c. de "dubbelen" na de gestelde twee jaar te microfilmen;
d. de micro-dubbelen in de "centrale" op te slaan;
e. de originele "dubbelen" na twee jaar te vernietigen;
f. de kantmeldingen per gemeente, jaar en register centraal op te slaan, maar niet
te verwerken in de micro-dubbelen;
g. de bijlagen na twee jaar terug te geven c.q. te vernietigen.
Slot
Het vorenstaande bedoelt dit zij nogmaals herhaald niet meer te zijn dan een
signalering, het aan de orde stellen van een onderwerp dat de aandacht behoeft.
Het is duidelijk dat, wanneer het vraagstuk van de "dubbelen" in beschouwing
wordt genomen, er nog wel even iets meer om de hoek komt kijken dan in het
voorgaande summierlijk, of zelfs geheel niet, aangegeven.
In de eerste plaats de kwestie van het microfilmen. Eerder werden van bevoegde
zijde bedenkingen geuit m.b.t. de houdbaarheid. Gesteld zou kunnen worden dat
ook de micro-dubbelen een niet langer materieel bestaan dan 100 jaren hoeft be
schoren te zijn.
Dan de juridische vraagstukken welke zouden worden opgewoeld.
In het bijzonder zou moeten worden gedacht aan de bewijsrechtelijke kant, waar
voor waarschijnlijk nadere voorzieningen zouden moeten worden getroffen.
Last but not least de financiële consequenties, welke wat betreft "oud" en "nieuw"
tegen elkaar behoren te worden afgewogen.
's-Gravenhage p. C. Breedveld
Commentaar op het artikel van Mr. P. C. Breedveld
In voorzichtig gekozen bewoordingen geeft Mr. Breedveld, gepensioneerd hoofd
B.B.M van de gemeente 's-Gravenhage, zijn visie op het aanhouden van het "dub
bel" van de registers van de burgerlijke stand. Daarin betrekt hij het bewaarpro-
bleem voor de griffiers van de 19 arrondissementsrechtbanken, die met elkaar 10
kilometer aan registers en daarnaast nog stukken betreffende het maken van kant-
meldmgen en bijlagen (3 X zoveel) bij de registers moeten bewaren.
Mr. Breedveld stelt voor de dubbelen te microfilmen en de originele dubbelen daar
na weg te doen. Het plan om het archiefbestand te verkleinen tot enkele filmcasset
tes betekent geen nieuw geluid. In een aantal gevallen ontmoet het geen bezwaar
om daartoe over te gaan. In andere gevallen is het beter om de originele bescheiden
gewoon weg te doen zonder kostbare verfilming. Archivarissen en onderzoekers
hebben de te bewaren stukken het liefst in hun oorspronkelijke staat en dan nog in
hun oorspronkelijk administratieve verband. In het onderhavige geval gaat het
echter om de "dubbelen" van de registers BS, het visitatie- en schaduwarchief. Het
verdient daarom aanbeveling het voorstel zorgvuldig te overwegen en niet bij voor-
230
baat er afwijzend tegenover te staan. Naar mijn mening moet in deze het oordeel
worden gevraagd van de volgende groepen belanghebbenden:
a. de griffiers van de rechtbanken;
b. de rijksarchivarissen, die ingevolge artikel 5 van de Archiefwet 1962 na 50 jaar
met het beheer en ingevolge artikel 15 dan met de ambtelijke bewaring en het
doen van de kantmeldingen zijn belast;
c. de gebruikers van de in de archiefbewaarplaatsen berustende BS-registers;
d. de ambtenaren BS in de onderscheidene gemeenten, c.q. hun vereniging;
e. de gemeentearchivarissen, die na 100 jaar in sommige gevallen eerder het
beheer zullen krijgen van de thans opgemaakte eerste exemplaren van de regis
ters van de burgerlijke stand.
De vraag moet gesteld worden of de door Mr. Breedveld voorgestelde microfilm
waarborgen zal bieden voor reconstructie van verloren gegane eerste BS-registers.
Wordt die film op de technisch juiste wijze vervaardigd, zodanig, dat het gerepro
duceerde beeld, b.v. 100 jaar bewaard kan worden (hoe lang het gebruikt kan wor
den is weer een andere vraag) a. voor de reconstructie als hiervoor bedoeld, b. voor
raadpleging en copiëring door en voor onderzoekers? Zoals bekend heeft het Ne
derlands Normalisatie Instituut normen voor de aanmaak en de conservering van
filmmateriaal ontwikkeld1. Indien de nood aan d'e man komt, wij zagen dat kort
geleden nog na de brand te Hellevoetsluis, dan moet Justitie nieuwe registers kunnen
aanmaken. In de lee-zalen van de rijksarchiefbewaarplaatsen moeten de onderzoe
kers via reader-printers gebruik kunnen maken van de overgedragen films van BS-
registers. Wettelijke voorzieningen zullen nodig zijn, omdat de kantmeldingen niet
op de films gemaakt kunnen worden. Voorzieningen moeten worden getroffen om
de bescheiden inzake wijziging van de akten goed geordend en toegankelijk te ma
ken. Een systeem van signalering is noodzakelijk om de raadpleger van de oorspron
kelijke akten attent te maken op de gegevens van de afzonderlijk geborgen wijzi
gingsbescheiden.
De verfilming en het administratieve beheer kan gedurende de eerste vijftig jaar
van het register het best op één centrale plaats en onder verantwoordelijkheid van
Justitie geschieden. Controle op de vervaardiging van films is, afgezien van het
probleem om voor elk arrondissement afzonderlijke apparatuur aan te schaffen,
beter mogelijk op één centrale plaats. Hetzelfde geldt voor het bijhouden van het
gekozen systeem van ordening en indicering. Rekening moet worden gehouden met
de kosten voor C.R.M. voor de vernieuwing van de films, vooral van de veel ge
bruikte films. Verwacht mag worden, dat het publiek gebruik na het verstrijken
van de overbrengingstermijn van 50 jaar zal toenemen. Als de gemeenten de BS-
registers eerst na 100 jaar naar hun archiefbewaarplaatsen moeten overbrengen dan
spreekt het wel vanzelf, dat de onderzoekers de gemakkelijker en goedkoper toe
gankelijke gegevens van de dubbelen in de rijksarchiefbewaarplaatsen zullen gaan
raadplegen.
Stel nu, dat het voorstel-Breedveld wordt aanvaard, zou het centraal door Justitie
1 Nederlandse Norm NEN 3526.
[231]
