' c.q. 'beproefde' c.q. 'ouderwetse' manier van inven
tariseren en anderzijds op de spelregels van de code VNG, waardoor een kruising ont
staat zoals de commissie presenteert.
4. Het meningsverschil over toepassing van een 'omgebouwde' code VNG voor ar
chiefinventarisatie blijft bestaan bij de vermeende gelijkheid dan wel ongelijkheid van
een dossierinventaris aan een andersoortige inventaris. De bewijsvoering voor de on
deugdelijkheid van het door mij opgegeven archiefschema ('een zonder meer onder-
werpsgewijze indeling zoals ook Veer presenteert') met de om deze reden onwerkbaar
heid van eerdere registratuurplannen, vind ik dan ook zwak. Zij wordt n.l. ingegeven
door de taak-organisme-gedachte van de commissie. Immers, de vergelijking gaat
mank, omdat hier twee verschillende grootheden in het geding zijn. Slechts in enkele
gevallen zal daar wél sprake van kunnen zijn zoals aangegeven bij nr. 99 van de Neder
landse Archiefterminologie. Naar mijn mening is dat hier niet het geval.
De gegeven uitleg over toepassing van de code VNG is mij bekend. Dat bij voorbeeld
belastingheffing feitelijk onder .07.352.6 zou thuis horen heb ik niet gesteld, omdat ik
bij inventarisatie, anders dan een dossierinventaris, de code VNG loslaat. Het is derhal
ve een conclusie van de commissie.
De vraag van de commissie waarom verbruiksbelastingen van -1.715 niet onder -1.82
worden geplaatst, heeft te maken met het verschil tussen belastingen en retributies, zij
het dat retributies o.a. omwille van de invordering juridisch als belastingen worden ge
construeerd. De redenering dat belastingtaken onder -1. staan en zuiver interne zaken
onder .07/.08 vind ik vanuit inventarisatieoogpunt nogal simpel en onbevredigend.
Nogmaals, belastingheffing is geen taak maar een bevoegdheid, enkele uitzonderingen
daargelaten. Het voert echter te ver daar op deze plaats dieper op in te gaan.
De oplossing voor het 'verdwijnen' van het dossier Wouters is als volgt: in de serie per
soonsdossiers van de gemeente X wordt een verwijzing opgenomen. Toegegeven, je
moet dan wel twee maal kijken, maar dat lijkt mij niet onoverkomelijk.
Theoretisch is het inderdaad fout het archief van de gemeenteontvanger in het secretarie
archief op te laten gaan. Maar wat blijft er van eerstgenoemd archief over na een conse
quente vernietiging? Is het dan werkelij k nodig voor die paar stukken een gedeponeerd ar
chief te maken? In zo'n geval prevaleert de praktische oplossing, maar dat is een kwestie
van opvatting. De vraag rijst nu wel wie er 'orthodox' is, de commissie of ondergetekende.
5. Als er geen verschil bestaat tussen ordening in de dynamische periode en die na de
overbrenging betekent dit, dat alle oude archieven van vóór het gebruik van de code
VNG kunnen worden herordend volgens het principe: taak - organisme. Ik dacht dat
inventarisatie ook een kwestie van herordening was, juist met het oog op het wegvallen
van stukken door vernietiging. Bij die herordening mag, met inachtneming van het or
ganisatiebeginsel, rekening worden gehouden met een optredende functiewijziging van
het archief van bewijs naar historie. Dientengevolge zal raadpleging veelal vanuit een
andere invalshoek plaatsvinden en behoeft geen rekening meer te worden gehouden met
specifieke eisen vanuit de eigen administratie.
Door de loop der tijden is steeds sprake geweest van een belangenbehartiging voor een
bepaalde gemeenschap door een vanuit en boven die gemeenschap geplaatst c.q. geko
zen gezag. De komst van de code VNG heeft dit niet veranderd. Wat wél veranderde
was de gedetailleerde inrichting van de administratie van dat gezag. Daarom is voor mij
de noodzaak tot inventarisatie op grond van de code VNG niet aangetoond.
[270]
[271]
