Van der Saag wil van de collegae Van Agt en Wartena vernemen hoe de kostenverdeling
is voor de onderscheiden gemeenten, met name de verhouding Eindhoven omliggende
gemeenten.
Wartena zegt het niet te weten. Hij ontvangt z'n salaris en daarbij blijft het voor hem.
(hilariteit). Misschien kan de archiefinspectie daarover licht laten schijnen.
Van Agt deelt mee, dat in principe alle kosten op basis van de inwoneraantallen worden
omgeslagen. Slechts in de eerste fase, waarin de archieven van de deelnemende gemeen
ten op peil van toegankelijkheid worden gebracht, worden die kosten per gemeente toe
gerekend. De archiefinspecteur wordt ook al in de eerste fase naar inwoneraantal toege
rekend.
Schimmelpenninck van der Oije vult aan dat in Wartena's archivariaat 50% wordt om
geslagen op grond van het inwoneraantal en 50% op basis van het aantal gewerkte uren
per gemeente. In Gelderland is dat geen vaste regel; er bestaan verschillende formules
voor, zo kent het archivariaat Tiel-Buren-Culemborg een omslagregeling uitsluitend ge
baseerd op het inwoneraantal.
Van der Saag vraagt aan collega Van Agt of de 'buitengemeenten met de financiële
verdeelsleutel voetstoots accoord zijn gegaan.
Van Agt antwoordt bevestigend.
Caminada zegt dat 'voetstoots' hier niet het juiste woord is. De oprichting van het
streekarchief Zuid-Oost Brabant heeft veel voeten in de aarde gehad, doordat gepoogd
is in dit geval niet volgens het Brabantse systeem van de reizende streekarchivaris te
werken, maar vanuit de fase van het ontbreken van een archivaris ineens de sprong te
maken naar een goed geoutilleerde dienst met centrale bewaring van archieven en een
verdeelsleutel die bij die eindfase past. Een van de consequenties is dat na de oprichting
de bijdrage per hoofd van de bevolking van de gemeente Eindhoven drastisch daalt en
die kosten in feite worden overgenomen door de omliggende gemeenten. Men kan dan
filosoferen of dat al dan niet rechtvaardig is; een politieke vraag die uiteindelijk positief
beantwoord is.
Hartong vraagt of de streekregistrator uitsluitend semi-statische archieven bewerkt of
ook het dynamische. Hoe is de verhouding tot het bureau O.D.R.P. van de VNG? Hoe
is de positie van de streekregistrator t.a.v. het toezicht op het beheer door de archiva
ris?
Fasel zegt dat Alkmaar geen streekregistrator heeft, doch een uit de registratuur af
komstige ambtenaar, die de nodige diploma's bezit, en zich onder meer bezig houdt
met de moderne archieven. Een archiefambtenaar dus die archiefwerk en inspectie doet
alsmede oude en moderne archieven ordent; geen speciale streekregistrator. Het komt
wel eens voor, dat hij naar een bepaalde gemeente gaat of naar een bepaalde dienst in
Alkmaar om zich, voornamelijk adviserend, met lopende archieven bezig te houden.
Schoute vult aan dat in de Krimpenerwaard de streekregistrator zich doorgaans bezig
houdt met datgene, waar de gemeentelijke registrator in de praktijk niet aan toekomt,
nl. het beschrijven en opschonen van het semi-statisch archief. In één gemeente waar
ook het dynamisch archief volstrekt verstopt en niet in orde was, is hij begonnen dat ar
chief geheel te bewerken en opnieuw op te zetten, veel naar het semi-statisch archief af
te voeren, en omgekeerd veel van het semi-statisch naar het dynamisch archief te
[128]
brengen. Als in de praktijk het dynamisch archief niet blijkt te kloppen, kan nauwelijks
met het semi-statisch gewerkt worden. De registrator krijgt een groot inzicht in de ad
ministratie van de gemeente. Daardoor kan hij voor de archivaris de punten aandragen
voor de eigenlijke inspectie en de daaruit voortvloeiende gesprekken met de gemeente
secretarissen en de bestuurscolleges over de te nemen maatregelen. De verhouding met
de O.D.R.P. is wat afstandelijk. Spreker geeft daarvan een voorbeeld.
Caminada zegt dat het functioneren van de streekregistratoren, zoals die in Brabant
wisselend bezig zijn met semi-statische en dynamische archieven, afhankelijk is van de
toestand per gemeente. Van jaar tot jaar wordt via een werkplan afgesproken wat voor
een betrokken gemeente zal gebeuren. Twee voordelen werpt dat af: ten eerste kan snel
op incidentele situaties worden ingesprongen, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte van de
secretarieregistrator; bovendien krijgt het gemeentebestuur terstond na de operatie de
rekening gepresenteerd in de vorm van de begroting voor het volgende jaar, waardoor
de houding t.a.v. het functioneren van de eigen gemeentelijke registratuur in de regel
wat positiever gesteld wordt. Zo snijdt het mes van twee kanten. De aanstelling van de
streekregistratoren heeft er toe geleid dat de verhouding tot het bureau O.D.R.P. wordt
beperkt tot het bestaande abonnement.
Renting heeft met belangstelling het referaat van Fasel en de anderen aangehoord. In
Rotterdam bestaat een analoge situatie: de gemeente Capelle aan den IJssel heeft de ge
meentearchivaris van Rotterdam benoemd tot beheerder van het (naar Rotterdam)
overgebracht archief van die gemeente. Er is echter een belangrijk verschil met het Alk-
maarse model, aangezien Capelle aan den IJssel het toezicht op het beheer de inspec
tie dus ook aan de gemeentearchivaris van Rotterdam heeft opgedragen. Kan er in
Noord-Holland niet een ietwat gevaarlijke situatie ontstaan, doordat aldaar het in de
wet verankerde recht van de inspectie over de niet overgebrachte archieven wordt uit
gesloten?
Fasel gelooft dat Renting volkomen gelijk heeft. Het Alkmaarse systeem wil hij dan
ook niet als alleen-zaligmakend aanprijzen. Wel dient men in een bepaalde situatie te
bereiken wat haalbaar en redelijk is. Als hij rondom Alkmaar ook inspectiebevoegd
heid bedongen zou hebben, was de zaak waarschijnlijk afgesprongen.
Renting informeert aansluitend naar de mogelijkheid om in de wat verdere toekomst de
inspectie toch op te dragen aan de huidige archiefbeheerder.
Fasel spreekt de overtuiging uit dat het Nederlandse archiefwezen zich in een over
gangsfase bevindt. Hoe de eindvorm zal worden, weet hij niet. De Alkmaarse situatie
zal ook wel niet de eindfase zijn.
Den Teuling komt terug op de relatie stad en omliggend platteland. In sommige geval
len is samenwerking afgesprongen op financiële overwegingen, in andere gevallen speel
de dat minder, met als resultaat dat men elkaar wel vond. Een argument, dat tot nu toe
niet te berde gebracht is, dat aanpalende kleine gemeenten wel eens de neiging blijken te
hebben zich op cultureel gebied tegen de centrumgemeente af te zetten. Is collega Van
Agt bereid te vertellen of dat in Zuid-Oost Brabant ook speelde en zo ja, hoe dat is
overwonnen?
Van Agt gelooft dat collega Caminada daarover beter ingelicht is aangezien die aan de
lange wieg van genoemd streekarchief heeft gestaan.
[129]
