Het aantal archivalia, dat een bezoeker tegelijk op zijn tafel mag raadplegen, moet
gelimiteerd zijn. Een maximum van vijf inventarisnummers wordt internationaal
als reëel gezien.13 Een zekere flexibiliteit is gewenst. Het hangt mede af van de aard
van het onderzoek en de soort te raadplegen archivalia. Vijf portefeuilles met losse
stukken lijken mij teveel van het goede. Het risico, dat stukken verdwijnen of door
elkaar raken is levensgroot aanwezig. Vijf registers zijn met minder gevaar te ge
bruiken door de bezoeker. Wanneer de bezoeker in betrekkelijk korte tijd een êroot
aantal inventarisnummers wil doornemen, kan eventueel een buffervoorraad ergens
in de studiezaal gevormd worden, zodat hij snel kan doorwerken, zonder te veel
archivalia op zijn tafel te hebben.
In het algemeen kan men stellen, dat de tafel van de bezoeker overzichtelijk moet
zijn, zonder een grote wirwar van papier. De studiezaalambtenaar zal verder naar
bevind van zaken moeten handelen.
Het verdient aanbeveling om van kostbare archivalia kopieën voor raadpleging te
maken, zodat de bezoeker de originelen tenzij bij hoge uitzondering niet meer
in handen krijgt. Schaduwfilms kunnen bij fondsen met los papier als controle
middel op de aanwezigheid van de stukken dienen en bovendien hun hulp bewijzen
bij de reconstructie van een in de war geraakte bundel.
Een andere mogelijkheid om archivalia te beschermen tegen diefstal is het stempe
len van de stukken (bij de Rijksarchiefdienst nog steeds verplicht, wanneer stukken
buiten het gebouw uitgeleend worden). Dit middel heeft maar een beperkt nut. Bij
grote bestanden is het personeelsmatig bijna onuitvoerbaar (volgens Rhaods zou het
5000 manjaren en 20 miljoen dollar kosten om de V/2 miljard stukken van de Natio
nal Archives te Washington te stempelen).14
Een wellicht niet altijd even gemakkelijk in te voeren maatregel is het bijhouden van
een lijst van namen van onderzoekers, die een bepaald inventarisnummer geraad
pleegd hebben, met toevoeging van de datum. Een voordeel hiervan kan zijn, dat
onderzoekers met elkaar in contact gebracht kunnen worden.
Het verdient aanbeveling, dat een archiefambtenaar weet, wat bij antiquairs en
veilingen verhandelbaar is.
Het toezicht op de bezoekers in de studiezaal dient permanent te zijn. Ook hier
geldt de regel: twee zien meer dan één. De studiezaalambtenaren hebben duidelijk
ook een politiële taak. Het is nuttig om op ongezette tijden als een leraar tijdens het
geven van een proefwerk eens langs de tafels te lopen. Mijn eigen ervaring is, dat
ik in 60% van de wandelingen door de studiezaal wel iets ongerechtigs ontdek.
Wandelingen door de studiezaal hebben een neveneffect. De onderzoeker is blijk
baar eerder geneigd vragen te stellen als een ambtenaar langs hem loopt. Het
"glazen hok" blijft een zekere rem uitoefenen. Ook de dienstverlening is met dit
wandelen gebaat. Belangrijk is, dat de bezoeker weet en merkt, dat er controle uit
geoefend wordt. Dit werkt preventief.
De grote groei van de aantallen bezoekers brengt een verzakelijking in de verhou-
13 Kinney, o.c., p. 496.
14 Rhoads, Alienation and Thievery, p. 206.
[220]
ding tot die bezoekers met zich mee. Oude en vertrouwde bekenden wisten vroeger
even goed de weg in het depot als de archiefambtenaar. Het toelaten van bezoekers
in het depot kan nu niet sterk genoeg ontraden worden. Er is meestal één reden,
waarom dit toch niet altijd te vermijden is: personeelsgebrek. Bij een eventuele uit
breiding van de formatie dient deze sector prioriteit te krijgen. Iemand in het depot
toelaten is vergelijkbaar met het vrijelijk iemand laten wandelen door de goud
voorraad van de Nederlandsche Bank. Mocht het toch noodzakelijk zijn een bezoe
ker in het depot te laten werken, dan moet deze regelmatig op onregelmatige tijden
gecontroleerd worden door archiefambtenaren.
De uitleenadministratie, die in het gebouw het best gesitueerd is bij de ingang van
het depot, vervult bij de beveiliging een zeer belangrijke taak. Een góede uitleenad
ministrateur kent het depot en controleert regelmatig welke archivalia nog niet terug
zijn. Hij kan dat echter alleen doen wanneer alle archivalia, die het depot in- en
uitgaan geregistreerd worden. Ook archiefambtenaren, die archivalia meenemen
naar hun werkkamer, moeten dit bij deze functionaris precies opgeven. Voor hen
moet administratief dezelfde procedure gelden als voor bezoekers. Bijkomend voor
deel bij een goede uitleenadministratie is de gemakkelijke levering van statistisch
materiaal over de uitlening, zowel intern voor de medewerkers als extern voor bij
voorbeeld het jaarverslag.
Conclusie
Iedere ambtenaar in het gebouw dient een besef te hebben van medeverantwoorde
lijkheid voor hetgeen zich in het gebouw afspeelt. Hij moet weten, wat hij moet en
mag doen, wanneer hij diefstal constateert of een vermoeden van diefstal heeft.
Hiertoe moet een instructie voor het gehele personeel opgesteld worden. Bij het
opstellen van deze instructie is het nuttig overleg te plegen met de plaatselijke
politie (ook om rechtspositionele redenen). Eén ambtenaar moet fungeren als vei
ligheidsambtenaar.13
Geen enkele maatregel tegen archiefdiefstal is waterdicht. Door een geheel van
maatregelen kan er een redelijk veiligheidssysteem bestaan. Deze veiligheidsmaat
regelen kunnen kenbaar gemaakt worden aan de bezoekers, bijvoorbeeld in het eer
der genoemde gidsje. Dit werkt preventief.
S. F. M. Plantinga.
15 Zie ook: D. Overkleeft, Gegevensbeveiliging, in: Tijdschrift voor doelmatig bedrijfs
beheer, februari 1976, p. 16; W. A. Boon, Politie als beveiligingsadviseur, ibidem p. 52;
Handleiding Beveiliging, p. 13.
[221
