Verwijzing
Concordans
Nr.
Hoofdwoord
Titel
Beknopte beschrijving
Annotatie
Catalogusbeschrijving
1
Inventaris:
Nr.
Hoofdwoord
Titel
Beschrijving
ning van de oude maat, bv. via "Staring"8 en 3. omrekening van de schaal
naar kaartgegevens, bv. via vaste punten als kerktorens. Wij kiezen voor de
tweede mogelijkheid aangezien deze de bedoelde schaal van de kaartmaker
het meeste recht doet, weinig tijd kost t.o.v. de derde mogelijkheid en meer
nut oplevert voor de gebruiker t.o.v. de eerste mogelijkheid.
Afvoering van elementen:
- Vele beschrijvingselementen zijn gebaseerd op moderne en/of gedrukte kaar
ten. Deze kaarten bevatten inderdaad vaak een veelvoud van eenvoudig aflees
bare elementen als uitgever, jaar van uitgave, graveur, coördinaten etc.
Het kan aanbeveling verdienen bij de beschrijving van archiefkaartcollecties
deze beschrijvingselementen te laten vervallen en ze slechts daar in de anno
tatie op te nemen waar dit nodig is.
Toevoeging van elementen:
- In verband met gebruik, ordening en (her)inventarisatie kan het aanbeveling
verdienen concordansen, verwijzingen tot vaste beschrijvingselementen te ma
ken, voor wat de verwijzing betreft daar waar deze niet of niet geheel opge
nomen is in het Hoofdwoord. Geen vast beschrijvingselement dient de verwij
zing naar een instelling of persoon te zijn, als deze geen deel uitmaakt van de
collectie. Het is bv. mogelijk dat op een kaart van de "waterstaat" collectie
aantekeningen te vinden zijn die verwijzen naar "waterstaat" en "oorlog". De
verwijzing naar waterstaat vormt een vast element, die van oorlog is inci-
denteel en kan worden opgenomen in de annotatie met overname van de aan
tekeningen van beide, zeker waar deze in potlood zijn gemaakt. Immers door
de vaak zo "individuele" kaartbeschrijving is ook het gebruik relatief inten
sief, met alle risico s van slijtage. Deze toevoegende elementen hebben vooral
als doel de kaart vast te leggen in de structuur van de eigen en samenhangen
de instellingen, gedachtig wat Papritz over deze structuur opmerkte: "Genau
wie die übrige Kanzleidokumentation und in engster Verbindung mit ihr 'er-
wachsen auch die Karten organisch'. Sie sind Teile eines Gesamtorganis-
mus".9
De taak van de kaartbe'heerder is tweeslachtig; enerzijds dient hij de kaarten per
collectie volgens de oude orde vast te leggen en anderzijds dient hij de gebruiker
zo goed mogelijk toegang te verlenen tot het materiaal. De gebruiker is door de
aard van zijn onderzoek meestentijds gediend met een overzicht van de complete
collectie en daarbij vnl. geïnteresseerd in een goede geografische beschrijving. Het
is deze tweeslachtigheid die ons doet kiezen voor twee systemen naast elkaar die
waar het hun uitvoering betreft gedeeltelijk complementair zijn, namelijk de in
ventaris of lijst per collectie voor de meer archieftechnische gegevens en de cata
logus voor de meer geografische en technische gegevens.
8 Staring, W. C. H., De Binnen- en Buitenlandse Maten, Gewichten en Munten
1871, Bewerking: Wieringen, R.W.v., 1902.
9 Papritz, J., Grundsatzliches zur archivischen Karten-Titelaufnahme, In- Der Archi-
var, jrg. 18, 1965, pag. 336.
18
Deze keuze voor twee systemen heeft het voordeel dat op eenvoudige wijze aan
sluiting kan worden verkregen op het C.C.K.-systeem waarmee de gebruiker de
voor zijn onderzoek benodigde kaarten snel kan lokaliseren. De archiefkaartbe
heerder kan voor gedeelten van collecties, vnl. gedrukte kaarten, de geografische
en technische gegevens opvragen via het C.C.K.. De hier beschreven werkwijze
betekent voor gebruiker en beheerder een besparing van werk en een verhoging
van niveau van de kaartbeschrijving.
De gebruiker die in eerste instantie via de geografische beschrijving in de catalo
gus lokaliseert en vervolgens meer informatie wil over de "achtergrond" van de
kaart, kan deze, via de vermelding van inventaris en nummer op de catalogus
kaart, op eenvoudige wijze bereiken. De gebruiker die werkt via de archiefinven
taris en bij een bepaalde kaart meer technische gegevens wenst, kan deze via het
hoofdwoord in de catalogus bereiken.
Op deze wijze worden cataloguskaarten niet "overladen" met aantekeningen, con
cordansen, verwijzingen etc. en archiefbeschrijvingen niet "overladen" met coör
dinaten, jaartallen, serienummers etc..
We laten hierbij als voorbeeld twee typen van beschrijving zien, zoals deze resp.
voor de inventaris in boekvorm en de losbladige catalogus geschikt zijn.
Inventarisbeschrijving
Ordenen10
De ordening der kaarten is, zoals hiervoren reeds betoogd, afhankelijk van de
structuur der oude instellingen. Het is bij de ordening allereerst van belang bij de
verschillende instellingen te bepalen hoe de plaats van de kaarten was. Deze plaats
10 In het vervolg wordt middels Handleiding en Par. bedoeld: Muller Fz., S., Feith,
J. A., Fruin Th. Az., R., Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven,
1920.
[19]
