De 'dubbelen'*
van het openbaar onderwijs kan opbergen in de gemeentelijke archiefkluis werd
aangevoerd, dat een grote hoeveelheid archiefbescheiden zich juist "in het zoge
naamde "lopend archief", bestaande uit een aantal ladenkasten, die een gering
brandwerend vermogen hebben" bevond. Vervolgens "dat door het stellen van
zeer hoge eisen echter niet een te groot beroep op gemeenschapsgelden mag worden
gedaan" door beveiliging tegen brandgevaar als noodzakelijk aan te voeren, waarna
de beschikking eindigt met "dat blijkens de ingewonnen adviezen (vermoedelijk van
de inspecteur en burgemeester en wethouders, S.) met een bedrag van 700,
voor de aanschaffing van een archiefkast kan worden volstaan; dat derhalve in het
licht van het vorenstaande de dwingende noodzaak voor de aanschaffing van de
door adressant gevraagde archiefkast niet is gebleken; dat derhalve door de aan
schaffing van een archiefkast als door adressant bedoeld, de normale eisen, aan het
geven van onderwijs te stellen, worden overschreden".
Een enkele opmerking nog. Het wonderlijke argument, dat tot nog toe andere, goed
kopere, kasten werden aangevraagd, waarop de norm is afgesteld, is natuurlijk geen
argument om de kwestie niet eens ten principale te herzien. Iets anders is natuurlijk
of een archiefkast een ijzeren opbergkast zonder meer is van 0,75 mm gewalst plaat
staal, niet luchtdicht, waarin de inhoud ontvlamt bij brand omdat het omhulsel
roodgloeiend wordt. Juist schoolgebouwen blijken de laatste jaren dikwijls in vlam
men op te gaan en de brandweer zal zich niet voor het behoud van de meestal
in één laag gebouwde scholen inzetten, maar zich op het behoud van de belendende
bebouwing concentreren. Een tijdsfactor van enkele uren brandwerendheid zou
juist de redding van het archief kunnen zijn. In het hele verhaal is niet over inbraak-
vrije kasten gesproken. Voorzieningen tegen inbraak zijn al te dikwijls bij gemeen
tehuizen onvoldoende of geheel afwezig. Schoolbesturen voor bijzonder onderwijs
zullen stellig niet voorop lopen. De prijsklasse van zulke kasten is wel een geheel
andere.
Het is hoe dan ook jammer, dat het streven van het schoolbestuur niet alleen niet
is gehonoreerd, maar kennelijk ook in het geheel niet is begrepen. Of anders gezegd,
welke eisen moet je aan een archiefkast stellen?
C. O. A. Schimmelpenninck van der Oije
SUMMARY
Which requirements a filing cabinet should meet?
By virtue of law the municipal council of Rheden put the necessary funds to the
disposal of the board of the Christian Elementary School at Ellecom for the pur
chase of a filing cabinet. The money was only sufficient to buy a cabinet which,
although dustfree, was not fireproof. The schoolboard appealed to the Minister
of Education and Sciences who put the municipal council in the right, even though
the schoolboard had urged that particularly schoolbuildings ran the risk of a fire.
[224]
Voor de insider is het volkomen duidelijk wanneer wij spreken over de "dubbelen".
Voor hen, die niet zo vertrouwd zijn met het burgerlijke stand-bargoens zij verwezen
naar 16, lid 4, Boek 1 BW houdende het voorschrift dat van alle registers van de
burgerlijke stand die van huwelijksaangiften en van toestemming tot het huwelijk
alleen uitgezonderd een dubbel of een afschrift wordt gehouden, volgens regels,
bij algemene maatregel van bestuur te stellen.
De uitvoeringsvoorschriften zijn summier. Het Besluit Burgerlijke Stand volstaat
met in artikel 5, lid 3, te verhalen dat van de registers van geboorten, van huwelijken
en echtscheidingen, en van overlijden dubbelen worden gehouden. Enige verfijning
geefi het betreffende artikel door te zeggen, dat met machtiging van de Minister van
Justitie in plaats van een dubbel een afschrift gehouden kan worden. Verder zegt
artikel 6, dat uiterlijk in de maand maart de dubbelen van het vorige jaar naar de
griffie van de rechtbank zullen worden overgebracht. Artikel 7 van het Besluit
belast de griffier van de rechtbank met de bewaring.
Tot zover de wettelijke regeling.
De geschiedenis van de dubbelen reikt terug tot in het Franse verleden. Een Ordon-
nance van 1652 bepaalde, dat de kerkelijke registers voortaan in dubbel moesten
worden gehouden en rayonsgewijze zouden worden opgeslagen.
Dit Koninklijk decreet was niet zozeer bedoeld als voorzorgsmaatregel voor het ge
val van het verloren gaan door een calamiteit als wel om meer greep te krijgen op de
burgerlijke standshandelingen, welke alstoen nog uitsluitend aan de kerkelijke over
heid waren voorbehouden.
De voorgestane secularisatie (verwereldlijking) werd eerst door de Franse revolutie
voltooid, waarbij de zorg voor de "état-civil" van de clerus naar de mairie overging.
De Code nam het stelsel van de "dubbelen" over, waardoor dit laatste bij ons in 1811
ingang vond en sedertdien naarstiglijk gevolgd is, zo vlijtig dat de rij der dubbelen
nu reeds 10 km meet. Bij diverse gelegenheden zijn de dubbelen reeds het voorwerp
van ernstige studie en opgewekte discussie geweest. Ook in de eigen burgerlijke
stands-kring is periodiek aandacht aan dit onderwerp geschonken. Misschien
maar dit kan een misvatting zijn is deze attentie enigermate verflauwd nadat
rond 1958 het selsel van de losbladige registers entrée vond. Het met de hand schrij-
Met toestemming van schrijver en uitgever overgenomen uit Het Personeel Statuur
orgaan van de Nederlandse Vereniging van Ambtenaren van de Burgerlijke Stand (Ne-
vabs), 30e jaargang mei/juni 1979 nr. 3.
[225]
