een puinhoop.De enige die er met succes aan kan werken is de registrator, die met
uitsluiting van andere taken de lopende en semi-statische archieven op orde kan bren
gen. Sindsdien is het personeelsbestand nog uitgebreid met mensen in verschillende re
gelingen. Nu kunnen we ook iets gaan doen aan de materiële verzorging van archieven.
Juist die materiële verzorging is een van de taken waar veel te weinig aan gedaan wordt.
Bij het opzetten van een nieuwe dienst dient daarvoor ruimte, geld en mensen geclaimd
te worden in een vroeg stadium. Het idee dat men sluikenderwijs zou kunnen uitbrei
den, is niet slim. Niet slim tegenover de bestuurders volwassen mensen immers die
er recht op hebben je taken- en eisenpakket op tafel te krijgen, zodat ze weten waaraan
ze toe zijn. Wel moet men geleidelijkheid betrachten bij de opbouw van de dienst. Dat
geldt niet voor het gebouw: daar dient men in één klap voldoende ruimte te hebben. De
personeelskosten, als voornaamste kostenfactor van de dienst, kunnen wellicht beter
trapsgewijze verhoogd worden. Een bibliotheek en een documentatieverzameling is
buitengewoon moeilijk op poten te zetten, indien men op verschillende plaatsen moet
werken. Wartena heeft daar zojuist op gewezen. Bezoekers kunnen bij ons tenminste
op vijf werkdagen terecht voor de bibliotheek. Het bezwaar tegen de centrale plaats, de
afstand voor de bezoeker, deel ik. Het is reëel. Als een bezoeker van 20 km afstand
moet komen en hij heeft iets na te kijken, wat niet zo verschrikkelijk belangrijk is, dan
komt hij niet. De continuïteit van het openstellen is voor de serieuze bezoeker bijzonder
plezierig.
Ik wil resumeren. Ten aanzien van de door mij op papier gebrachte stellingen nog het
volgende: als nadeel staat de kostenfactor van het eigen afzonderlijke gebouw, wat er
voor de bestuurders duur uitziet. Als men het vergelijkt met de personeelskosten valt
het eigenlijk nog wel mee. Als voordeel heb ik genoemd de organisatiekwestie, ook de
gewone interne organisatie, zoals het feit dat men een vast postadres heeft, dat mensen
je daar kunnen vinden. Telefonische bereikbaarheid ervaart men als erg belangrijk. In
de jaren 1973-76 (vóór de gecentraliseerde dienst werkte) hebben we een telefoonbeant-
woorder aangeschaft, wat de voorzitter van het streekarchiefbestuur omschreef als een
alibifoon. Mensen, die je twee keer niet aan de telefoon gekregen hebben, zeggen: 'hij
is er nooit'. Dat klopt, als je 9 of 10 bazen hebt, is de kans dat men je vindt, tenzij je
volgens een vast schema werkt, niet zo geweldig groot.
Voor de inventarisatie van de archieven is het centrale gebouw prettig; je kunt ten
minste dan aan één stuk doorwerken. Idem geldt voor de bibliotheek, de documentatie
en de rijksarchivalia.
In het contact dat je met de gemeentesecretarie hebt in ieder geval voor zover het de
inspectie aangaat ben je beter geholpen met een deskundige registrator, die gemeen
ten bij kan springen, dan dat je zelf geregeld op die secretarieën komt. Onze opleiding
is daar niet op gericht; onze belangstelling vaak ook niet en wij kunnen die mensen ge
woon niet voldoende helpen. Vaak kan men wel zien, dat de archiefzorg onvoldoende
is, maar daar hebben de secretarieën weinig aan. Alleen de mededeling over iemand te
beschikken, die de moeilijkheid kan oplossen, snijdt hout.
Tot besluit wil ik U toewensen, dat deze tijd van crisis ons behalve tot de stabilitas loei
niet ook nog zal verplichten tot kuisheid en armoede.
[108]
Stellingen
Vergeleken met een streekarchivariaat heeft een streekarchief vele voordelen en een
schijnbaar nadeel. Laten we met het nadeel beginnen:
Kosten: een streekarchief immers heeft een eigen gebouw, d.w.z. een depot met lees
zaal, kantoor- en restauratieruimten e.d. Inderdaad is het niet goedkoop tegenwoordig
een nieuwe archiefbewaarplaats te bouwen. De kosten van zo'n gebouw echter zijn
jaarlijks, als het gebouw gloednieuw is, toch niet hoger dan 1 of 1 Zi formatieplaats per
1.000.000,— investering. Bij de huidige inflatie betekent dat dat de kosten van het ge
bouw over een jaar of tien onbelangrijk zijn geworden t.o.v. het geheel van de begro
ting.
De voordelen:
Als we de aan een archiefdienst verbonden werkzaamheden in vier onderdelen bezien
dan springt de grotere efficiëntie onmiddellijk in het oog:
Organisatie: uiteraard is een vast post- en telefoonadres beter dan een zwervend
bestaan. Dat geldt ook voor de postverwerking, het archief van het archief, de aanschaf
van materialen e.d.
Beheer van de overgebrachte archieven:
- inventarisatie; uiteraard gaat dat beter en sneller als men aan één archief achter
elkaar door kan werken en niet om de 14 dagen 2,1 of een Zi dag. Bovendien be
schikt men over de archieven van aanpalende gemeente, de waterschappen, de rech
terlijke archieven en de handbibliotheek.
- het maken van nadere ingangen; in de huidige situatie moet dat vaak gebeuren door
tijdelijke, althans niet in het vak opgeleide krachten uit de WSW, de TAP of de
DACW. Zij moeten onder toezicht werken. Kan men dat toezicht niet uitoefenen
omdat men steeds op stap is, dan kan men deze mensen niet gebruiken, ergo: de na
dere ingangen worden niet gemaakt.
- dokumentatie; beeld- en geluidsdokumentatie, de handbibliotheek; zaken die
slechts zin hebben als ze in relatie tot de archieven gebruikt worden. Men kan ze niet
steeds weer verplaatsen naar een volgende bewaarplaats, ergo: men moet de archie
ven en de dokumentatie op eenzelfde plaats bewaren.
- de rijksarchivalia; deze worden slechts in bewaring gegeven aan bewaarplaatsen met
een leeszaal die permanent bemand is door een archivaris.
Dienstverlening:
- de voordelen van de centrale leeszaal die permanent open is, mét archiefambtenaar,
mét bibliotheek, mét rijksarchivalia etc. zijn evident.
- ook voor het gemeentebestuur wordt onderzoek sneller en beter gedaan: ook voor
hen is de archivaris steeds bereikbaar, ook voor hen kan het onderzoek beter gedaan
worden als bibliotheek, documentatie (ook het archief van het archief) onder hand
bereik zijn.
[109]
