burgerlijke stand is wel, dat er een aantal dossiers uit het secretarie-archief, waarin ook
de stukken van de ambtenaar van de burgerlijke stand zich plegen te bevinden (met uit
zondering van de registers, die meestal apart zijn opgesteld) moeten worden gelicht, om
tezamen met de registers het archief van de ambtenaar van de burgerlijke stand te gaan
uitmaken. Dit betreft natuurlijk alleen de (vrijwel alle vernietigbare) stukken betreffen
de de taakuitoefening, niet die betreffende de benoeming van de ambtenaar.
Iets anders ligt het met de kadastrale administratie. Deze bestaat meestal uit twee ge
deelten; (1) de oorspronkelijke en suppletoire aanwijzende tafels, de kadastrale leggers
en de bijbehorende ingangen; deze zijn in dubbel aangelegd door de Dienst van het ka
daster en de openbare registers, waarbij één serie krachtens wettelijk voorschrift voor
de gemeenten bestemd is; deze serie behoort dan ook tot het archief van het gemeente
bestuur, onder beheer van de gemeentesecretaris of de direkteur van openbare werken,
indien het beheer aan hem is toevertrouwd; (2) het tweede onderdeel bestaat uit dubbe
len of afschriften van de kadastrale plans; deze behoren in principe, na vervallen, aan
de rijksdienst te worden teruggezonden, maar vaak gebeurt dat niet. Zij zijn dus niet
bestemd om te berusten, en moeten, indien zij om welke reden dan ook nog bij de ge
meente zijn gebleven, als 'achtergebleven archiefbescheiden' buiten het eigenlijke secre
tarie-archief worden geplaatst.
Wat betreft de diensten, bedrijven, commissies en andere werkverbanden zijn er theo
retisch twee mogelijkheden.
De eerste is, dat door de registratuurafdeling, hoewel het om afzonderlijke gemeentelij
ke organen gaat, alle stukken van andere onderdelen dan de secretarie in engere zin, in
één archiefbestand zijn ondergebracht. Men vindt dan bijvoorbeeld de notulen van de
(raads)commissie van bijstand voor de publieke werken in de map naast de maand
verslagen van de direkteur publieke werken (die dan verder geen eigen archief bijhoudt)
onder hetzelfde codegetal in het archief, dat is gevormd onder beheer van de gemeente
secretaris. Hetzelfde geldt voor de archieven van allerlei commissies en werkgroepen;
de secretarissen houden geen originele verslagen of correspondentie bij, hoogstens niet-
ambtshalve opgemaakte kopieën. In zo'n geval worden de ingekomen en uitgaande
stukken veelal in de centrale agenda geadministreerd. Op grond van het structuurbegin
sel (NAT 82) moet men dit door de administratie ingebrachte systeem respekteren, en
mag men slechts inkonsekwenties verbeteren.
De Handleiding (par. 16 en par. 21) kende dit ordeningsstelsel nog niet voor op dat mo
ment al statische archieven, maar bestrijdt slechts herordening of vermenging van ar
chieven volgens het pertinentiebeginsel achteraf.
De tweede mogelijkheid is, dat de organisatie van het bestuur wél volledig in de struk-
tuur van het archief tot uiting komt; de diensten en bedrijven hebben hun eigen archie
ven gevormd, de secretarissen van de commissies brengen hun archieven na 50 jaar over
naar de gemeentelijke bewaarplaats of na opheffing van de commissie naar de gemeen
tesecretarie. Deze archieven bevatten o.a. minuten van aan het bestuurscollege toege
zonden stukken; de expedities worden als waren zij van buiten de gemeentelijke instel
lingen afkomstig door de gemeentesecretaris geagendeerd. Ook in dit geval moeten
slechts de inkonsekwenties worden weggewerkt.
[550]
Tussen deze twee uitersten bestaan uiteraard vele tussenvormen. Vaak worden deze in
gegeven door de ruimtelijke scheiding van de onderdelen van het bestuur; aparte ge
bouwen, grote loopafstanden. In alle gevallen geldt: de oude struktuur van het archief,
niet het feit, dat het juridisch gezien afzonderlijke instellingen betreft, bepaalt de orde
ningsmethode (Handleiding par. 50).
Moeilijker ligt de beslissing ten aanzien van diverse vormen van dokumentatie zoals pu
blicaties in dagbladen, tijdschriftartikelen, overdrukken, enz. die in de vorm van knip
sels in de dossiers terechtkomen.
De publicatie van een mededeling betreffende een voorbereidingsbesluit bij een bestem
mingsplanprocedure maakt dit raadsbesluit pas rechtsgeldig en het betreffende knipsel
uit de Staatscourant behoort dan ook in het dossier te blijven. Een krantenknipsel be
treffende de opening door de burgemeester van een schoolgebouw, is een meer vrijblij
vende zaak, zo'n knipsel kan dan ook uit het dossier worden verwijderd. Criterium is
de functie die een knipsel in de besluitvorming heeft gehad. Tussen het knipsel en de
rest van het dossier moet een direkt oorzakelijk verband te onderkennen zijn.
Mutatis mutandis geldt hetzelfde voor afschriften of kopieën van elders berustende
stukken, ongeacht het ontwikkelingsstadium van het gekopieerde stuk.
Tenslotte is ook twijfel geuit over neveningangen, door ambtenaren op eigen initiatief
opgemaakt ter vervulling van hun taak. De meerderheid van de docenten is van me
ning, dat dergelijke neveningangen, ook al zijn zij niet wettelijk voorgeschreven,
ambtshalve zijn opgemaakt en dan ook als archiefstukken zijn aan te merken. Een min
derheid vindt, dat het geen archiefstukken zijn, omdat de ambtenaar ze vrijelijk zou
mogen vernietigen.
De uit of van het archief afgezonderde documentaire stukken, die wij definitief de sta
tus van archiefstukken hebben ontzegd, kan men in een bijlage tot de eigenlijke inven
taris beschrijven, of zonder verdere verwijzigingen in de bibliotheek of andere verzame
lingen opnemen. Ook hier geve de relevantie voor en het goede begrip van het archief
de doorslag.
Een juridisch handboek dat door de behandelende ambtenaar voortdurend met de
hand is bijgewerkt, totdat de volgende druk verschenen is, kan bij het gebruik van het
archief onmisbaar zijn. Ook zullen knipselcollecties niet volstrekt willekeurig zijn aan
gelegd.
Ook voor stukken met een documentair karakter geldt dus, dat zij ambtshalve moeten
zijn ontvangen of 'opgemaakt', indien wij deze als archiefstukken willen erkennen.
2.2 Periode-indeling
Het volgende probleem, is dat van de onderscheiding van archieven van één be
stuursinstelling in perioden. 'Als beginsel van de scheiding behoort te worden aan
genomen. de laatste belangrijke verandering van beheer'. (Handleiding par. 14).
[551]
