sing te nemen. Binnen dat wettelijk kader staat het bedoelde beheerders vrij om gezamen
lijk richtlijnen te formuleren en te hanteren'. De voorstellen tot wijziging van de artikelen
23-26 van het Archiefbesluit zijn inmiddels besproken in de Commissie Nota Archiefbe-
leid, die aldus de staatssecretaris, met de voorstellen stellig rekening zal houden.
De centrale directie van de rijksarchiefdienst en het bestuur van de Landelijke Kring
van gemeente- en streekarchivarissen publiceren hierbij de in gezamenlijk overleg tot
stand gekomen eindvisie van de richtlijnen en de voorstellen tot wijziging van de artike
len 23-26 van het Archiefbesluit. Zij bevelen de beheerders van archiefbewaarplaatsen
toepassing van de richtlijnen aan.
Richtlijnen ten behoeve van de uitlening van archiefbescheiden
A Algemeen
1 Op elk verzoek om uitlening, gedaan door of namens de beheerder van de aanvra
gende instelling, krachtens art. 23, 25 of 26 van het Archiefbesluit wordt beslist
door de beheerder van de archiefbewaarplaats of, namens hem, door het hoofd van
de afdeling externe dienstverlening, met inachtneming van de volgende richtlijnen.
B Criteria uitlening t.b.v. onderzoek
2 Het verdient aanbeveling om, in geval van een verzoek tot uitlening als bedoeld in
art. 23 van het Archiefbesluit, aan instellingen gelegen binnen een afstand van 50
km of van een uur gaans, met de aanvrager in overleg te treden over een alternatief
voor uitlening.
3 Indien binnen een redelijke termijn een kopie van de te leen gevraagde archiefbe
scheiden kan worden verstrekt, dient daaraan in overleg met de aanvrager de voor
keur te worden gegeven.
4 Een verzoek tot uitlening, als bedoeld in art. 23 van het Archiefbesluit kan worden
afgewezen op de volgende gronden:
a wegens de slechte materiële toestand, de staat van ordening, of de kwetsbaarheid
van de betreffende archiefbescheiden;
b indien de archiefbescheiden behoren tot de volgende categorieën:
- retroacta van de Burgerlijke Stand;
- delen behorende tot het Register van de Burgerlijke Stand met bijlagen;
- burgerboeken;
- stukken behorende tot het Bevolkingsregister;
- niet-gedrukte ingangen;
charters;
- kaarten, tekeningen en prenten;
- rekeningen met bijlagen voor zover geen dubbelen in dezelfde archiefbewaar
plaats aanwezig zijn;
besluiten en notulen met bijlagen van een bestuurlijke of regelgevende instel
ling of functionaris van publiekrechtelijke aard voor zover opgemaakt om
onder die instelling of functionaris te berusten.
c indien de gegevens, voor de verkrijging waarvan uitlening van archiefbescheiden
was verzocht, van zo eenvoudige aard zijn, dat zij zonder uitlening kunnen wor
den verstrekt.
5 Instellingen, die in aanmerking wensen te komen voor uitlening als bedoeld in art.
26 van het Archiefbesluit, voor zover het geen uitlening ten behoeve van een ten
toonstelling betreft, moeten voldoen aan de volgende minimumvoorwaarden voor
een deskundig beheer en een veilige bewaring:
a het voeren van een agenda, waarin het inkomen en uitgaan van de uitgeleende
archiefbescheiden wordt geregistreerd;
b de aanwezigheid van een goedgekeurde bewaarplaats, waarin de betreffende ar
chiefbescheiden buiten kantooruren worden geborgen;
c een voortdurend gekwalificeerd toezicht tijdens de raadpleging.
6 Uitlening van archiefbescheiden van privaatrechtelijke herkomst aan de (voormali
ge) eigenaar(s) wordt in beginsel geregeld in de akte van overdracht van het desbe
treffende archief.
C Criteria uitlening t.b.v. tentoonstellingen
7 De tentoonstelling wordt gehouden in een lokaliteit, die voldoende waarborgen
biedt tegen inbraak en brand. Indien deze lokaliteit niet doorgaans bestemd is voor
de bewaring of tentoonstelling van openbare verzamelingen van wetenschap of
kunst, zullen, volgens een aan de inzender vóór de verzending van de archiefbe
scheiden over te leggen verklaring van het hoofd van de plaatselijke brandweer, de
nodige maatregelen genomen moeten zijn ter voorkoming en beteugeling van brand.
8 De archiefbescheiden worden door de aanvrager tegen alle risico's verzekerd tot een
door de inzender te bepalen bedrag; aan deze moet inzage worden verleend van de
polis vóór de verzending naar de tentoonstelling plaats heeft.
9 De archiefbescheiden worden in vitrines of achter glas tentoongesteld, zodanig, dat
gevaar voor aantasting door licht is uitgesloten; van dit voorschrift mag alleen wor
den afgeweken na voorafgaande toestemming van de uitlenende instantie.
10 De verpakking, verzending en terugzending geschieden volgens door de uitlenende
instantie gegeven voorschriften en desgewenst onder persoonlijk toezicht van deze
of zijn gemachtigde; de kosten welke uit de uitlening voortvloeien worden gedragen
door de organisator van de tentoonstelling.
11 Tenzij de tentoonstelling gehouden wordt onder onmiddellijk toezicht van de be
heerder van een openbare verzameling van wetenschap of kunst, wijst de organisa
tor der tentoonstelling ten genoege van de uitlenende instantie iemand aan, die in
het bijzonder belast wordt met het toezicht op de naleving der bepalingen, die in het
belang van de uitlening gemaakt zijn, alsmede de verpakking, tentoonstelling en te
rugzending van de uitgeleende archiefbescheiden.
12 De uitlenende instantie wordt op de uren, waarop de tentoonstelling geopend is,
kosteloos toegang verleend tot de door hem uitgeleende archiefbescheiden.
[212]
[213]
