3. Opschriften op de tabstroken in de dossiers; opneming hiervan in de dossier
inventaris is helaas niet algemeen gebruikelijk.
4. Het magazijnnummer staat doorgaans rechts op de bladzijde, maar als de dossiers
op volgorde van de code worden weggezet (dus met tussenruimte voor later af te
voeren stukken), dan ontbreken de magazijnnummers.
De materiële aanduiding ontbreekt.
In de dossierinventaris maakt men in de praktijk geen onderscheid tussen dossiers en in
mappen gebundelde niet zaaksgewijs geordende 'stukken betreffende'; men vermeldt
uitsluitend zaak of onderwerp van de stukken, die zich in één omslag bevinden; bij
splitsing van één dossier betreffende één zaak, vermeldt de dossierinventaris twee map
pen. Bijvoorbeeld: 'totstandkoming school x te y', wordt gesplitst in 'ontwerp', 'aan
besteding', en 'bouw', of, eenvoudiger, met ingang van een bepaalde datum afgesloten.
Niettemin blijft het één zaak, dus één dossier, verdeeld over twee of meer omslagen, die
echter in de dossierinventaris apart worden vermeld. Stukken over de financiering van
de bouw van de school zullen in het algemeen een apart dossier vormen. Een ander ge
val doet zich voor bij bijvoorbeeld de aanvragen voor diverse vergunningen. Ieder geval
is uiteraard één zaak, maar uit overwegingen van tijd- en materiaalbesparing voegt men
een aantal van deze zaken door tabstroken gescheiden in één map samen. In zo'n geval
krijgt men dus bijvoorbeeld 'dossiers inzake verlening van hinderwetvergunningen' in
één omslag. Voegt men de stukken chronologisch in één map, dan heeft men geen ver
zameling dossiertjes maar een bundel 'stukken betreffende' een bepaald onderwerp. De
term verzameldossier vermijde men voor beide gevallen.
Het onderscheid is aldus het eerst geformuleerd door H. J. van Meerendonk bij de ope
ning van de cursus WA 1979/1980 op 25 april 1979.
Het gebruik van de term 'personeelsdossier' is niet aan te bevelen. Zou men het wel
doen, dan moet men alle andere dossiers van een voorvoegsel voorzien ('object-, zaak
dossiers').
In het voorgaande is er vanuit gegaan, dat de term 'dossier' inderdaad in de eigenlijke
beschrijving van de stukken wordt vermeld dus 'Dossier inzake..., 1 (of meer)
omslag(en)'. Hiertegen wordt wel aangevoerd dat 'dossier' op de eerste plaats een ma
teriële aanduiding is, en een ordeningskenmerk toevoegt, maar juist geen redactionele
vorm is, zoals 'brief' of 'notulen'. Men zou volgens die opvatting moeten beschrijven:
Stukken betreffende.1 dossier'. Of het om een zaak dan wel een onderwerp gaat,
moet dan uit de kwaliteit van de beschrijving blijken. Deze opvatting gaat uit van de
ongefundeerde vóór-onderstelling, dat men geen ander kenmerk dan de redactionele
vorm in de beschrijving mag vermelden, en de beschrijving ook slechts met de redactio
nele vorm mag aanvangen. Het voornaamste praktische bezwaar tegen deze oplossing is
het geval dat één dossier over meer omslagen is verdeeld. Men zou dan moeten beschrij
ven:
'Stukken betreffende.1 dossier in x omslagen'.
[558]
Het bezwaar, dat 'dossier' geen redactionele vorm is, maar een materiële aanduiding, is
niet erg overtuigend. Ook 'register' heeft een materieel aspekt, en ook verbaal bevat
een ordeningskenmerk.
Tenslotte: bij de materiële omschrijving moet men geen ordeningskenmerk meer toe
voegen.
Ook in de Handleiding (par. 86) wordt het onderscheid dossier en bundel behandeld.
Deze laat zich er echter niet expliciet over uit, of beide begrippen al dan niet als materië
le omschrijvingen mogen of moeten worden gebruikt; maar waarschijnlijk achtten de
auteurs dit wel correct. Het geval, dat de stukken betreffende één zaak over méér dan
een map verdeeld waren, deed zich toen echter niet of nauwelijks voor. Het begrip
'bundel' wordt in de moderne administratie niet gebruikt.
De dossiers uit de Handleiding zijn procesdossiers en stukken die hebben gediend tot
een rapport (par. 26), maar een grotendeels volgens het dossierstelsel gerangschikt
bestuursarchief kende men toen nog niet.
In de dossierinventaris ontbreken voorts verwijzingen naar bescheiden, die zich bevin
den in dossiers, in hoofdzaak daterende van na de beschreven periode; deze bescheiden
bevinden zich vaak nog in het dynamisch archief. Verwijzingen behoeven in het alge
meen slechts te worden aangebracht als er over een vrij lange periode stukken in het
meer recente archiefbestanddeel zijn. Men kan verwijzen als volgt:
a. Er zijn andere dossiers in het archief betreffende hetzelfde onderwerp; in dit geval
kan de verwijzing in een noot. Voorbeeld uit een archief dat de periode 1920-1969
beslaat.
j_3 Dossiers inzake de bouw van scholen. 1915-1965. 3 omslagen.
N.B. Zie voor de school te Oosterveld (1959-1972) het archief na
1969.
1. School te Noorderveld. 1915-1921;
2. School te Berkenbosch. 1920-1928;
3. School te Zuiderveen. 1938-1941.
Is het dossier betreffende de school van 1915-1921 per 1-1-1920 gesplitst en in het
jongste gedeelte een verwijzing geplaatst naar het oudste, dan behoeft men de verwij
zing niet in de inventaris te vermelden.
b. Er zijn geen andere dossiers of andere stukken in het archief betreffende hetzelfde
onderwerp; in dit geval gebruikt men blanco-nummers.
Voorbeeld uit hetzelfde archief.
Kadastrale leggers. 1888-1975.
N.B. Zie hiervoor het archief van na 1969.
[559]
