Boekbespreking
Het inventariseren en indiceren van archieven geordend volgens het verbaalstelsel
opmerkingen naar aanleiding van de inventaris 'De archieven van het Comité te
Lande 1795-1798 en het Ministerie van Oorlog 1798-1810 (1813)' door H. A. J. van
Schie, Algemeen Rijksarchief, 's-Gravenhage, 1979, 169 blz.
Het is al weer zo'n vier jaar geleden, dat mevr. E. P. de Booy in het Archievenblad
(1976 p. 301-302) haar teleurstelling uitte over de omstandigheid, dat de inventarisatie
van projecten van lange adem, zoals de 19e eeuwse departementsarchieven, er bij het
Algemeen Rijksarchief zo 'bekaaid' afkwam, althans dat van deze archieven veelal
slechts getypte inventarissen beschikbaar waren. Met bovengenoemde inventaris is door
de Tweede Afdeling, ondanks alle commotie rond de verhuizing naar het nieuwe depot,
nu kennelijk een start gemaakt met het inlopen van deze achterstand. Te hopen is, dat
deze start spoedig wordt gevolgd door meer inventarissen van dit niveau.
De auteur had in dit geval zelfs niet te maken met een getypte inventaris, maar met een
handgeschreven exemplaar van de befaamde J. H. Hingman, nog daterend van kort na
de overname van de archieven in 1855 (sic). Daarin waren de archieven van het Comité
tot de Algemene Zaken van het Bondgenootschap te Lande en van het Ministerie van
Oorlog als één geheel beschreven, als betrof het hetzelfde orgaan, waarvan in 1798
slechts de naam veranderde. Aangezien de taak van het Comité veel ruimer was dan die
van het Ministerie van Oorlog het Comité is ook als voorloper van het Ministerie van
Financiën en van de Hoge Militaire Vierschaar te beschouwen heeft Van Schie te
recht beide archieven afzonderlijk beschreven, en zelfs een afzonderlijke nummering
gegeven. In het derde gedeelte van de inventaris zijn enkele deelinventarissen van
zelfstandige organen van het ministerie opgenomen, elk met een eigen nummering, wat
mij voor de depotbedienden echter minder makkelijk lijkt. In dit derde deel treffen we
ook aan een collectie stukken, afkomstig niet alleen van officieren van de Bataafse en
Hollandse Armee, maar ook van de Franse Armee.
Dat het publiceren van inventarissen van 19e eeuwse departementsarchieven zo lang
achterwege is gebleven, zal ook samenhangen met het feit, dat er bij archieven geor
dend volgens het verbaalstelsel, veelal bitter weinig te beschrijven valt. Als een archief
voor 95% bestaat uit een chronologische serie verbalen (c.q. minuut-besluiten of
minuut-brieven) met relatieven tot die verbalen (c.q. ingekomen stukken), aangevuld
met series agenda's en, soms, indices, dan is het een weinig spectaculaire bezigheid op
te sommen, dat inv.nr. 1000 bestaat uit het verbaal van 1-5 januari en nr. 1001 uit dat
van 6-10 januari. Dergelijke inventarissen beantwoorden ook allerminst aan het ver
wachtingspatroon van de onderzoeker, die vaak heimelijk verwacht, dat alle stukken
over zijn geliefde onderwerp bij de archivaris in één uittrekbare lade bij elkaar zitten.
De bladzijden 71-97 van de inventaris-Van Schie, waarin de inv.nrs. 254-1222 worden
beschreven, behoren dan ook zeker niet tot de meest opwindende lectuur.
[586]
De inventarisator had echter het 'geluk', dat zijn archief nog de nodige buiten-verbaal-
gehouden stukken bevatte, waarop hij zijn beschrijvingslust kon botvieren. Toch zou
de inventaris, wanneer het geheeljzich daartoe had beperkt, wat mager zijn uitgevallen.
Archieven als deze vereisen een uitvoerige toelichting over wat men erin kan verwach
ten en hoe men de stukken kan opzoeken. Het is immers niet meer mogelijk in verband
met de toegenomen stroom onderzoekers dit allemaal aan elk van hen persoonlijk uit te
legger Van Schie heeft dan ook terecht gekozen voor een uitvoerige inleiding, waarin
de organisatie en met name ook de registratuur duidelijk wordt uiteengezet. Erg handig
zijn daarbij de onderzoekschema's op p. 23, 64 en 66, die aangeven hoe men van
hoofdenlijst via index en agenda naar het verbaal en de ingekomen stukken zijn weg
kan vinden. Jammer is dat dit exposé niet met enige illustraties kon worden verduide
lijkt. Nuttig zijn ook de richtlijnen hoe stukken uit deze archieven aan te vragen en hoe
te citeren; enige uniformiteit bij het citeren in bronnenlijst of in de noten is bepaald toe
te juichen.
Alvorens over te gaan naar de ook in de inventaris opgenomen 'Systematische Hoof-
denlijsten' nog enkele detailopmerkingen over inleiding en inventaris. De omvang van
de diverse archieven is niet vermeld, een gegeven dat evenmin is te achterhalen in De
Rijksarchieven in Nederland (1973) deel I p. 49. De even paginanummers 4-24 en 128-
168 vinden we op de rechterkant, de pagina's 26-124 weer op de linkerzijde van de in
ventaris. Op blz. 65 valt te lezen, dat de relatieven (ingekomen stukken) zijn geborgen
op datum van afdoening ('factum') en dat de onafgedane ingekomen stukken tot een
aparte serie zijn gevormd (nrs. 1260-1271): bij de gebruiker zou de vraag kunnen rijzen
op welke datum deze laatste groep dan wel is geborgen. Hoofdstuk I A, getiteld 'Afde
lingsverbalen 1798-1800' (p. 71, nrs. 1-253) is onderverdeeld in subrubrieken als 'Gene
raal Bureau' en 'Departement van Burgerwapening', maar de nrs. 1-26 zijn niet onder
een subrubriek gebracht en vallen zo tussen wal en schip in.
De inventarissen van het Comité te Lande en van het Ministerie van Oorlog worden elk
gevolgd door een 'Systematische Hoofdenlijst', die op het eerste gezicht lijkt op de ge
bruikelijke index op een inventaris, maar dat bepaald niet is. De in de hoofdenlijst ge
bruikte trefwoorden refereren nl. niet naar zaken, plaatsen of personen zoals die voor
komen in de door de inventarisator gemaakte beschrijvingen, maar ze zijn ontleend aan
de destijds door de administratie zelf gemaakte indices. Evenmin is er overeenkomst
met het type zaakindex zoals dat de laatste jaren is toegepast door de Provinciale Ar
chiefinspectie in Zuid-Holland, waarbij van een serie resoluties in eerste instantie een
uitvoerige tafel wordt vervaardigd en aan de hand daarvan een zaakindex, soms in de
vorm van één lange alfabetische lijst van trefwoorden, soms primair met een verdeling
in een aantal rubrieken c.q. onderwerpen van bestuur of taakonderdelen. Deze laatste
variant heeft het voordeel, dat het aantal 'zie' en 'zie-ook' verwijzingen beperkt kan
blijven, omdat verwante onderwerpen bij elkaar staan. (Opmerkelijk genoeg is aan de
ze waardevolle Zuidhollandse publicaties in het NAB nimmer aandacht besteed: kenne
lijk wordt de problematiek rond het maken van nadere ingangen op archieven in de
praktijk én bij de opleiding nog altijd onderschat).
Van Schie groepeerde de aan de indices van de jaren 1795-1810 ontleende trefwoorden
volgens een door hem ontworpen rubriekenschema, 'naar de belangrijkste taken' van
[587]
