Inventarisatie van archieven, gevormd volgens het dossierstelsel
Werkbesprekingen van docenten ordenen en beschrijven.
1. Inleiding
Zowel bij de opleidingen tot hoger en middelbaar archiefambtenaar aan de Rijks Ar-
chiefschool als bij de cursus Voortgezette Vorming Archiefbeheer (V.V. A.), opgezet in
nauwe samenwerking tussen S.O.D. en Rijks Archiefinspektie, wordt aandacht besteed
aan de inventarisatie van dossierarchieven.
Bij de opleiding van de Rijks Archiefschool gaat het om overgebrachte archieven, bij
de V.V.A. om nog bij de administratie berustende archieven, die voor overbrenging ge
reed moeten worden gemaakt.
De problematiek bij inventarisatie verschilt slechts in zoverre dat bij de nog niet overge
brachte archieven ook de (eventueel achterstallige) vernietiging betrokken wordt. Bij
overgebrachte archieven is dit doorgaans niet het geval. Teneinde de uniformiteit bij de
inventarisatie van dossierarchieven te bevorderen en voorts om een gedeelte van het
vakgebied te ontwikkelen, waarmee de Handleiding (1898) zich nog niet bezig kon hou
den, heeft een aantal werkbesprekingen plaatsgevonden tussen de docenten ordenen en
beschrijven van de Rijks Archiefschool en de docenten van de V.V.A. op 27 maart,
14 juni en 23 november 1979 en op 7 mei en 25 juni 1980.
De deelnemers waren de heren Boon, Bordewijk, Hartong, Meeuwissen, Van Meeren-
donk, Van Nienes, Otten, Den Teuling, Van de Vegte en Wieland.
Tijdens de vergadering van 23 november 1979 werd besloten een samenvatting van het
besprokene te publiceren. Deze werd geredigeerd door A. J. M. den Teuling. Wij ho
pen hiermee een discussie op gang te brengen.
Het betreffende archiefstelsel is het dossierstelsel (zaaksgewijze ordening).
Bij de rangschikking van de dossiers volgt men als regel de indeling van de Code-VNG
(systematisch gerangschikte onderwerpsomschrijvingen) van de gemeenteadministratie
voorafgegaan door cijfercombinaties volgens het decimaal stelsel.
De oorsprong van deze decimale indeling ligt in het werk van de Amerikaan M. Dewey,
de 'Dewey's Decimal Classification' (DDC, 1876). Van de Franse, door het Institut In
ternational de Bibliographie te Brussel onder leiding van Paul Otlet verder ontwikkelde
versie hiervan is in 1908 door J. A. Zaalberg in zijn ontwerp voor een archiefcode voor
de Nederlandse gemeenten (Decimale Indexz.pl., z.j.) gebruik gemaakt. Hij bewerkte
daarin de groepen 351 en 352. Deze is verbeterd in de code VNG (1922). De thans in ge
bruik zijnde Basisarchiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale admi-
[548]
nistraties (uitgave VNG 1971, herdruk 1979), is mede gebaseerd op de editie van 1922
en de verder ontwikkelde classificatie van Otlet, n.l. de Classification Décimale Univer-
selle (1927-1931), in het Nederlands bekend als UDC.
Voor technische diensten van gemeenten verdient ook de code van het NOB1N (Nider)
vermelding, terwijl de waterschapsarchieven in het algemeen de code van de Unie van
Waterschappen volgen.
Een eerste probleem is, dat naast de in dossiers geordende archiefbestanddelen bij de
meeste instellingen ook andere dan in dossiers geordende onderdelen voorkomen, bij
voorbeeld notulen en financiële bescheiden. De meeste uiteenlopende reeksen beschei
den komen voor bij de gemeentesecretarieën. Dit is de reden, dat in het onderstaande
verder over de code-VNG zal worden gesproken en ook overigens van archieven van ge
meentesecretarieën zal worden uitgegaan. De aard van de problematiek verschilt echter
niet van de archieven, waarvoor men andere decimaal genoteerde indelingen heeft ge
hanteerd.
2 Archieven gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris
2.1 Wat behoort wel, wat niet tot het secretariearchief?
Naast de dossiers, die volgens de code-VNG zijn gerangschikt, treft men op de meeste
secretarieën aan de agenda's en notulen van de raad en van het college van burge
meester en wethouders, agenda's van ingekomen en verzonden stukken, de stukken af
komstig van min of meer zelfstandige commissies en van kleinere diensten (luchtbe
scherming, distributie), de financiële bescheiden, het bevolkingsregister, de registers
van de burgerlijke stand, de kadastrale administratie en tenslotte, verspreid in dossiers
of als afzonderlijke collectie, de documentatie.
De eerste vraag is, of men zich bij de inventarisatie tot de eigenlijke dossiers moet be
perken of ook deze uiteenlopende bestanddelen in principe erbij moet betrekken.
De diverse definities van het begrip archief laten er naar het inzicht van de vergadering
geen twijfel over, dat behalve de dossiers ook andere bescheiden behoren tot 'het geheel
van bescheiden. naar hun aard bestemd om onder dat bestuur of die functionaris te
berusten'. (Nederlandse Archiefterminologie (NAT) 53).
Dit betekent, dat de notulen van de raad en van het college van burgemeester en wet
houders, ambtshalve door of vanwege de secretaris opgemaakt, evenals de gemeentebe
groting, -rekening met bijlagen en een gedeelte van de andere financiële administratie,
deel uitmaken van het archief, beheerd door de gemeentesecretaris.
Aparte behandeling verdient de positie van de ambtenaar van de burgerlijke stand, die
voor de inhoud van zijn werk geen verantwoording schuldig is aan de gemeentesecreta
ris, maar aan de justitiële autoriteiten van het arrondissement. Het bijhouden van het
bevolkingsregister geschiedt meestal door dezelfde functionaris ot hetzelfde bureau,
echter wèl als normaal onderdeel van het gemeentelijk apparaat. De konsekwentie van
het als afzonderlijk archief beschouwen van de bescheiden van de ambtenaar van de
[549]
