Vsesojoeznij naoetsjno-issledovatelskij institoet dokoementovjedenja i
archivnogo dela (VNIIDADFederaal Instituut voor wetenschappelijk
onderzoek op het gebied van documentatie en archivistiek, Moskou.
Het in 1966 opgerichte VNIIDAD is een unieke instelling, met 206 medewerkers die
research op allerlei gebied doen. Allereerst bestudeert men mogelijkheden tot ver
mindering van de papierstroom in de dynamische fase. De noodzaak daarvan illus
treerde de directeur A. P. Koerantov door erop te wijzen dat de documentatie voor
de bouw van één vliegtuig meer weegt dan het vliegtuig zelf (dat geldt dan toch niet
voor het tweede, en volgende vliegtuig in de serie). Een van de projecten is geweest
het terugbrengen van het aantal verschillende formulieren dat door de administratie
gebruikt wordt. In een bureaucratisch land als de U.S.S.R. moet dat inderdaad tot
een geweldige besparing leiden14. Ook worden uniforme registratuurplannen, voor
schriften voor het typen van brieven enz. door het VNIIDAD ontwikkeld. Verder
doet een afdeling van 22 medewerkers onderzoek op het gebied van houdbaarheid
van papier, schrijfmachinelinten enz. en ontwerpt het normen op dat gebied. Men
beschikt thans over een papiersoort die het 800 jaar uithoudt. In de nabije toekomst
zal het VNIIDAD ook als constructiebureau voor het ontwerpen van bouw en in
richting van archiefdepots gaan optreden. Er is veel onderzoek naar compactusstel-
lingen gedaan, o.a. naar de mogelijkheid om in bestaande gebouwen, waarvan de
vloeren de belasting door compactusstellingen niet kunnen verdragen, het gewicht
van de compactus op de wanden over te brengen. Wat het archivistisch-wetenschap-
pelijk onderzoek betreft noem ik twee publikaties van het VNIIDAD die ik mee
kreeg:
1. Theorie en praktijk van de selectie (deel IV van de serie werken van het
VNIIDAD, 566 bladzijden, 1974);
2. Kort woordenboek van de typen documenten (archiefterminologie), 80 blad
zijden.
Een ander onderdeel van het werk van het VNIIDAD is gelegen op het terrein van
het management van de archiefdienst. Koerantov heeft daarover verslag gedaan in
zijn rapport voor het 8e Internationaal Archiefcongres in Washington, 1976 "Ad-
vances in archival management service". Men analyseert de effectiviteit van het
werk, het optimaal gebruik van personele en materiële middelen enz. De planning
is uiteraard ingebed in het Russische systeem van vijfjaarplannen.. Het VNIIDAD
heeft een taakanalyse met normtijden samengesteld: Tipovyje normy vremeni na
osnovnyje vidy rabot, vypolnjaemyje v gosoedarstvennych archivach, Moskva 1977,
33 biz. "This classificational chart established the foundations for the creation of a
scientifically based system of indices for the plans and accounts of the state archives.
It aids in the differentation of types of jobs and operations, defines precisely the
De overeenkomst met de U.S.A. trof mij. Ook daar wordt veel meer aandacht gegeven
aan de normalisering en uniformering van overheidsformulieren. Daar geschiedt dat
door de General Services Administration. Omdat de National Archives and Records
Service deel uitmaakt van de GSA, is, evenals in de U.S.S.R., de archiefdienst nauw
betrokken bij de ontwikkeling van methoden om al in de dynamische fase tot ratio
nele aanpak te komen.
[180]
stages involved in carrying them out, and serves as a starting point for setting up
standards for working hours in the archives"15.
12. Tsentralnyj Partinyj Archiv Institoeta Marksizma-Leninizma pri
Tsentralnom Komitete KPSSS (TsPA IML) Instituut voor marxisme-
leninisme van de Communistische Partij van de U.S.S.R., Moskou.
Grimsted, 244247
Bij het IML werd ik zeer gastvrij ontvangen door de directeur van het Partijarchief
D. I. Antonjoek, zijn plaatsvervangers I. A. Agapkin en V. V. Annikejev en mevrouw
O. K. Senelcina, de beheerder van het Marx-Engels-archief. Men bewaart, behalve
het centrale partijarchief, documenten (originelen en kopieën) van Lenin, Marx en
Engels. Het partijarchief begint in 1894. Er komen 1000 bezoekers per jaar, onder
wie ongeveer 70 buitenlanders. Het TML heeft in iedere republiek een filiaal. Be
halve over het IML zelf ging het gesprek ook over de planning van het historisch
wetenschappelijk onderzoek in het algemeen (zie onder organisatie).
De Lenin-collectie bestaat uit 26000 inventarisnummers, waaronder echter ook
facsimiles van documenten die reeds in origineel aanwezig zijn. Van alles is een
regest gemaakt, elk document is gefilmd. De bezoeker krijgt in beginsel alleen de
film te zien. Bij hoge uitzondering werd mij inzage van enige originelen vergund.
Ik kon constateren dat deze voor een Rus welhaast heilige documenten ook inder
daad als relieken worden beheerd. Men moet bedenken dat ieder woord dat Lenin
gesproken of geschreven heeft, hoe onbelangrijk op zichzelf ook, in de U.S.S.R.
een geweldige emotionele en politieke lading heeft.
Het IML werkt samen met het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis
te Amsterdam, dat behalve een rijke Marx-Engels-collectie ook belangrijke archieven
als dat van Kautsky (waarin zijn correspondentie met Engels), Trotsky (waaronder
brieven van Lenin) en de Socialistische Internationale in zijn bezit heeft.
13. Archiv vnesjnej politiki Rossii (AVPR) Archief van de Russische
buitenlandse politiek, Moskou. Grimsted, 249255.
Dit archief, zoals in zoveel landen buiten de eigenlijke staatsarchiefdienst staande,
ressorteert onder de afdeling voor diplomatieke geschiedenis van het ministerie van
Buitenlandse Zaken. Het hoofd van de afdeling S. L. Tichvinskij (corresponderend
lid van de Akademie van wetenschappen, een zeer hoge wetenschappelijke onder
scheiding die recht geeft op de titel professor), ontving me, in gezelschap van de
heren Hanev, directeur van het AVPR en Loekin, hoofd van de afdeling Europa van
het ministerie. Alle drie zijn diplomaat van beroep, spreken voortreffelijk Engels, ter
wijl de heer Loekin (die bij de ambassade in Brussel heeft gewerkt) zeer goed Neder
lands spreekt. De heer Hanev was nog maar kort, na enige jaren in het Midden-oos
ten te hebben gewerkt, directeur van het archief, zodat de archieftechnische uitleg
15 De door Koerantov in zijn rapport op blz. 13 en 14 genoemde "Classificational Chart
of the Kinds of Work Carried out in State Archives" en "Standard Working Hours on
Basic Kinds of Works Performed in the State Archives" vormen één publikatie.
jli lii xmsmm
