Beveiliging van archivalia tegen diefstal
Inleiding
In enkele buitenlandse tijdschriften zijn in de laatste jaren diverse artikelen ver
schenen over archiefdiefstallen.1 Vooral in de Verenigde Staten van Amerika heb
ben archief- en bibliotheekdiefstallen een alarmerende omvang aangenomen. Vol
gens een rapport uit 1975 verdwijnt uit de openbare bibliotheken van New York
jaarlijks 10% van het bestand. Voor Manhattan alleen al komt dit verlies neer op
2.266.698 dollar per jaar.2 Ook in Nederlandse bibliotheken nemen diefstallen hand
over hand toe. Bezoekers van deze openbare instellingen weten zelfs gehele ency
clopedieën onrechtmatig mee te slepen. Archiefbewaarplaatsen hier te lande wor
den, naar het schijnt, meer dan vroeger geplaagd door deze onwelkome klanten.
De beheerder van een archiefbewaarplaats is voor de veiligheid van de hem toever
trouwde archivalia verantwoordelijk ten opzichte van zijn medeburgers. Hij zal
maatregelen moeten nemen, die het risico van diefstal zo klein mogelijk houden. Dit
risico zal nooit geheel weg te nemen zijn. De reden hiervan ligt in de aard van het
archiefbedrijf. Absolute beveiliging en absolute openbaarheid verdragen elkaar
moeilijk. Wel mag van de archivaris verwacht worden, dat hij weet te komen tot
een aanvaardbaar en verantwoord compromis tussen deze twee, zodat enerzijds aan
de wezenlijke eisen van veiligheid tegemoet gekomen wordt en anderzijds de eisen
van de openbaarheid, neergelegd in de Archiefwet 1962, onverlet gelaten worden.
De maatregelen, die men tegen diefstal kan nemen, zullen voor iedere dienst ver
schillend zijn. De aard van het gebouw, de grootte van de dienst en het aantal
klanten bepalen de mogelijkheden.
Diverse hier na te noemen maatregelen zullen gemeengoed zijn en toegepast wor
den; andere zijn wellicht voor een kleine dienst niet uitvoerbaar of niet doeltreffend
genoeg voor een grote dienst. Deze notitie is een samenvatting van enige recent
verschenen literatuur en heeft als enig doel er nog eens op te wijzen, dat diefstal
altijd mogelijk is en dat slechts een voordurend alert zijn het risico van diefstal
verkleint; "The biggest archival security problem is that of convincing archivists,
and their staffs, that there is a problem".3
Het onderwerp "beveiliging van archivalia tegen diefstal" kan in twee hoofdpunten
1 Zie de lijst van geraadpleegde literatuur.
2 Van Borm en Walckiers, Détection des Vols, p. 325.
3 Kinney, Archives Security and Insecurity, p. 493.
[216]
verdeeld worden: 1. de externe beveiliging (tegen inbraak); 2. de interne beveiliging
(tegen diefstal uit studiezaal en depot). Voornamelijk zal hier aandacht geschonken
worden aan het tweede punt, omdat het grootste percentage diefstallen in deze cate
gorie valt.4
Diefstal
Het is voor het nemen van juiste maatregelen tegen diefstal van belang, dat de
archiefbeheerder weet, waarom de inhoud van zijn depot zich mag verheugen in
een ongezonde belangstelling. Philip P. Mason onderscheidt in zijn artikel3 vijf
motieven om archivalia te stelen;
1. "The desire for singular personal possession and enjoyment of a particular letter,
document or group of papers";
2. "The kleptomaniac";
3. "(researchers) "borrowing" items from an institution in order to make more
convenient their study of them during the evening, week-end, or at other times";
4. the desire to purge the written record of specific data. It might be a
genealogist who finds information conflicting with his own preconception, or
a researcher who finds information refuting his hypothesis";
5. "The major reason for theft from archives has been monetary gain".
Alle auteurs zijn het er over eens, dat motief 5, geldelijk gewin, het meest voorkomt.
Dit geeft reeds een indicatie met welke archivalia voorzichtig gehandeld moet
worden. Stukken met oude postzegels, postmerken of met handtekeningen van
beroemde personen brengen op veilingen veel geld op.6
De praktische vraag hoe men archiefdieven kan herkennen is niet te beantwoorden.
Er geldt slechts één, weliswaar hard, doch door ervaringen juist gebleken adagium:
"Vertrouw niemand"; iedere bezoeker dient beschouwd te worden als een poten
tiële dief, ook de collega-archivaris en overige medewerkers (hieronder ook het
schoonmaakpersoneel). "A good archivist must also be suspicious" (J. Rhoads).
Diverse malen is gebleken, dat bij diefstal eigen medewerkers of een ambtenaar van
een andere archiefbewaarplaats betrokken waren.
De wijze, waarop archiefdieven te werk gaan, is verschillend. De een zal zich af
zonderen in de studiezaal en zo trachten onopgemerkt hetgeen van zijn of haar
gading is in een aantekeningenmap te stoppen of in het damestasje tussen zakdoeken
en eau de cologne kwijt te raken. De meer professionele dief is geraffineerder. Hij
zal zich voordoen bij de studiezaalambtenaar als deskundige en vaak zelfs een uit
stekende relatie weten op te bouwen. Door de ontstane vertrouwensband zal hem
meer vrijheid van handelen toegestaan worden, dan men gewoon is aan een niet-
bekende klant te gunnen. Hij zal zich soms zelfs onbeperkte toegang tot het depot
4 Duchein, Archive Buildings, p. 110; Zittel, Sicherheit in Archive, kol. 444.
5 Mason, Archival Security, p. 478-480.
6 Een stuk met de handtekening van Napoleon heeft momenteel een handelswaarde van
10.000 US dollar (Archivaria 1978, p. 134).
[217]
