lastingkohieren, stukken, die geen verband hebben met de bijzondere situatie van
die jaren.
5.2. selectieve vernietiging
Tot het werk van goed ordenen en beschrijven behoort de selectieve vernietiging
van daarvoor in aanmerking komende stukken. Deze moet plaats hebben op grond
van de "Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stuk
ken in de gemeente-archieven, dagtekenende van na 1850", vastgesteld door de Mi
nisteries van binnenlandse zaken en onderwijs, kunsten en wetenschappen in 1948.
Deze is thans gewijzigd door het besluit van de staatssecretaris van C.R.M. en de
minister van binnenlandse zaken 8 september/20 oktober 1978 (Stcrt. nr. 215 van 3
november 1978).
Permanent te bewaren zijn in ieder geval:
Alle stukken van voor 1851.
1 en 2. Eén exemplaar van de begroting en de memorie van toelichting. Men
kieze het exemplaar, waarop de handtekeningen van zowel B. en W. als G.S. voor
komen.
12 Rekening. 13 Verzamelstaten J en K (en eventuele voorgangers), staten L
t/m O, verificatierapport, bescheiden betreffende de vaststelling van de rekening
(punt 18a gewijzigde lijst).
3. (secretarieregisters of -kaarten) indien verzamelstaten J en K zijn opgemaakt
en/of een grootboek is aangehouden, is de termijn 1 jaar na vaststelling van de
rekening (18d) (zie echter hieronder p. 37, r. 17); vervullen de kaarten de functie van
de verzamelstaten J en K en/of van het grootboek, dan zijn zij permanent te bewa
ren (deze functieverandering blijkt uit het bijschrijven in de marges van de kaarten
van de volgnummers van de mandaten). Soms is er alleen voor de uitgaven een
grootboek èn een secretarie-register (-kaarten) aanwezig, maar voor de inkomsten
slechts één van beide; wegens de onderlinge verwijzingen tussen inkomsten en uit
gaven moet men dan beide bewaren.
4, 5, 6, 7, 8 en 11. (hulpkasboeken voor zover wettelijk voorgeschreven, kasboe
ken, verzamelpostenboek, rekening-courantboeken, maandstaten/kasopnemings-
boek) 10 jaar na vaststelling van de rekening (18a).
9. (dagafschriften bank en postgiro en eventuele bijlagen) 5 jaar, mits 1 jaar na
vaststelling van de rekening (18c).
10. (grootboeken) permanent bewaren, indien de verzamelstaten J en K verlo
ren zijn gegaan of niet zijn opgemaakt (zie de opmerking bij 3, secretarieregisters);
als deze wel aanwezig zijn, is de termijn 10 jaar na vaststelling van de rekening.
Staten met alleen cijfermatige gegevens mogen wel worden vernietigd (18a).
Overige hulpboeken: 1 jaar na vaststelling van de rekening (18d).
In enkele opzichten gaat de thans toegestane bevoegdheid tot vernietiging ons te ver.
1. Op grond van de Wet van 31 oktober 1924 Stb. 482, art. 2 en het Burgerlijk Wet
boek artt. 2004 en 1806, verjaren vorderingen ten laste van de overheid wegens geld
leningen en pensioenen na 30 jaar.
Als bewijs voor afbetaling van dergelijke vorderingen kunnen de betalingsbewijzen
[36]
van de laatste drie termijnen dienen (B.W. art. 1430). Deze zou men dus van ver
nietiging moeten uitzonderen. Wanneer men ze echter toch heeft vernietigd, dan
kunnen de rekening en de bewaarde verzamelstaten c.q. grootboek- en/of secre-
tariekaarten voor de rechter het bewijs opleveren, dat deze stukken hebben bestaan
en dat een vordering derhalve toch als voldaan moet worden beschouwd. Jurispru
dentie, waarbij de juistheid van deze opvatting is vastgesteld, is ons echter niet be
kend. Wil men volkomen zeker zijn van zijn zaak, dan doet men er verstandig aan
de veiligste weg te kiezen, en dus: 30 jaar bewaren.
2. Wanneer de personeelsdossiers niet compleet zijn, moet men om diensttijd van
voormalige personeelsleden te kunnen bewijzen i.v.m. pensioenrechten, soms man
daten voor de betaling van salarissen bewaren; het betreft vooral tijdelijk aangesteld
personeel van vóór 1966 (instelling Algemeen burgerlijk pensioenfonds).
3. Wanneer geen notariële akten zijn opgemaakt, vormen de bijlagen tot de be
velschriften soms het enige bewijs dat een grondtransactie heeft plaatsgevonden. De
notariële akte is verplicht sinds de invoering van art. 671a in het Burgerlijk Wet
boek, bij Wet van 28 juni 1956, Stb. 376.
4. De secretariekaarten, opgemaakt sinds ca. 1950, zijn vaak door de uitvoerigheid
in de omschrijvingen (het zijn immers doorslagen van de bevelschriften) bijzonder
waardevol. Bovendien zijn zij via de rekening gemakkelijk toegankelijk. Vooral bij
kleine gemeenten bewaart men ze bij voorkeur, hoewel dat niet verplicht is.
Uit historische overwegingen geven wij er de voorkeur aan, bovendien de volgende
stukken te bewaren:
1. Kohieren van de door de gemeenten geheven hoofdelijke omslag, opgemaakt
tot en met 1923/1924; deze belasting wordt sindsdien door de rijksoverheid als
inkomstenbelasting geheven.
2. Kohieren van het schoolgeld van vóór de invoering van de leerplichtwet in 1900;
indien de kohieren hoofdelijke omslag verloren zijn gegaan, kunnen de schoolgeld
kohieren tot en met 1923/1924 dienen ter vervanging, voorzover er inkomensgrond
slagen in worden vermeld.
3. Wanneer de bestekken en tekeningen van openbare werken zijn verloren gegaan
door fouten in het beheer of oorlogsomstandigheden beware men de bevelschriften
met aangehechte betalingsbewijzen en nota's, voorzover ze op dergelijke objecten
betrekking hebben.
O. A. M. W. Hartong
A. J. M. den Teuling
SUMMARY
Annihilation of municipal accountancy.
The article replaces the section 5.2. of Municipal accountancy in the period 1924-
1976, written by the same authors and published in this periodical NAB 81 (1977)
p. 297-322, esp. p. 319-320.
The replacement is necessary owing to a change in the prescriptions concerning the
annihilation of financial papers of municipalities (Nederlandse Staatscourant nr.
215, 1978 November 3).
[37]
