1. Agenda's per dag.
2. Ingekomen brieven, in de agenda's gelegd, op hun (jaar) nummer.
3. Minuten van uitgaande brieven, in de agenda's gelegd op het (jaar) nummer van
het corresponderende ingekomen stuk, dat in principe niet hetzelfde was als dat
van de minuut.
4. Indices, waarin de stukken rubriekgewijze werden ingeschreven. De indices ver
vullen tevens de functie van net-agenda. Meer en beter dan de agenda verwijst
de index bij de nummers van de ingekomen brieven (volgens het nummer daar
van werd ingeschreven) naar het nummer van de minuut, die er mee correspon
deerde. De hoofdenlijst bevat tevens veel trefwoorden, waarbij naar één van de
rubrieken verwezen wordt. Een stuk komt niet in meerdere rubrieken voor, al
krijgt men wel het idee, dat de scheiding tussen de rubriek "diversen" en de
andere rubrieken niet zo waterdicht is (zie b.v. index 1900 onder het woord
"Akten").
Uit het onder 1 tot 3 vermelde blijkt, dat men bij het rangschikken van de bescheiden
is teruggekeerd tot het verbaalstelsel-1823, dat in 1827 werd verlaten, (zie p. 8). De
structuren van de bestanden B-stukken en J(acht)-stukken van het Hoofdbureau van
de 1ste Afdeling leveren geen nieuws op. De bescheiden van het Bureau Militie en
Schutterijen (M S) van de 1ste Afdeling zijn met uitzondering van de net-agen
da's, de militieregisters en een gering aantal dossiers en bundels in 1958 vernietigd5.
Een bijzondere structuur valt op te merken bij de bescheiden van de 2de Afdeling
(autonomie). (11 m1). We kunnen de volgende categorieën onderscheiden.
1. Agenda's per dag voor de hele afdeling. Agenda's van uitgaande stukken per
Bureau (zie onder 3).
2. Ingekomen brieven. Slechts een enkele hiervan bleef in de agenda's liggen, de
overige werden doorgegeven aan een ander orgaan (vooral GS) of kwamen
terecht bij de minuten van uitgaande brieven.
3. Minuten van uitgaande brieven en kantmeldingsformulieren. De minuten werden
steeds per Bureau (Hoofdbureau, Bureau Waterstaat en Bureau Financiën) be
waard. Aanvankelijk werden ze met de kantmeldingsformulieren in één door
lopende jaarnummering voor de hele Afdeling opgenomen. Doch al spoedig
begon dit te veranderen. Met ingang van oktober 1881 kregen de minuten van
Bureau Waterstaat en die van Bureau Financiën ieder een aparte nummering,
die soms over meerdere jaren doorliep. De minuten van het Hoofdbureau kre
gen met ingang van 1895 een eigen nummer. De nieuwe nummers werden niet
op de Afdelingsagenda vermeld, in tegenstelling tot de oude uit de doorlopende
nummering voor de hele Afdeling. Op de Bureauagenda's van de minuten werd
trouwens ook niet naar de nummers van de corresponderende ingekomen stuk
ken, op de agenda's voor de hele Afdeling vermeld, verwezen. Wel kan men de
ingekomen brief soms bij de minuten aantreffen.
5 Archief Provinciaal Bestuur van Friesland - bundel 1.852.12.: Het vernietigen, met
toepassing van de lijstvan stukken uit het archief1951-1970 (berust
nog bij de administratie).
[32]
Nu waren in de doorlopende nummering van minuten van de hele Afdeling
alleen nog maar de kantmeldingsformuiieren opgenomen. Zij kregen, in tegen
stelling tot de minuten, geen Bureausignatuur (HB, W of F). Ze bleven zitten
om de ingekomen stukken, waarbij ze behoorden en men vindt ze in het archief
van de Commissaris niet meer terug. Stukken en formulieren werden aan andere
autoriteiten ter afdoening doorgegeven.
4. Indices hebben de bescheiden van de 2de Afdeling slechts incidenteel. Onder de
rubrieken staan alleen nummers van ingekomen brieven, beschrijvingen van die
brieven ontbreken.
De structuur en registratuur van de groep bescheiden, behandeld door de 3de Afde
ling, leveren geen nieuwe gezichtspunten op.
II. Het Kabinetsarchief van de Gouverneur, later Commissaris des Konings,
1816-1918. (6 mi).
Het oudste stuk uit dit archief dateert uit 1816, maar eerst in 1821 krijgt het kabi
netsarchief noemenswaardige omvang. In dit archief dat niet onderverdeeld is naar
Griffieafdeiingen zijn de volgende categorieën bescheiden:
A. "Confidentiële stukken" 1816-1864.
1. Een tweetal agendas, de oudste wel, de jongste niet gebonden. Deze ver
tonen een grote gelijkenis met de agenda's in het hoofdarchief uit de periode
1813-1824. Een index vond men niet nodig, dit deel van het archief is trou
wens maar krap 1 mi groot.
2—3. Ingekomen en minuten van uitgaande brieven vindt men in één reeks opge
borgen. De beide soorten brieven hebben per jaar elk een aparte nummering.
De minuut ligt bij de corresponderende ingekomen brief. Het nummer van
de ingekomen brief is bepalend voor de volgorde van de stukken.
B. "Kabinetsstukken", ook "letter A" en vanaf 1848 "geheim" genoemd, 1841-1918.
1. Agenda's die alleen van die van de "confidentiële stukken" verschillen, om
dat ze van een index zijn voorzien.
2-3. De ingekomen brieven zowel als de minuten hebben een aparte nummering,
die ongeacht jaarwisselingen doorloopt. Pas bij een nieuwe agenda beginnen
nieuwe nummeringen. De opberging is tot november 1848 op de zelfde wijze
geregeld als bij de "confidentiële stukken". Vanaf die maand krijgt men af
zonderlijke omslagen ingekomen en minuten van uitgaande brieven, per jaar
of twee jaar achter elkaar in een portefeuille verpakt. Met ingang van 1908
legde men van zoveel mogelijk jaren de ingekomen brieven achter elkaar in
portefeuilles. Pas na de serie ingekomen brieven begint die van de minuten.
4. In latere tijd heeft men de ingekomen en minuten van uitgaande brieven
1908-augustus 1914 tot dossiers en bundels omgewerkt, die men zelden van
een opschrift, maar bijna steeds van een nummer uit code VNG voorzag.
C. Buiten de genoemde categorieën vallen enige dossiers en bundels en de serie mi
nuten van bestuursverslagen, door de Gouverneur krachtens artikel 6 van zijn
instructies van 1820 en 1850 aan de regering uitgebracht. Enkele dos-
[33]
