weten te verschaffen, of op een aparte kamer mogen werken.7 Bekend ook is de
houding van de "deskundige", die haast heeft, kort aangebonden is en de studie
zaalambtenaar prest hem meer archivalia te geven, dan het gebruikelijke quotum.
Bij de vriendelijke studiezaalambtenaar zal de neiging bestaan, als de persoon in
kwestie precies weet welke archivalia hij wil inzien, zich verre van hem te houden.
In deze situatie krijgt de bezoeker een unieke kans: geen voldoende toezicht en veel
(en derhalve onoverzichtelijk) papier om zich heen.
Maatregelen tegen diefstal
De maatregelen tegen diefstal vormen een geïntegreerd onderdeel van de algehele
beveiliging. Deze beveiliging moet een veilig verblijf van personen, en behoud van
gebouw, interieur en archivalia waarborgen. Bij het ontwerpen van veiligheidsmaat
regelen dient derhalve altijd de diefstalpreventie betrokken te worden.
De grote toename van het aantal bezoekers, de schaalvergroting, waarmee de
archiefdiensten sedert 15 jaar geconfronteerd worden, hebben de onderlinge sociale
controle, die altijd aanwezig is in kleine groepen, voor een groot gedeelte doen weg
vallen.8 Geconfronteerd met een steeds groter aantal diefstallen, heeft menig be
heerder een beroep gedaan op de techniek. Mason wijst op de mogelijkheid van
televisiemonitoren. In grote open bibliotheken heeft men in de boeken stalen plaat
jes geplaatst en bij de uitgang detectoren. Het nieuwe Public Record Office te Kew
bij Londen heeft boven iedere tafel in de studiezaal een televisiecamera. In de bi
bliotheken van het Centre Pompidou te Parijs en van de Katholieke Universiteit te
Leuven kent men het systeem van de detectoren bij de uitgang. Het systeem van
monitoren is in Nederland ook veelvuldig toegepast in warenhuizen. Men komt hier
momenteel van terug. De controlerende functionaris wordt door het nogal statische
beeld "blind"; hem valt niets meer op. Niemand houdt het zitten aan een monitor
langer dan een half uur vol. Dit systeem geeft derhalve nogal wat personeelsmatige
problemen en vergt bovendien grote investeringen. Ondanks het detectorsysteem
verdwenen in het eerste halfjaar van opening ongeveer 10.000 boeken uit het Centre
Pompidou. De bezoekers haalden de stalen plaatjes uit de boeken en passeerden zo
ongehinderd de detectorbarrière. Warenhuizen gaan steeds meer over op controle
door bewakingsdiensten. Controle door mensen blijft het belangrijkst. Wil men tech
nische hulpmiddelen voor bewaking aanwenden, dan zullen deze op dit basisgege
ven moeten aansluiten. "The basis of museumsecurity is physical guarding. This can
be augmented by mechanical and electronic means, but never replaced by them".9
Hoe men deze persoonlijke controle organiseert en welke technische hulpmiddelen
men wil gebruiken, hangt voor een groot gedeelte af van de aard van het gebouw.
Als algemene stelregel kan aangenomen worden, dat er een duidelijke scheiding
dient te zijn tussen publieke en administratieve ruimten. Bezoekers mogen niet de
7 Een goed voorbeeld hiervan is de affaire-Bonasse. In 1961 bleek, dat deze man uit 26
Nederlandse openbare archiefbewaarplaatsen ongeveer 5200 stukken ontvreemd had
(archief Algemeen Rijksarchief, inv.nr. 42, dossier A 41-1961).
8 Van Borm en Walckiers, o.c. p. 110.
9 Museum Security, p. 126.
[218]
gelegenheid hebben door het gebouw te kunnen dwalen. De publieke ruimten van
het nieuwe Algemeen Rijksarchief te Den Haag bevinden zich daarom bijna alle
op de begane grond. De bezoeker kan verder geen kant uit. In oudere gebouwen is
deze ideale situatie lang niet altijd aanwezig. Een duidelijke signalering is nuttig.
In een gidsje van de dienst misstaat een plattegrond van de publieke ruimten niet.
Gangen, die van de publieke naar de administratieve ruimten en depots leiden,
moeten afgesloten zijn. "It is essential that the strongroom block should have no
door communication directly with the parts of the building accessible to the public,
or, if such a door exists, that is should be permanently locked, and only those mem
bers of staff authorised to hold a key should be allowed to open it."10 Deze deuren
kunnen soms tevens dienen als branddeur. Er zijn ook allerlei electronische deur
sluitingen in de handel. Dit soort voorzieningen vergt meestal nogal wat investe
ringen; bovendien geldt hiervoor: "Je perfekter die technischen Sicherheitseinrich-
tungen eines Archiefbaues, desto abhangiger wird der Archivar, desto gröszer sind
unter Umstanden die Risiken, zumal die technischen Überwacher nicht selten ver
sagen oder falsch reagieren."11
In de hal van het gebouw is een goede garderobe met afsluitbare kastjes voor tassen
tegenwoordig een vereiste. Jassen en tassen dienen van de studiezaal geweerd te
worden. Over het toestaan van damestasjes kan men twisten. Damestasjes hebben
de neiging steeds groter uit te vallen. Het risico van een dispuut tussen de studie
zaalambtenaar en een bezoekster over de al dan niet toelaatbare grootte van de tas
is niet denkbeeldig. Bovendien beschikt een steeds groter aantal mannen tegen
woordig ook over tasjes. In de bibliotheek van het Congress te Washington mag
men zelfs geen eigen aantekenpapier meenemen; het wordt ter plaatse verstrekt met
langs de randen geponste gaatjes, zodat men snel kan constateren of er andere pa
pieren tussen zitten.12
Naarmate een dienst groter is en meer bezoekers op een dag krijgt, wordt het be
langrijker te weten, wie in het gebouw is en niet alleen in de studiezaal. Een goede
bezoekersregistratie is van groot belang. Eventueel kan een bezoekerspas uitgereikt
worden, geldig voor bijvoorbeeld een heel jaar (zoals bij het ARA-Brussel). In de
vorm van een bankpas zou deze tevens gebruikt kunnen worden voor het aanvragen
van archivalia, ook bij andere archiefdiensten. Bij de registratie dient de bezoeker
zich te identificeren door middel van paspoort, rijbewijs of een ander identiteits
bewijs met foto (zoals bij de Koninklijke Bibliotheek te Den Haag).
De briefjes, waarmee archivalia aangevraagd worden, moeten op zijn minst naam
en datum bevatten. Indien bezoekerspassen uitgereikt worden, moet dit aanvraag
briefje tevens het registratienummer bevatten. Een dubbel briefje is nuttig; de
doorslag kan gebruikt worden als tweede controlemogelijkheid bij de uitleenadmi
nistratie en als signalering in het depot. De briefjes moeten tenminste twee jaar be
waard blijven.
10 Duchein, o.c., p. 110.
11 Zittel, o.c., kol. 442.
12 Mason, o.c., p. 488.
[219]
