Ervaringen met diefstal in archiefbewaarplaatsen
door drs. P. R. A. van Iddekinge
Dames en heren, als het gaat over beveiliging van archieven tegen diefstal, en je wordt
door de VAN en de Kring uitgenodigd om te komen praten over je ervaringen op dit
punt, dan is het maar de vraag of je dat leuk moet vinden. Ik vind eigenlijk dat je een
beetje voor joker staat, want de organisatoren van die dagen hebben jou daarop gese
lecteerd: 'Jij zal vast wel wat te vertellen hebben, want bij jou is vast wel eens wat
gejat'. Terwijl je natuurlijk zou moeten kunnen zeggen: 'nee hoor, zo'n rotzooi is het
bij ons niet; onze kluismuren zijn zo dik en ons systeem is zo perfect en onze bezoekers
zijn allemaal heiligen, dus slechte ervaringen hebben we niet, goede middag'.
Maar zo simpel is het niet. We hebben dus wèl slechte ervaringen en het is alléén een
schrale troost, dat we niet de enige zijn. Volgens mij had hier iemand anders moeten
staan, niet omdat hij een nog grotere joker is dan ik, maar omdat hij een prima verhaal
geschreven heeft over beveiliging van archieven, n.l. de heer Plantinga.1 Dit zou ver
plichte literatuur voor de Archiefschool moeten zijn. Hij is blijkbaar iemand, die uit
stekend in staat is beveiliging van de archieven te combineren met dienstverlening. Bij
zijn rondgangen over de studiezaal ontdekt hij in 60% van de gevallen wel omstandig
heden, die het behoud van de stukken niet ten goede komen. Ook is de bezoeker eerder
geneigd vragen te stellen als een ambtenaar langs hem loopt, dus de dienstverlening is
daar ook nog bij gebaat. Het is dat de bezoeker weet en merkt dat er controle uitge
oefend wordt, hetgeen preventief werkt.
Dit artikel gaat alleen over de beveiliging van archivalia bij archiefdiensten. Ik zou ver
der willen gaan en willen zeggen: beveiliging van archieven begint in de dynamische pe
riode. Als archivarissen hebben we daar ook mee te maken, met name bij het toezicht
op het beheer van de niet overgedragen archieven. In overleg met de registratoren zal de
beveiliging ook in die fase bevorderd moeten worden. Dat houdt onder andere in, dat
de niet-openbaarheid van de registraturen zo goed mogelijk moet worden gewaar
borgd.
Het moet niet alleen onmogelijk zijn dat onbevoegden stukken ontvreemden, maar ook
moet worden verhinderd dat Jan en Alleman gegevens aan de stukken kunnen ontlenen
en in de openbaarheid brengen. Je zou kunnen zeggen dat er verschillende soorten
diefstal zijn, behalve diefstal van stukken ook diefstal van gegevens. Dat laatste risico
treedt alleen in de dynamische periode op. Nu is het uiteraard de eerste zorg van de re
gistrator en diens superieuren, maar er is alles voor te zeggen dat de archivaris die met
de inspectie belast is, hen hiermee behulpzaam is. Ik hoef hier niet meteen zeggen, dat
dit risico de laatste tijd steeds toeneemt.
Enerzijds is er de politiek, die haar recht op informatie steeds sterker opeist, maar an
derzijds zijn er enige technische ontwikkelingen die risicoverhogend werken. Vooral fo
tokopieerapparaten maken de diefstallen van gegevens vaak erg makkelijk. Je zou de
ambtenaren eens de kost moeten geven, die hele schaduwarchieven bezitten, dat werkt
1 NAB jrg. 83 (1979) p. 216-222.
gemakkelijk en snel, zeggen ze. En als ze dan klaar zijn met de zaak waarvoor ze de ko
pieën nodig hebben gooien ze de hele boel in de prullemand. Verscheidene belangrijke
beleidsbeslissingen zijn dan ook de afgelopen jaren via de prullemand uitgelekt. In het
samenspel van archivaris en registrator is het ook van belang, dat vernietiging van de
hiervoor in aanmerking komende stukken zo goed mogelijk verloopt. Ik bedoel dit heel
letterlijk: dat de vernietiging ook daadwerkelijk en onder toezicht plaatsvindt. Dat be
tekent ook dat het vervoer naar de plaats waar de vernietiging gebeurt, in de gaten moet
worden gehouden. Ik heb het meegemaakt, dat stukken van een Arnhemse gemeentelij
ke dienst een nacht lang op het erf van de vervoerder hebben gestaan, omdat die 's
avonds niet meer voor sluitingstijd in Apeldoorn bij de vernietigingsmachine kon zijn.
Je hoeft je er dan ook niet over te verbazen als in zo'n geval een paar dagen later steun
dossiers van de Sociale Dienst, processen-verbaal van de politie e.d. aan de zwerf ra
ken. Dat is in ons geval niet gebeurd, maar ik zou een herhaling willen voorkomen.
Waarom stelen mensen archiefstukken? Ik denk, dat het een oeverloos onderwerp is,
en ik geloof, dat je er ook maar niet te lang over moet nadenken. Ik heb al moeite ge
noeg de innerlijke roerselen van de gewone archiefbezoekers te doorgronden, dus ik ga
niet te diep in op het gedrag van sommige van mijn cliëntèle. Zelf gewin.hebzucht,
dat zal waarschijnlijk wel de belangrijkste drijfveer zijn. Dus opgepast voor de filate
listen en verzamelaars van autografen. Overigens ben ik persoonlijk net zo bang voor
een andere categorie mensen: de geestelijk gestoorden, die uit rancune of vernielzucht
archivalia ontvreemden of kapot maken. Ik heb daar zelf een voorbeeld van meege
maakt en dat was daarom zo beangstigend, omdat het volstrekt onberekenbaar en on
voorspelbaar was. Die categorie stakkers is klein, maar de preventie hiertegen is buiten
gewoon moeilijk, zo niet onmogelijk.
Veel staat of valt bij de discipline van degenen die in de studiezaal het toezicht uitoefe
nen. Het hoofd van de studiezaal is de sleutelfiguur bij de beveiliging van archivalia.
Een andere sleutelfiguur is zonder meer de magazijnbediende. Als die goed alert op
treedt en goed contact heeft met het hoofd van de studiezaal, dan kan er veel voorko
men of althans gesignaleerd worden.
Na alle gehoorde regels van geen jassen en tassen in de studiezaal (maar wat te doen met
damestasjes?) en niet te veel stukken op de tafels: een zeer scherp toezicht. Dat bete
kent, dat de studiezaalambtenaar verder niets kan doen dan alleen rondkijken. Wat be
treft de legitimatie: ik denk dat je naast de officiële inschrijving in het bezoekersregister
nog wat anders kunt doen. De studiezaalambtenaar kan een agenda bijhouden, waarin
hij alle opmerkelijke zaken signaleert. Hij kan van dag tot dag opschrijven, wie er ge
weest zijn, en eventueel of er wat geleend is, en welke stukken de persoon in kwestie ge
raadpleegd heeft. Je zou op die manier kunnen komen tot een gedateerd signalement,
waaran je een soort handvat hebt: op die dag is die persoon geweest en heeft toen die
stukken gehad.
Ik zou willen adviseren de reeds eerder besproken gratis identiteitskaart in te voeren.
Waarom zou dat niet kunnen? Eenmaal op een archief geweest bezit men een kaart, en
daarmee kun je op alle archieven terecht.
Ik denk, dat dat wel handig is. Tussen de archieven moeten veel snellere en consequen
tere signaleringen plaats vinden van verdachte personen met verdachte handelingen.
[242]
[243]
