Boekbespreking
Michael Cook - Archives and the computer. Butterworths Co, 146 biz., 12.50.
London, 1980; ISBN 0 408 10734 0
Slechts weinig archiefbeheerders zijn volledig op de hoogte van de mogelijkheden en de
praktische problemen die het gebruik van een computer bij het beheer van archieven,
zowel statische als dynamische, biedt. Iets meer archivarissen, wellicht ook maar een
handvol, hebben een vage notie van de toepassing van computers. Dit laatste is nu juist
te betreuren. Het is veelzeggend dat het in 1973 verschenen boek 'Computers in biblio
theek en documentatie' door D. van Bremen en L. Sicking nog steeds verkrijgbaar is.
Het snel groeiende gebruik van computers in de administratie zal niet halt houden bij
de deuren van de archiefbewaarplaats. Het is daarom zaak om enig inzicht te hebben in
het actief en passief gebruik van de computer om te voorkomen dat wij niet gehinderd
door kennis van zaken uitspraken doen die we maar beter voor ons hadden kunnen
houden. Het boekje van Michael Cook, als archivaris verbonden aan de universiteit
van Liverpool, beoogt een algemene inleiding te geven op de computer en zijn moge
lijkheden als een stuk gereedschap bij het beheer van archieven. Bewust wordt de toe
passing van de computer bij het doen van archief-onderzoek buiten beschouwing gela
ten. De aard van een aantal systemen voor geautomatiseerd archiefbeheer en hun ver
houding tot de klassieke methode wordt besproken. Cook geeft hierbij menige nuttige
aanwijzing in de trant van niet te trachten het wiel wederom uit te vinden maar gebruik
te maken van bestaande systemen en deze te beoordelen naar de toepasbaarheid bij het
eigen project. Minder zakelijk maar wel stimulerend zijn zijn opmerkingen omtrent het
kostenaspect. Hij acht versluiering van kosten legitiem en normaal. De haalbaarheid
van een project wordt op die wijze dus omgekeerd evenredig aan de vaardigheid van de
projectleider anderen voor de kosten te laten opdraaien. Er bestaat in feite geen inzicht
in de kosten van computerprojecten bij archiefdiensten. In de nederlandse museumwe
reld staat men er iets beter voor. Om een indruk te geven van de verhouding tussen di
recte en indirecte kosten wil ik wijzen naar het werk van de 'Commissie Documentatie
Nederlandse Maritieme Collecties'. In een onlangs uitgebracht rapport (J. P. van der
Voort - Van model naar werkelijkheid. Mardoc-publicatie nr. 3 Vlaardingen, 1980)
staat te lezen dat de directe computerkosten van verwerking van één document plm.
3,04 zijn, maar nemen wij de andere kosten in de berekening mee, als salaris van de
functionaris die het document moet beschrijven, zijn kantoorkosten enz., dan kost de
automatische verwerking het veertienvoudige, nl. 42,10. Voorzichtigheid is dus gebo-
[182]
den. Dit is ook het geval bij indexeren. Hier schuilt het probleem in het samenstellen
van de thesaurus, een lijst van voorgeschreven descriptoren die gebruikt wordt bij het
indexeren. Onverschillig of het gekozen systeem uitgaat van pre- of postcoördinatie bij
het verfijnd ontsluiten van bescheiden, de kwaliteit van de thesaurus bepaalt de kwali
teit van het eindproduct. Deze beschouwingen beogen niet de geïnteresseerde te ont
moedigen, integendeel, maar het is wel de bedoeling de realiteit niet uit het oog te ver
liezen.
Cook behandelt vervolgens een selectie van in Engeland en in de Verenigde Staten in ge
bruik zijnde systemen eensdeels ontworpen voor het beheer van dynamische archieven,
andersdeels ontworpen c.q. aangepast voor het beheer van omvangrijke verzamelingen
archieven zoals die berusten in het Engelse Public Record Office en in de Amerikaanse
National Archives.
Een apart hoofdstuk is gewijd aan het hoog gespecialiseerde terrein van het beheer van
geautomatiseerde archieven. In een lezenswaardige beschouwing passeren de bekende
vragen de revue. Wie moet dergelijke archieven beheren, de klassieke archivaris of spe
ciale beheerseenheden? Wie de beheersinstantie zal zijn, het blijven archiefbescheiden
die geraadpleegd moeten kunnen worden. Behalve de gebruikelijke problematiek van
selectie en vernietiging, stelt hier de bewaring bijzondere eisen en natuurlijk ook het le
zen. Geautomatiseerde archieven kunnen alleen geraadpleegd worden met behulp van
machines van dezelfde generatie als het databestand. De techniek staat echter niet stil,
zodat op een gegeven moment, en dat is doorgaans al heel vroeg aangebroken, het oude
databestand niet meer door de nieuwe machine kan worden gelezen.
U kunt het vergelijken met de ontwikkelingen die zich in de grammofoonplaten
industrie hebben voorgedaan. Hoevelen onder U hebben stapels 78-toeren platen van
de hand gedaan omdat ze niet meer afgespeeld konden worden?
Kortom, teneinde geautomatiseerde archieven raadpleegbaar te houden, staan ons twee
mogelijkheden ter beschikking. Eén is het databestand telkens overbrengen op een
nieuwe drager die aan de technische specificatie van de dan gangbare machine voldoet,
of samen met het databestand een machine overnemen die tot in lengte van dagen ter
beschikking van het bewuste databestand moet blijven. In het eerste geval gaat alles
goed totdat iemand een fout maakt en het databestand verloren gaat. In de loop van
een eeuw of wat komt zoiets echt wel voor. In het tweede geval zitten wij niet alleen op
gescheept met die oude machines, maar ook met nog oudere meegeleverde monteurs die
niet het eeuwige leven hebben. Geruststellende oplossingen als het basismateriaal of de
uitdraai bewaren, zijn sofismen. Het basismateriaal bewaren is gekkenwerk, alleen al
door de omvang ervan. De uitdraai bewaren geeft ook het kwantitatieve probleem en
bovendien is de uitdraai zo zonder meer niet begrijpelijker dan de opgeslagen gegevens
zelf. Om de gegevens te transformeren tot informatie moeten deze weer bewerkt wor
den als basismateriaal. Hetzelfde geldt voor de CIM- en COM-systemen (computer
input c.q. output on microfilm). Hier vervangt de microfilm de tape als informatie
drager.
Voldoende problemen dus om een fundamentele discussie niet uit de weg te gaan.
Cook besluit met een glossarium van technische termen, drie bijlagen, bevattende resp.
een overzicht van angelsaksische archiefsystemen, richtlijnen voor de selectie en be-
[183]
