hun beleid. De beleidsuitoefening was bij deze instellingen geheel of gedeeltelijk
gebaseerd op de door henzelf beheerde en/of geproduceerde kaarten.
Voorbeelden als domeinbeheer, handel, militaire zaken, grondbelasting, water
staat etc. dringen zich a.h.w. aan ons op. De instellingen die zich op terreinen als
de voorgaande bewogen, waren bij hun beleidsuitoefening afhankelijk van het
kaartmateriaal en stelden daarom personen aan die zich voornamelijk bezig
hielden met de vervaardiging, bijwerking en beheer van kaarten. In de loop der
tijden groeiden deze "personen" uit tot "diensten".
Helaas is de handelwijze van de archivarissen in de voorgaande eeuwen, vooral
de 19e, vaak zodanig geweest dat archieven en daarmee ook de kaarten werden
geordend op een wijze die de oude orde weinig eer aandeed. In de 20e eeuw bleek
bij vele archieven de problematiek met de kaarten zodanig groot, ook al door het
vaak nonchalante beheer van de registratuur, en de middelen zo gering dat tot op
de dag van vandaag met het herkomstbeginsel in het kaartbeheer is gerommeld.
Het is ook daarom wellicht nuttig wat voorbeelden aan te halen uit de historie
waar een vorm of beginsel van een eigen plaats en van planmatige orde binnen een
instelling te herkennen is.
In de organisatie van de Vereenigde Oostindische Compagnie was de kaartmaker
een voornaam persoon; hij was belast met het beheer der journalen en de inventa
risatie daarvan, hij beheerde, verbeterde en vernieuwde de kaarten tot zijn dood,
waarna deze weer aan de Compagnie teruggegeven moesten worden: "Tot welcken
eynde oock syne weduwe of erfgenamen by syne aflyvigheyt gehouden sullen we-
sen alles over te leveren, wes aengaende de voorsch. Compagnie onder haar soude
mogen berusten"13.
Het materiaal werd in feite door de Compagnie overgeheveld naar de nieuwe
kaartmaker.
In het begin der 19e eeuw werd de archivist van het archief van oorlog onder an
dere op de volgende wijze geïnstrueerd: "Hij zal alle kaarten, plans, memorien
enz.: in het archief opgelegd en in der tijd opgelegd zullende worden, of volgens
het voorgaande artikel daartoe behorende op hunne bijzondere respecten, in de
beste orde sorteren, en gesorteerd zijnde, respectsgewijze inventariseren, met een
doorlopend nummer voor elk respect afzonderlijk, en bovendien nog daarvan for
meren eenen alphabetische Inventaris in welken achter elk stuk zal moeten wor
den uitgedrukt het respect en nummer waar onder hetzelve sorteerd, ten einde
zulks bij aanvrage dadelijk te kunnen vinden", waarbij opgemerkt dient te wor
den dat de kaarten en plans hierbij een overwegende plaats innamen, wat zijn
neerslag vond in een overwegend aantal onderdelen van de inventaris14.
13 Dam, P. v., Beschryvinge van de Oostindische Compagnie, Eerste Boek, Deel I,
Bewerking: Stapel, F. W., Rijks Geschiedkundige Publicatiën, dl. 63, 1927, pag. 402-404
en 414-415.
14 Instructie voor den archivist of chartermeester van het archief van oorlog, art. 3,
Bij: Koninklijk Besluit 14 januari 1815 no. 31.
[22]
Tot slot een voorbeeld bij het domeinbeheer, waar de Ontvanger van het Domein
kantoor op de volgende wijze zijn archief diende te ordenen en bij te houden: "De
leggers, memorialen, registers, akten, kaarten, brieven en verdere papieren, tot
het archief behoorende, moeten naauwkeurig op een inventaris beschreven en naar
de orde van dien inventaris bewaard" en als dan in een der volgende bepalingen
over de indeling van de inventaris wordt gesproken, zijn twee van de acht afde
lingen voor kaarten gereserveerd15.
Bij het beheer der kaarten afkomstig van instellingen waarbinnen de kaarten een
onderscheidelijk geheel vormden, dient de oude orde gehandhaafd te blijven en
deze slechts daar door een nieuwe ordening, per instelling, vervangen te worden
waar de oude ordening ontbreekt.
Concluderend geldt ook voor de arohiefkaartbeheerder: "De inventaris door de
registrator gemaakt behoort in principe te worden gevolgd door de archivaris, zo
als hij ook diens ordeningssysteem accepteert", "elk archief behoort in theorie zijn
eigen inventaris te hebben" en als hij de kaarteninventaris inleidt geldt evenzeer
voor hem: "Slechts de hoofdtrekken van de bestuursinrichting worden gegeven,
de lotgevallen van het archief, een rekenschap van de inventarisatie in verband
met 'oude ordes' en inventarissen en een korte literatuuropgave"16. Waar bij de
incidenteel kaartgebruikende instelling de wijze van bergen de kaarten (achteraf)
een eigen plaats geeft wordt deze plaats bij de maximaal kaartgebruikende en/ of
kaartproducerende instellingen een structurele.
Resumerend
Willen we nu aan de beschrijving en ordening van kaarten in het archief een goe
de basis geven dan zal aan enkele voorwaarden voldaan dienen te worden, het is
daarom dat wij enkele punten die voortkomen uit deze problematiek nog eens
extra aan willen stippen:
voor de beschrijving en ordening van archiefkaarten geldt in grote trekken
hetzelfde als voor de overige archiefbestanddelen.
bij de afbakening van wat wel of niet archief is, dient ruimte gehouden te
worden voor anderssoortige bestanddelen dan men tot voor kort gewend was,
aangezien anders dezelfde verwaarlozing zou ontstaan voor films, computer
banden etc..
voor de toegankelijkheid van het kaartenbestand is samenwerking met het
C.C.K. ook voor de archieven van groot belang, zij dienen zich evenwel voort
durend bewust te zijn van hun eigen taak en plaats.
het C.C.K.systeem dient zodanig ingericht te worden dat de gegevens voor
ieder toegankelijk zijn en de kosten niet drempelvormend werken, het C.C.K.
dient bovendien bij opname van archiefkaartcollecties, complete collecties op
te nemen.
13 Titel III, Van de ontvangers, art. 182 en 184, In: Instructie op het Beheer der Do
meinen, Tweede Gedeelte, 1866.
16 Zie noot 1, resp. pag. 65, 70 en 71.
[23]
