kan bij de diverse instellingen verschillen en kan verlopen van incidenteel kaartge
bruik tot maximaal kaartgebruik en/of maximale kaartproduktie. Waar het de
maximale instellingen betreft, zien we ons gedwongen een toevoeging te maken
op het standpunt zoals dat in Par. 1 van de Handleiding werd uiteengezet: "Met
geteekende bescheiden worden bedoeld kaarten, die veelvuldig voorkomen in dos
siers, op last van besturen of ambtenaren vervaardigd, of bij hen ingezonden wor
den ter toelichting van aanhangige quaestiën". Er wordt hier namelijk uitsluitend
gesproken over het incidentele kaartgebruik, dit standpunt is echter ten opzichte
van verschillende instellingen, of delen daarvan, niet te handhaven. We hoeven
slechts te verwijzen naar de instellingen die kaarten produceren, elk met hun eigen
doelstelling, als het kadaster, de topografische en de hydrografische dienst.
Waar het de ordening van de kaartproducerende instellingen betreft, is in alge
mene zin het Besluit van 1950 geldig, waarbij wordt opgemerkt ten aanzien van
de Minister van Binnenlandse Zaken, belast zijnde met het toezicht op de archief
vorming: "Hij bevordert dat de werkwijze,bij de verschillende departe
menten zoveel mogelijk gelijk zij: zulks met inachtneming van de bijzondere aard
van elk departement"". Deze "bijzondere" aard werkt door voor de verschillende
diensten, zo ook voor de (gedeeltelijk) kaartproducerende diensten.
De scheidslijn tussen incidenteel en maximaal is een theoretische scheidslijn en
slechts voor de overzichtelijkheid van dit betoog bruikbaar. Wat zijn nu de eisen
die gesteld moeten worden aan de ordening van incidenteel kaargebruikende instel
lingen en welke die aan maximaal kaartproducerende en kaartgebruikende instel
lingen.
Incidenteel kaartgebruikende instellingen
Waar het incidenteel kaartgebruik betreft, zijn de kaarten vrijwel altijd in de oude
organisatie gevoegd bij de verschillende dossiers en wordt ook in de huidige re
gistratuur veelal op zodanige wijze met de kaarten gehandeld, of verkeerd gehan
deld zo u wilt. Volgens de toenmalige administratie was de kaart onverbrekelijk
met de andere stukken verbonden, waarmee direct de betekenis van een bepaalde
kaart werd gelimiteerd tot een bepaalde zaak of besluit en daarom geen extra ma
teriele verzorging verdiende. Het is dit aspect dat bij inventarisatie van belang
wordt; we hebben namelijk in eerste instantie niet met een kaart van zelfstandige
betekenis te maken maar allereerst met een onderdeel van een dossier. In verband
met het voorgaande is het goed enkele opmerkingen zoals die in de Handleiding
werden gemaakt met betrekking tot kaarten in gedachte te houden:
Allereerst waar deze verschil maakt tussen berging en ordening: "Par. 58: Niet
anders is het dikwijls gesteld met kaarten, die evenals andere stukken inkomen bij
een bestuur, of behooren in een dossier, maar die van de plaatsen, waar zij be
hooren, zijn verwijderd, opdat ze niet beschadigd zouden worden; dit behoort zoo
te blijven, maar in den inventaris moeten de kaarten de plaatsen hernemen, waar
,UQ,-Bensluit .post" ®n archiefzaken rijksadministratie, 1950 Stb K425, In: Archiefwet
1962, Bewerking: Duparc, F. J., 1976, art. 3, pag. 59.
[20]
zij volgens hunne bestemming thuis behooren" en verder in het algemeen bij Par.
68: "Ter betere bewaring van een charter of eene kaart, die in een dossier berus
ten, zal het dikwijls wenschelijk zijn ze daaruit te verwijderen" en "Niets belet den
archivaris, deze stukken uit het dossier te verwijderen en ergens doelmatiger op
te bergen; integendeel hij is er toe verplicht. Alleen is het noodig, dat het uit het
dossier gelichte stuk worde vervangen door een verwijs'blad, dat aanwijst, waar
het gebleven is".
Wat hiervoor betoogd wordt, is een materiële scheiding van stukken, die voor de
inventarisatie slechts gevolgen heeft voor wat betreft de opzet van de inventaris.
Een nadere uitwerking van het "verwijsblad" geeft Van 't Hoff die het volgende
opmerkt over de plaats en beschrijving van de afgescheiden kaarten: "Niet in den
inventaris zelve, waar de kaarten, evenals de charters en andere stukken, volgens
het herkomstbeginsel beschreven worden. In het inventarisnummer verwijze men
naar de kaartenlijst op dezelfde wijze als in de inventaris naar de nummers van
de regestenlijst wordt verwezen"12.
Als nu aan het slot van de inventaris, of als supplementair los deel, een kaarten
lijst wordt opgemaakt dan hoeft deze als zodanig niet parallel te lopen met de
volgorde van de "dossiers". Een archief volgens resolutiestelsel kan wat de kaar
tenlijst betreft, achteraf, geografisch geordend worden, mits per resolutie en per
kaart wordt verwezen naar resp. kaartnummer en resolutienummer. Voor tot geo
grafische ordening wordt overgegaan, dient wel een afweging van belangen ge
maakt te worden; de geografische ordening betekent dat men de kaarten opwaar
deert. Indien de kaarten in de dossiers bestaan uit kadastrale uittreksels, stafkaar
ten e.d. dan lijkt ons deze opwaardering van het materiaal, met alle extra werk,
niet ter zake doende.
Het verdient wellicht aanbeveling een criterium vast te stellen voor het aantal
kaarten dat in een deel met de rest der stukken in een inventaris wordt beschreven.
Een kaartenlijst van bijvoorbeeld meer dan vijftig kaarten zou bij voorkeur als een
apart deel kunnen worden opgemaakt, zodat deze min of meer autonoom aan de
kaartgebruiker en de kaartbeheerder ter beschikking kan worden gesteld.
Maximaal kaartgebruikende en kaartproducerende instellingen
De wijze van berging heeft in het voorgaande betoog bepaald wat de plaats van
de kaarten was; om technische redenen werden en worden de kaarten gelicht van
hun plek in de dossiers etc. om hun behoud te verzekeren, willen we nu ook naar
een ordening der kaarten op een andere grondslag dan zullen we moeten nagaan
in hoeverre de kaarten in vroegere administraties een herkenbaar onderdeel heb
ben gevormd. We zijn daartoe aangewezen op instellingen, of delen daarvan,
waarvan het beleid voor een groot deel steunde op het kaartmateriaal.
De kaarten, waar wij hier over spreken, geven een afbeelding van een deel van
de wereld; de instellingen zullen daarom geografisch "gebonden" moeten zijn in
12 Hoff, B. v. 't, Regels voor het beschrijven van kaarten in archieven, In: Nederlands
Archievenblad, jrg. 57, 1952-'53, pag. 59-60.
[21]
