Archieven Lagere Overheden voor, waarna hij het woord geeft aan drs. F. C.
Berkenvelder als voorzitter van die commissie.
Deze somt eerst de ontdekte typefouten in het rapport van de commissie op en be
handelt daarna de meer principiële opmerkingen, die van diverse zijden reeds bij de
commissie ingekomen zijn. Vastgesteld werd b.v. dat de titel van de oorspronkelijke
bijlage IV van het rapport ALO "Normering en subsidiëring" luidde, terwijl in het
huidige rapport het laatste aspect niet aan de orde komt. Daarvan is afgezien om
dat eerst de basisgegevens middels de normering vastgesteld moeten worden en bo
vendien de plaatselijke financiële mogelijkheden en regelingen zo uiteenlopend zijn.
Ook is met de eventueel toekomstige wijzigingen in de bestuursorganisatie geen
rekening gehouden. De commissie had daarvoor ook geen opdracht gekregen; het
doel was vóór alles vast te leggen welke kosten een archiefdienst met zich mee
brengt, ongeacht wie een en ander in de toekomst gaat betalen. Opgemerkt is even
eens dat de kosten per formatieplaats bij een kleine archiefdienst slechts schijnbaar
lager zijn, omdat hier veel noodzakelijk archiefwerk of niet verricht öf uitbesteed
wordt. Daarom werd ook de vraag opgeworpen of het wel juist is voor het begrip
"formatieplaats" alleen maar het bezit van het archiefdiploma mee te laten tellen.
De commissie zou ook graag het technisch en administratief personeel in de be
schouwingen betrokken hebben, maar dit was i.v.m. de moeilijkheid voldoende
gegevens te verzamelen en tijdsgebrek niet haalbaar. Dit geldt ook voor de kapitaals-
lasten: ideaal zou zijn geweest de kosten hiervan, uitgedrukt per vierkante meter,
van de personeelskosten te scheiden. Doordat deze nu ongedifferentieerd als "kos
ten" vermeld zijn, bestaat de mogelijkheid dat deze, zeker als nieuw op te richten
archiefdiensten in nieuw te bouwen gebouwen zouden worden gehuisvest, aan de
lage kant zullen blijken te zijn. De commissie zag echter geen andere mogelijkheid
dan kombinatie van personeelskosten en kapitaalslasten, gezien de grote plaatselijke
verschillen in dit opzicht bij de bestaande archiefdiensten en de ongewisheid omtrent
de door nieuwe archiefdiensten in gebruik te nemen archiefgebouwen.
Opmerkingen zijn ook gemaakt over de vraag of bij te creëren archiefdiensten met
een een perfecte organisatie aanwezig dient te zijn of dat gekozen kan worden voor
een bescheiden begin met de duidelijke opzet en bedoeling van groei. Daarbij staat
dan de wens van de archivaris, die het ideale wil bereiken, vaak tegenover de
politieke realiteit, die om financiële redenen dit niet haalbaar maakt. De commissie
heeft ook hier weer voor het haalbare gekozen, maar wel een absoluut minimum
aangegeven waar bij de oprichting van een archiefdienst van uit dient te worden
gegaan. Dit is gesteld op 2 archiefambtenaren en 1 andere funktionaris. Alleen de
aanwezigheid van een studiezaal vereist al de permanente aanwezigheid van een
archiefambtenaar. Tenslotte werd het verlangen geuit om de in bewaring gegeven
rijksarchivalia afzonderlijk te waarderen en het aantal punten per 10.000 inwoners
en per farmatieplaats te berekenen.
Hij constateert dat twee punten onaangevochten gebleven zijn: dat er geen verschil
bestaat tussen het wettelijke en het optimale takenpakket voor een archiefdienst, en
dat voor het eerst de in vakkringen bestaande verlangens op papier gezet zijn, onder
bouwd met betrouwbaar cijfermateriaal. Daartoe zijn twee nieuwe begrippen ge-
[2]
introduceerd, te weten het waarderingscijfer en de punten per formatieplaats. De
commissie is bereid suggesties in overweging te nemen, maar kan geen toezeggingen
doen om het rapport op bepaalde punten ook werkelijk te wijzigen of aan te vullen.
Wel zal het rapport hier en daar bijgesteld worden. Als het zijn definitieve vorm ge
kregen zal hebben, zal zeker ook ten aanzien van de verspreiding ervan voorzichtig
te werk gegaan moeten worden, al was het alleen al omdat de gevolgen ervan po
litieke konsekwenties kunnen hebben. Daarom zal de commissie nog met de beide
besturen overleggen hoe verder met het rapport gehandeld dient te worden.
Als eerste spreker voert drs. J. D. Winsemius het woord. Hij verklaart niets met het
rapport te kunnen doen, en herkent er geen reële situaties in. Bij de oprichting van
streekarchieven zal het rapport alleen maar negatief werken. Hij trekt een parallel
met de functiewaardering: ook daarbij zijn vaak te veel taken opgesomd, met een
averechtse uitwerking. Hij acht slechts drie taken wezenlijk, en alleen deze drie
zijn in de Archiefwet terug te vinden. Een groei van de taakomvang en -uitsplit
sing is dan ook slechts bij zeer grote archiefidensten haalbaar. Z.i. vergt dit veel
investeringen, waar maar weinig productie tegenover staat.
Drs. Berkenvelder antwoordt dat de archivaris ook te maken heeft met gemeente
lijke taakomschrijvingen: de archiefverordening. Deze is vrijwel overal uitgebreider
dan het minimum van de Archiefwet. Hij wijst er nogmaals op dat men niet meteen
alles moet willen in het begin, omdat dat toch politiek niet haalbaar is. Winsemius
merkt op dat de eerste stap nu te zwaar gemaakt is. Een archiefdienst of archivaris
moet zich eerst nog waarmaken. Z.i. biedt het rapport teveel van het goede, en dit
kan nooit door de gemeenteraad en het provinciaal bestuur geslikt wordt. Drs. H.
Bordewijk bevestigt dat de gemeenten nu zullen wachten met het van de grond
brengen van archiefdiensten, en spreekt zijn verontrusting uit over het feit dat de
hoofdconclusie van de vergadering ter bespreking van het rapport ALO, nl. dat de
zorg voor de archieven der lagere overheden bij de provincies nieuwe stijl met toe
passing van het medebewind zou moeten berusten, in het rapport niet tot uitdruk
king komt. De formule om het waarderingscijfer te bepalen is z.i. op drijfzand
gebouwd, daar er veel te veel met vage factoren gewerkt wordt, b.v. het aantal mo
numenten en het aantal ha. historische stadskern. Ook de verhouding vraagbepa-
lende - antwoordbepalende factoren is hem niet duidelijk. Commissielid C. R. Schou-
te reageert eerst op de opmerkingen van drs. Winsemius over het doel en de con
clusie: deze was te komen tot een instrument om te kunnen bepalen wat globaal
nodig is om tot een archiefdienst te komen, waarbij de doelen niet hoger gelegd
zouden worden dan de al bestaande, maar zelfs lager. Daarbij is de drempel gelegd
bij 15 punten, met als streefgetal 74 punt. Het rapport wil slechts een en ander op
een rijtje zetten, hetgeen ook t.o.v. de politieke beslissers wel plezierig kan zijn.
Drs. Berkenvelder verwijst drs. Bordewijk naar hetgeen hij reeds in zijn inleiding
gezegd heeft. Ook meent hij dat de gebruikte factoren wèl globaal terecht zijn; bij
schrapping van enkele factoren zou de formule nog moeilijker hanteerbaar worden.
De zaak is van verschillende kanten bekeken en proefondervindelijk is vastgesteld
dat de formule de realiteit behoorlijk benadert. Dr. F. C. J. Ketelaar haakt hierop in
met de mededeling dat de commissie Nota Archiefbeleid een dekkend net van ar-
[3]
