Ieder die met overgebrachte en niet overgebrachte archieven gelijkelijk te maken heeft,
weet dat de overgang van welk stelsel ook (agendastelsel, vroeg 20-ste eeuws rubriek
stelsel) op het dossierstelsel ongetwijfeld de meest ingrijpende verandering in beheer
heelt meegebracht sinds 1814. Ook in de series moet dan eveneens in principe met het
jaar van invoering van het dossierstelsel een splitsing worden aangebracht. Aangezien
wij ons tot statische archieven beperken, betekent dit in de praktijk, dat het te inventa
riseren archief de periode ca. 1910-1970 kan omvatten, of een gedeelte daarvan.
Indien binnen deze periode van één bepaald ordeningsstelsel of code op een andere is
overgegaan, zal dit opnieuw tot een scheiding van perioden aanleiding geven Ook
komt het veel voor, dat men na in 1923 de code te hebben ingevoerd, op een bepaald
moment, bijvoorbeeld per 1 januari 1955, zo veel mogelijk dossiers heeft afgesloten en
met een nieuwe reeks dossiers is begonnen. Deze beide door de administratie aange
brachte periodiseringen moet men respekteren, tenzij de splitsing inkonsekwent is uit
gevoerd, of de bestanddelen van beide perioden slechts zeer weinig omvangrijk zijn In
deze gevallen is de overzichtelijkheid van zowel archief als inventaris het meest gediend
met een samenvoeging.
Een dossier bevat alle stukken betreffende een zaak, een geheel van binnen een zekere
tijd ten aanzien van een bijzonder geval gestelde handelingen. Deze 'zekere tijd' be
hoeft zich natuurlijk niets aan te trekken van het moment van invoering van een ander
ordeningsstelsel: een zaak kan dateren van vóór de invoering van het dossierstelsel, of
geëindigd zijn na het aanbrengen van een chronologische splitsing, of zelfs nog in be
handeling zijn, terwijl hij vóór het eindjaar van de inventaris is aangevangen. Voorbeel
den zijn: de bouw van een school, de aanleg van een weg, begonnen vóór, maar gereed
gekomen in de periode, bestreken door de inventaris.
Overeenkomstige komplikaties doen zich voor bij splitsingen in de series. De delen met
notulen trekken zich doorgaans weinig aan van de invoering van het dossierstelsel. Be
groting, rekening en bijlagen zijn doorgaans in een eerder jaar opgemaakt, dan dat zij
zijn goedgekeurd, resp. vastgesteld. Kadastrale leggers, omstreeks 1890 opnieuw opge
maakt, zijn tot ca. 1975 bijgehouden. In al deze gevallen moet men uitgaan van het
tijdstip, waarop het betreffende stuk door de administratie is opgemaakt of ontvangen.
Wanneer een deel of dossier pas na afsluiting van het archief is afgesloten, moet men
het soms wel in de inventaris vermelden, hetzij als blanco nummer, hetzij in een N.B.
Op de typografische vormgeving hiervan komen wij hieronder terug. Wanneer de zaak
voor de invoering van het dossierstelsel is begonnen, maar de eindbeslissing valt na dit
tijdstip, dan beschrijft men de stukken, zoals zij inderdaad aanwezig zijn, en neemt
men in de inventaris van het oudere archiefgedeelte de verwijzing naar het jongere op.
Veel gemeenten hebben een tijdlang alfabetische rubriekenstelsels gebruikt. Voorzover
de trefwoorden adequaat zijn gekozen en konsekwent zijn gehanteerd en het archief
bestanddeel een omvang van enige betekenis heeft, moet men deze ordeningsmethoden
respekteren.
Na selektieve vernietiging aan de hand van de vernietigingslijst uit een bundel stukken
betreffende een onderwerp (bijv. 'onderwijs'), blijven overigens zeer vaak slechts één
of slechts enkele zaken ('instelling commissie x', 'subsidiëring bijzondere school y')
over.
[552]
Als de uitgaande stukken in registers zijn afgeschreven, is een zaaksgewijze (her-)orde-
ning per definitie onmogelijk; een dossier bevat alle stukken over een zaak, niet alleen
de ingekomen stukken. T.a.v. de ingekomen stukken moet men dan ook de oorspron
kelijke orde respekteren en zo mogelijk rekonstrueren.
2.3 Hoofdindeling van het archief
In principe bevat de huidige code-VNG de mogelijkheid, om ook series en stukken van
algemene aard daarbinnen te ordenen. Oorspronkelijk was de code alleen voor de dos
siers (correspondentie) bedoeld. Vooral uit de toelichtingen bij de codegetallen voor ge
meenteraad (-2.07.51), college van burgemeester en wethouders (-2.07.52) en regeling
en vaststelling der bestuurs- en beheershandelingen (-2.07.7) blijkt echter, dat de
auteurs van deze code op die plaats de notulen van de beide bestuurscolleges, resp. de
gemeentebladen 'als verzameling' in het archief willen opbergen, dus mits zij niet op
een speciale zaak betrekking hebben; in dit laatste geval moet het codegetal voor het
onderwerp gebruikt worden. Hiertegen is als bezwaar ingebracht, dat stukken gevormd
in series, stukken van algemene aard, niet zaaksgewijs geordend kunnen worden en dat
men de genoemde onderwerpsindeling slechts moet gebruiken voor stukken betreffende
de wijze van notuleren en verslagleggen (bijv. overeenkomst met een verslagleggings
bureau, instruktie voor een notulist, kontrakt met de drukker van het gemeenteblad).
Dit standpunt is opnieuw onder de aandacht gebracht door H. J. van Meerendonk.
In veel dossierarchieven zijn deze notulen, vooral als de gemeente deze niet liet inbin
den, wel op het codegetal opgeborgen.
Een exemplaar van de serie gemeentebladen behoort eveneens tot de stukken van alge
mene aard. Als stukken van algemene aard moet men slechts aanmerken die series no
tulen en verslagen, die door het gemeentebestuur in kwestie zelf zijn opgemaakt. De af
schriften van notulen, van elders ontvangen, treft men in het archief aan 'naar hun doel
geklasseerd' en daar moeten zij ook blijven, voorzover zij niet voor vernietiging in aan
merking komen. Voorbeeld: de notulen van het bestuur van de vleeskeuringskring (te
plaatsen bij -1.773.1) en stukken ontvangen van andere gemeenschappelijke regelingen
of stichtingen waarin het gemeentebestuur deelneemt. Andere niet als dossiers georden
de bestanddelen: de serie rekeningen, de serie begrotingen, de vervallen dossierinventa
ris zelf, de agenda's van ingekomen en verzonden stukken hulpmiddelen voor de
administratie, niet meer de 'ruggegraat van het archief' zoals in de 19e eeuw), de
bevolkings- en de kadastrale administratie kunnen onder de desbetreffende rubrieken
tussen de dossiers worden beschreven.
Bijzondere agenda's, bijvoorbeeld voor het registreren van aanvragen voor diverse ver
gunningen, plaatst men eveneens naar doel in dezelfde rubriek als de vergunningen;
veelal zijn deze echter vernietigbaar.
Met door ambtenaren vervaardigde hulpingangen op bepaalde archiefbestanddelen,
handele men overeenkomstig.
Dat zij eventueel op een andere wijze en niet tussen de dossieromslagen worden opge-
[553]
