De verantwoording van ordeningsbeslissingen
Geraadpleegde literatuur
S. Muller, J. A. Feith, R. Fruin. Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven
z.pl. 1898, Groningen 19202.
W. J. Formsma. Het inventariseren van archieven. In: Nederlands Archievenblad 77 (1973)
p. 1-80; vooral pag. 12-15.
J. L. van der Gouw, H. Hardenberg, W. J. van Hoboken, G. W. A. Panhuysen.
Nederlandse Archiefterminologie. Zwolle 1962 (NAT).
Basis Archiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale administraties. Uitge
geven door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, z.pl. 1971.
Universele Decimale Classificatie, Nederlandse uitgave, 12de druk, aanpassing 1978 Den
Haag. Inleiding.
J. A. Zaalberg. Decimale Index, z.pl., z.j. ('Het gele boekje'). Inleiding.
R. A. D. Renting. Inventaris der archieven van de voormalige gemeente HilUgersberg.
Rotterdam 1962.
W. van Muiken. Inventaris van de archieven der gemeente Horst. Maastricht 1977.
SUMMARY
Making inventories of archives, arranged according to a decimal classification of
subjects.
The author gives an account of proceedings of teachers of arrangement and description
of archives at the Rijks Archiefschool in The Hague (for future archivists) and at a
secondary course (for officers of the current administration, who are to treat the
archives before the transfer to the archives office).
The subject is how to make an inventory of an archive, for the greater part consisting
of files, arranged according to a decimal classification of subjects. The decimal arran
gement of files is the usual system of the public administrations in the Netherlands in
the present days. The usual archivistical theory based on Muller-Feith-Fruin, Manual
for the Arrangement and Description of Archives, New York 1968 (Dutch edition
1898), is in some respects defective in the case of the modern method of arrangement,
not in use for archives in 1898. However, the teachers conclude, that the principles of
the Manual generally are applicable to these modern archives as well, and that only
some practical modifications are necessary. Some examples from municipal archives
are given, to show how the practice should be.
Some remarks are made about the treatment of non-archival documentation collec
tions.
[566]
Ordeningsbeslissingen
De inventaris is een wegwijzer voor de onderzoeker in een archief1. Hij dient hem als
gids en biedt hem een kader waarin de stukken zullen moeten worden gelezen. Tot dat
doel stelt de archivaris de inventaris van een archief samen. Doordat de volgorde der
nummers in de inventaris in de meeste gevallen identiek is aan de orde in het archief,
wordt voorkomen, dat deze orde ten gevolge van het gebruik weer teniet gaat. De on
derlinge verhouding der archivalische eenheden2 wordt in de inventaris vastgelegd.
In dit artikel wil ik ingaan op bepaalde aspecten van het ordenen. Ik stel hierbij voorop
dat ik het daadwerkelijk verrichten van een ordeningshandeling beschouw als een direct
uitvloeisel van een rationele, op de archivistiek gebaseerde beslissing. Een ordenings
handeling wordt gebaseerd op een ordeningsbeslissing. Ik zou dit begrip willen invoe
ren, omdat het m.i. goede diensten kan bewijzen bij het operationeel maken van het be
grip 'ordenen'. De archivaris neemt ordeningsbeslissingen met betrekking tot het ar
chief in zijn geheel, de afzonderlijke archivalische eenheden binnen het archief en de sa
menhang tussen die eenheden. De grondslag voor een ordeningsbeslissing is steeds een
in de archivistiek geldend ordeningsbeginseP.
Tijdens de inventarisatie neemt de archivaris zeer uiteenlopende beslissingen die alle or
deningsbeslissingen zijn. Zo beslist hij over de afbakening van het archief ten opzichte
van andere archieven en verzamelingen (vermenging met andere archieven, caesuren)
en over de volledigheid van het archief. Vele malen beslist hij over de vraag of een hoe
veelheid stukken moet worden opgevat als een afzonderlijke archivalische eenheid, of
dat zij geheel of ten dele een onderdeel vormt van een andere eenheid. Ook over de
vraag of een eenheid in het archief gehandhaafd moet blijven dan wel eruit moet
worden verwijderd ter vernietiging of ter plaatsing in het archief van herkomst, moet
telkenmale worden beslist. De archivaris moet het door de archiefvormer gehanteerde
ordeningsstelsel onderkennen en beslissen in situaties waarin de archiefvormer niet
voortdurend en in alle onderdelen het stelsel consequent heeft toegepast. Zelfs kan het
voorkomen, dat de archivaris moet beslissen dat het stelsel dat de archiefvormer heeft
gekozen, niet in het archief gehandhaafd kan blijven. Ik meen, dat ook de beslissingen
die hij neemt bij het ineenzetten van de inventaris moeten worden beschouwd als
1 Zie W. J. Formsma, Het inventariseren van archieven, NAB 1973, jrg. 77, blz. 32.
2 Zie voor dit begrip Formsma, o.c. blz. 68.
3 Zie J. L. van der Gouw, H. Hardenberg, W. J. van Hoboken en G. W. A. Panhuysen, Neder
landse Archiefterminologie, Archivistica no. 2, Zwolle 1962, nrs. 82 e.v.
[567]
