ingekomen stukken. Men legde de minuten op nummer in chronologische
jaarseries buiten de agenda's.
Ad 4. Ook nu werd het archief toegankelijk gemaakt door een index. Het aantal
iMbrieken nam ten opzichte van de vorige periode niet toe, maar de rubrie
ken kregen veel meer rehëf. Slechts bij hoge uitzondering werd een stuk
onder meerdere rubrieken beschreven.
De rubrieken kregen een nummer, "ordernummer", dat met rode inkt op de
agenda's en op de ingekomen stukken en met "gewone" inkt op de minuten
(boven de streep, het volgnummer per jaar kwam er onder) geschreven
werd. Het rubrieknummer gaf men in rood aan bij de chronologische lijst
van stukken over het betrokken onderwerp in de index. Een titel van de
rubriek werd niet gegeven, daarvoor moest men zich behelpen met een lijst,
waarop de rubrieken in alfabetische volgorde werden vermeld, met achter
de naam hun nummer. Eerst was men van plan de rubrieken per jaar van
van nummer te laten veranderen. Toen men dit plan van 1827 op 1828 met
de ongeveer 350 rubrieken uitvoerde kreeg men daar begrijpelijk meteen
genoeg van. De rubrieken behielden hun nummer van 1828 tot deze manier
van indiceren in 1844 eindigde. De indices bestreken één jaar. De index geeft
van de ingekomen stukken naast de beschrijving alleen de dag van de agen
da, niet het dagvolgnummer. De minuten worden met hun jaarvolgnummer
aangegeven. Zijn de stukken "overgebragt bij Gedeputeerde Staten" (de post
voor dit college passeerde bijna steeds de Gouverneur), dan is de resolutie
dagnummer van GS aangegeven. Deze stukken dragen zowel van de Gou
verneur als van GS een signatuur; hierover zal bij de bespreking van het
archief van het college meer worden medegedeeld.
Ad 5. Maar de index is in deze periode niet het enige hulpmiddel om toegang te
krijgen tot het archief. Er bestaat daarnaast de klapper op de index. Deze
klapper bestrijkt ook één jaar en verwijst vanuit een groot aantal trefwoorden
(onderwerpen, zaken, namen), die wel in alfabetische maar nauwelijks in
lexicografische volgorde staan, naar de nummers van de rubrieken in de
index en soms ook naar de datum van de ingekomen stukken. Opmerkelijk
is, dat men een woord als "granen" in de klapper vindt in een rijtje tref
woorden ,die met "ga" beginnen, terwijl men een woord als "grondbelas
ting" in het rijtje "go" aantreft.3
Ad 6. Dat de Afdelingen nog enige invloed op de archiefvorming hadden, blijkt
uit de omstandigheid, dat de 3de Afdeling van de Griffie gedurende de
periode 1828-1843 net-agenda's bijhield, waarop de tekst van de agenda
voor wat betreft de door de Afdeling behandelde stukken werd overgeschre
ven.
Door de minuten te scheiden van de bijbehorende ingekomen stukken, heeft men in
1827 bij de vorming van het Gouverneursarchief het verbaalstel-1823 verlaten om
het pas in 1879 weer te gaan gebruiken.
3 Archief Gouverneur, klapper op de index 1829.
[28]
E. De periode 1844-31.3.1879. (ca. 159 m1)
Bij besluit van de Gouverneur van 24.6.1843, nr. 91/5983 werd de organisatie van
de Griffie gewijzigd en omdat in het zelfde besluit de bepaling stond, dat de regis
tratie van een ingekomen stuk (ook van een minuut) per 1.1.1844 zou gebeuren
bij de Afdeling van de Griffie, tot het werkterrein waarvan dat stuk behoorde, had
de organisatie van die datum af weer een stevige invloed op de archiefstructuur
en -registratuur. Daarom eerst het organisatieschema, waarna de afdelingen in het
archief, bestaande uit de door de Bureaux 1, 4, 5 en 6 behandelde stukken zullen
worden beschreven:
1. Een Algemeen Bureau (1ste Afdeling), dat zaken van algemene aard en zaken,
die de andere Bureaux niet afdeden, behandelde.
2. Een Bureau voor Militie en Schutterijen (2de Afdeling).
3. Een Bureau voor Provinciale en Plaatselijke Financiën dat ook alle stukken be
handelde, die naar Gedeputeerde of Provinciale Staten moesten. (3de Afdeling).
4. Een Bureau voor 's Rijks middelen (Directe en indirecte belastingen, behalve
registratie, verder invoerrechten en accijnsen).
5. Een Bureau voor de Registratie.
6. Een Bureau voor het Kadaster.
We beginnen het relaas over de archiefvorming met de stukken van de drie laatst
genoemde Bureaux (0,7 m1)- Hun werk was een aflopende zaak. Bij KB van
25.10.1843, nr. 65 werd het bestuur en toezicht van de Gouverneurs op de invorde
ring van de Rijksmiddelen en -ontvangsten, dat sinds 1824 bestond (zie p. 6) per
1.1.1844 opgeheven. De ambtenaren ter Griffie, die de Gouverneur bij dit werk
terzijde stonden, bleven tot 1.5.1844 in functie. De agenda's voor Registratie, voor
Directe Belastingen en voor Kadaster werden door elkaar in één chronologische
volgorde bewaard. Dit zelfde gebeurde met de minuten van uitgaande brieven. Er
is dus één afdeling in het archief voor de stukken, die door de drie Bureaux behan
deld werden. Maar, zoals reeds betoogd, het was en aflopende zaak. Agenda's-Ka
daster ziet men al heel spoedig niet meer, die voor Registratie verdwijnen vóór
1.5.1844, die voor Directe Belastingen etc. blijven nog tot het eind van genoemd jaar,
waarschijnlijk alleen omdat de Gouverneurs de bevoegdheden behielden, die zij
reeds vóór de regeling 1824-1844 op het terrein der Rijksbelastingen hadden. Een
interessante bijzonderheid is, dat men in verband met het tijdelijk karakter van één
en ander voor toegang op bescheiden gebruik bleef maken van de index en de
klapper over 1843 op het archiefdeel uit de vorige periode, (behandeld onder 4 en 5
op pagina 28). Men schreef de stukken bij de desbetreffende rubriek in (een treffend
voorbeeld in de index is rubriek 123: cohieren en leggers patentbelasting). De ru
brieknummers kwamen ook op de oude manier op brieven en agenda's. In de klap
per wordt onder Tietjerksteradeel naar stukken uit 1844 verwezen.
Dan komen we nu tot de bescheiden, behandeld door het Algemeen Bureau of 1ste
Afdeling (65 m1)- We kunnen de volgende categorieën onderscheiden:
[29]
