Het verplichte presentexemplaar bij gebruik van archiefbescheiden
SUMMARY
Publicity of archives and protection of privacy
According to the Archives Act of 1962, all public and private records which have
been transferred to or deposited in a public repository, may be consulted by any
researcher. This publicity however can be restricted by the transferring agency or
the depositing private person or institution. Subsequently, the immediate superior
of the archivist may restrict the publicity, if such restriction is urgently required
in the general interest.
The article discusses the relationship bfetween publicity of archives and protection
of privacy, especially as regards lawyers archives. The author assumes that the
archivist may excuse himself legally, if the judicature would attempt to seize any
deposited lawyers archives.
[48]
In het KB van 14 januari 1920 nr. 33 (Stcrt. 13)1 regelende het gebruik en de toegan
kelijkheid van 's rijks archieven bepaalt art. 7:
"Aan een ieder, die van archiefstukken gebruik maakt, staat het vrij om het door of voor
hem afgeschrevene in druk uit te geven, mits hij zich onderwerpt aan de voorwaarden:
a. dat hij zich verantwoordelijk stelt voor het door hem uitgegevene;
b. dat hij een exemplaar van de door hem bezorgde afdrukken of van het werk, waarin
afdrukken voorkomen, aan de archiefbewaarplaats, waar het stuk berust, schenkt;
c. dat het recht om het door hem uitgegevene opnieuw te doen drukken en uitgeven voor
het rijk onverkort blijft".
Deze bepaling komt overeen met art. 6 van het KB van 30 oktober 1903, dat de open
baarheid en de toegankelijkheid van 's rijks archieven regelde totdat deze algemene
regeling kregen bij en krachtens de Archiefwet 1918 Stb. 378-. Het KB van 1903
kende ten aanzien van de openbaarheid en toegankelijkheid de reserve "onder in
achtneming der hierna te melden bepalingen", waaronder art. 6. Ook de Archiefwet
1918 Stb. 378 kende, evenals de huidige Archiefwet 1962, reserves inzake de open
baarheid. De openbaarheid van in een archiefbewaarplaats berustende archiefbe
scheiden kan beperkt zijn a. ingevolge bij de overbrenging gestelde beperkingen;
b. wanneer het algemeen belang beperking van de openbaarheid dringend vereist en
dan op bij AMvB (Archiefbesluit art. 21) geregelde wijze.
Openbaarheid betekent dat ieder, behoudens de beperkingen ten aanzien van de
openbaarheid, bevoegd is de archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan
of daaruit afbeeldingen, afschriften of uittreksels te maken of op zijn kosten te doen
maken. Ook deze bevoegdheid kan bij AMvB beperkt worden: art. 22 Archiefbe
sluit.
De wetgever heeft de beperkingen van de openbaarheid en van de kosteloze raad
pleging willen limiteren tot de in de wet of AMvB aangegeven gevallen. Iedere
andersoortige beperking is in strijd met de wet. Daaruit volgt dat de voorwaarde in
art. 7 sub b van het KB van 1920 die immers een beperking van de kosteloze
1 Gewijzigd bij KB van 8 maart 1929 nr. 14 (Stcrt. 51) en bij KB van 17 maart 1955 nr.
29 (Stcrt. 57). Het KB van 1920 geldt ten dele nog. Sommige bepalingen zijn verval
len omdat zij een materie regelen waarin thans door de Archiefwet 1962 en het Ar
chiefbesluit wordt voorzien.
2 R. Fruin, De Archiefwet 1918 Staatsblad no. 378,2 (Alphen aan den Rijn 1920) 14-15.
[49]
