Bij het beschrijven van series handelt men overeenkomstig:
11-20 Notulen gemeenteraad. 1917-1967. 10 delen.
N.B. Zie voor de periode 1968-1969 het archief van na 1969.
11. 1917-1922; etc.
In dit geval is een verwijzing ook op zijn plaats, omdat series niet altijd worden voort
gezet, en omdat het belang van de stukken voor de raadpleger dat vereist.
Ook bevatten dossierinventarissen vaak beschrijvingen met technische of administratie
ve begrippen of afkortingen, die voor de registrator wel, maar voor derden niet begrij
pelijk zijn; deze moeten we uiteraard verklaren.
Daar ongeveer 75% van een secretariearchief voor vernietiging in aanmerking komt,
kan een groot gedeelte van de dossieromschrijvingen vervallen. Uit overigens te bewa
ren mappen kan vaak zoveel worden vernietigd, dat de omschrijving moet worden ge
wijzigd.
Verder ontbreekt in de dossierinventaris de inleiding (geschiedenis van het gemeente
bestuur, van de registratuur en het archief, verantwoording van de inventarisatie).
Dit alles maakt het onvermijdelijk, de dossierinventaris in zijn geheel te vervangen. De
oorspronkelijke dossierinventaris kan zijn waarde behouden als systematisch overzicht
van vernietigde stukken; daar hij aan de definitie van een archiefstuk voldoet, is hij als
hulpmiddel voor de administratie in de inventaris op te nemen onder het codegetal voor
archief (-2.07.353.221), zodra hij voor de administratie heeft afgedaan.
2.5 Volgorde van de beschrijvingen binnen de rubrieken,
gebruik van koppen en codegetallen
Een gegeven, dat altijd in dossierinventarissen voorkomt, is het codegetal of classifica
tienummer. Een probleem is ook het gebruik van koppen voor de aanduiding van de
sub-rubrieken en de volgorde van de beschrijvingen binnen de rubrieken.
Het volgende voorbeeld illustreert dit (drie afdalende koppen voor één beschrijving); de
codegetallen tussen haakjes dienen hier slechts ter toelichting van de voorbeelden;
voorts zijn met opzet verschillende systemen van interpunctie gehanteerd.
ECONOMISCHE AANGELEGENHEDEN (-1.82)
Bankwezen (-1.825)
Banken van lening (-1.825.3)
253. Stukken betreffende de Bank van lening. 1930-19381 omslag.
Het betreffende archief bevat slechts één permanent te bewaren nummer onder de
hoofdrubriek 'Economische aangelegenheden' en de tussenkop 'Bankwezen' kan dan
ook gevoeglijk achterwege blijven.
Een ander voorbeeld:
[560]
ECONOMISCHE AANGELEGENHEDEN
Bodemproduktie
Algemeen
241. Verslagen betreffende de landbouw 1930-1936
Akkerbouw
242. Dossier betreffende de ruilverkaveling 1953-1958
243.
244.
Bosbouw
245.
246.
247.
Zuiveiproduktie
248. Stukken betreffende de Coöp. Zuivelfabriek te
1935-1948
(-1.82)
(-1.823)
1 pak.
1 omslag.
(-1.823.2)
(-1.823.61)
1 omslag.
In het laatste geval is opzettelijk één subrubriek (-1.823.6 Produkten der huisdieren)
overgeslagen en de titel aangepast (de code geeft op: 'Zuivelbereiding en zuivelproduk-
ten' zodat ook bijv. de wetgeving op dit gebied hier geplaatst kan worden).
Onder -1.78 zijn aangetroffen over een groot aantal mappen verdeelde circulaires en
opgaven betreffende de bescherming tegen allerlei gevaren. Deze zijn vrijwel zonder
uitzondering binnen tien jaar vernietigbaar; wanneer deze bewerking is uitgevoerd blij
ven alleen de stukken betreffende de brandweer over. '-1.78 Openbare veiligheid' is dan
de hoofdtitel van de rubriek, met als specificatie '-1.784.3 Brandweer'. De tussenscha
kel 'Bescherming tegen gevaren' laat men dus achterwege.
Onder -1.85 Volksontwikkeling en opvoeding. Religie, vindt men bij -1.855 een uitge
werkte onderverdeling van diverse takken van sport: -1.855 Feesten, Plechtigheden. Li
chamelijke opvoeding. Sport. -1.855.3 is dan: Sport en spel; verdere specificatie:
-1.855.36 Spel. Athletiek. Gymnastiek; -1.855.363 Balspelen, en tenslotte:
-1.855.363.25 Volleybal.
In een kleine gemeente komt bijvoorbeeld alleen het dossier betreffende het principe
besluit om de Volleybalvereniging Hands up te subsidiëren voor permanente bewaring
in aanmerking. Men kan dan volstaan met de koppen -1.855.3 Sport en Spel, en
-1.855.363.25 Volleybal.
De vraag of men de codegetallen in de inventaris moet handhaven komt hieronder aan
de orde.
In het archief van de gemeente Oosterhesselen (Dr.) komen uit de onderwerpen
-1.823.116 t/m -1.823.61, een onderdeel dus van 'bodemproduktie', de volgende om
slagen voor (in enigszins gewijzigde vorm):
[561]
