Binnen elke bundel moeten de stukken van een doorlopende letter worden voorzien.
De bundels kunnen vervolgens qua inhoud in drie of vier hoofdstukken worden
ondergebracht. Men hoeft op die manier geen enkel stuk uit de registers of bundels
apart te beschrijven. Desgevraagd kan de Pruisische gezant dan lijsten krijgen van
de inhoud van een bundel of register. Zou men van Pruisische zijde met een derge
lijke inventaris niet accoord gaan, dan moeten alle stukken apart beschreven worden.
Voorbereidingen voor een nieuwe inventaris
Ook de Geheime Raad was dus van mening, dat de inventaris van Syben opnieuw
bewerkt moest worden, maar wie moest dit doen? Maria Theresia had op 28 maart
1744 de secretaris van de Geheime Raad Neny aangewezen voor dit werk. Nu, op 27
september 1745, was Neny inmiddels raadsheer van dit college. Hij kon deze taak
niet verrichten en evenmin de secretaris Misson. De Geheime Raad stelde de ge
volmachtigde minister van Kaunitz-Rietberg voor om Syben zelf met het werk te
belasten, want met de aantekeningen van de Raad kon hij best vooruit. Er waren
nog twee bijzondere redenen om Syben te kiezen: op de eerste plaats zou het sturen
van een nieuwe commissaris naar Roermond aanleiding geven tot geruchten en ver
denkingen in Berlijn. Op de tweede plaats zou de inventarisator moeten beslissen
over het al of niet opnemen van stukken in de inventaris om geen nadelige gevolgen
voor de landsheer of het Oostenrijkse Overkwartier te veroorzaken. Dit werk kon
niemand beter doen dan Syben. Tenslotte waarschuwde de Geheime Raad, dat de
bestaande inventaris van Syben niet in handen van de Staten mocht komen, omdat
in dat geval het gevaar groot was, dat een Pruisische ambtenaar zich een afschrift
zou laten maken. Van Kaunitz-Rietberg liet de Geheime Raad op 14 december
1745 weten, dat hij de ambtenaren van de rekenkamer Fery en Rosart benoemd had
om onder leiding van de kanselier van het Hof van Gelder, de graaf van Baillet, de
herinventarisatie te verrichten17. Het advies van de Geheime Raad had hij dus
naast zich neergelegd. Hij wilde verder, dat de stukken afzonderlijk en dus niet per
register of bundel beschreven werden. Tevens vroeg hij, hoeveel tijd de werkzaam
heden in beslag zouden nemen?
De Geheime Raad kon in zijn consult van 24 december op deze vraag geen ant
woord geven. Wel had het college een instructie aangaande de inventarisatie opge
steld. Deze instructie droeg een uiterst geheim karakter. In zijn vorig consult van
27 september had de Geheime Raad al de mening geuit, dat een aantal stukken, die
de koning van Pruisen niet aangingen, uit de inventaris geschrapt moesten worden.
Nu ging dit college nog een stap verder: deze stukken moesten ook uit de bundels
verwijderd worden. Sommige konden in Roermond apart van de beschreven stukken
bewaard worden, andere moesten eigenlijk vanuit Roermond naar Brussel worden
vervoerd om zo de Pruisen te beletten er ooit kennis van te nemen. De bepalingen
in de instructie over het afzonderen en eventuele weghalen van archiefstukken
17 Franciscus Josephus Xaverius, graaf van Baillet, werd op 30 oktober 1743 tot kanse
lier benoemd en nam op 9 maart 1744 bezit van zijn waardigheid. Hij overleed te
Roermond op 28 september 1747. Zie: J. B. Sivré, Leden en suppoosten van het Hof
van het Overkwartier van Gelderland te Roermond 15801794, ms.
[130]
mochten niet bekend worden. Alleen de kanselier Baillet kon men in vertrouwen
nemen. Alleen hij behoorde de instructie te krijgen en moest dan mondeling
opdrachten geven aan Fery en Rosart, wier commissies zeer oppervlakkig zouden
moeten zijn. Baillet moest ook beslag leggen op het dubbele exemplaar van de inven
taris van Syben, zodat achteraf niemand in Roermond het ontbreken van stukken
zou kunnen constateren.
De gevolmachtigde minister ondertekende de instructie, welke als bijlage bij dit
artikel is opgenomen. Dezelfde dag werd een missive voor de kanselier Baillet opge
steld, waarin hem op het hart werd gedrukt vooral niet aan de inventarisatoren mee
te delen, waarom bepaalde stukken werden afgezonderd. Voorlopig gebeurde er
niets, totdat in maart 1746 de oud-rekenmeester Guillaume Robert Poncet zich tot
de hoogste instanties wendde. In een rekwest deelde hij mee, dat hij altijd een trouw
dienaar was geweest, maar dat hij nu op zeventigjarige leeftijd door het geringe
pensioen gedwongen was een armoedig bestaan te lijden. Tot verbetering van zijn
situatie zou een opdracht om te Roermond te mogen inventariseren ten zeerste bij
dragen, weshalve hij onderdanig zijn diensten aanbood. Op advies van de Geheime
Raad werd Poncet benoemd in plaats van Rosart. Van dit bovenstaande werd de
kanselier op de hoogte gesteld, die op 10 april 1746 zijn commissie, de instructie en
het net-exemplaar van Sybens inventaris ontving. Het werk kon beginnen.
De geheime missie naar Roermond
Wanneer de Geheime Raad had gedacht, dat de reis van Poncet en Fery in Roer
mond geheim kon blijven, dan werd dit college al heel snel teleurgesteld. Reeds op
16 april 1746 schreef de magistraat van Roermond aan de gevolmachtigde minister,
dat vanaf het moment, dat Poncet en zijn ondergeschikte in de stad vertoefden, het
gerucht de ronde deed, dat zij de opdracht konden krijgen om het stadsarchief te
inventariseren. De stad, zo betoogde de magistraat, was financieel uitgeput en kon
dus niet de eventuele kosten der inventarisatie dragen. Wanneer men in Brussel
echter toch een inventaris van het stadsarchief wenste, dan zou de stad die zelf ver
vaardigen met de hulp van Syben, die inmiddels momboir van het Hof van Gelder
was geworden18. Vier dagen later schreef de kanselier Baillet zijn belevenissen naar
Brussel. Bij het doornemen van de inventaris van Syben was hem gebleken, dat de
stukken zich in het archief van de Staten op het stadhuis, in de kanselarij en ten
huize van de momboir Syben bevonden. Hij had niets kunnen ondernemen, omdat hij
tot geheimhouding verplicht was. Hij was daardoor ook niet in staat om de geruch
ten te ontzenuwen. Hij voorzag twee grote moeilijkheden: de momboir Syben zou
geen enkel stuk afgeven en de magistraat zou de toegang tot de archieven weigeren.
De magistraat was door de komst van de beide commissarissen gealarmeerd en
meende, dat zij kwamen om de stukken betreffende de stedelijke belastingen te in
ventariseren, waartoe de magistraat lang geleden een opdracht had gekregen. Baillet
had zich op de vlakte gehouden. Hij had aan de magistraat verteld, dat hij zich kon
indenken, dat Poncet wilde weten, of de bewuste stukken in goede orde waren, en
18 Marcellus Albertus Syben was op 16 november 1737 tot momboir van het Hof van
Gelder te Roermond benoemd.
[131]
