o'I rftrM Unif0ra,i,d' -»■"»***.
Het beschrijven en ordenen van kaarten in het archief
Een archief: "het geheel van documenten dat zich vormt bii een instelli™
soon uit hoofde van vervulling van haar of zijn taak of werkzaamheid".1
Algemeen
De laatste jaren is er op het gebied van kaartbeschrijving een ontwikkeling te
als zodanig toe te juichen is maar door haar aard vanuit de archiefwereld Lee
oel chtmg verdient. De vernieuwingen op het gebied van beschrijven werden de
aatste jaren vooral door de topografisch-historische atlas en het bureau CCK
aangebracht en verwoord2. 2 De svstemen n
voorgesteld door atlas en O CK L l beschrijven zoals deze worden
een eigen achtergrond °°k' dUiddijk bePaald door
Binnen de archiefwereld is de plaats der kaarten nog immer onduidelijk waar het
de berging, beschrijving, ordening en het beheer betreft. Het is deze ondLdeliÏ
eiddie er voor een groot deel oorzaak van is dat naast het "atlas" en "CCK"
standpunt er nog geen "archief" standpunt is geprofileerd. Toch i dh standLunt
- in
De beschrijvings- en ordemngssystematiek waar we hier aan willen raken betreft
n de kaarten, prenten e.d. die als los stuk werden aangekocht of verkreeen en
met terug te voeren zijn tot een bepaald archief. verkregen en
Uitgangspunten
Ter verduidelijking volgen hier enkele uitgangspunten zoals ze gehanteerd worden
jrg. 77, 1973,'pag. 11 lnventanseren van archieven, In: Nederlands Archievenblad,
378,?974beheer Van tOP°grafiSCh-historische atlassen, In: Nederlands Archievenblad, jrg.
Waal, E. H. v. d., De Centrale Catalogus Kartoprnf.v erm
gus voor kaarten, In: Nederlands Archievenblad, jrg 78llS CentnÜe Catal°'
[16]
door resp. topografisch-historische atlas en C.C.K., voor zover deze verschillen
voor de archiefbeschrijving en ordening,
topografisch-historische atlas4,3:
als trefwoord wordt gekozen voor de moderne geografische naam.
alle beschrijvingen worden ondergebracht in een, liefst losbladige, catalogus
waarbij het materieel overzicht via een stamregister wordt gegarandeerd.
Daarbij dreigt het archiefkaartbeheer, vaak gecombineerd met atlasbeheer of daar
zelfs mee vereenzelvigd, in het gedrang te raken.
C.C.K.6:
het systeem is gebaseerd op een groot aantal beschrijvingselementen die ech
ter vaak bij archiefkaarten niet onderscheidbaar of essentieel zijn.
het C.C.K. systeem biedt in de momentele experimenteerfase te weinig prak
tische waarborgen.
Beide systemen kunnen de problematiek van ordening van archiefkaarten niet
voldoende ondervangen, aangezien zij in principe van de individuele kaart uit
gaan.
Vanzelfsprekend is er op het gebied van kaartbeschrijving totnutoe meer werk
afgeleverd dan hetgeen hierboven werd aangeduid, we noemen slechts de "Regels
voor de titelbeschrijving" van 19737, maar zullen daar in dit kader niet dieper op
ingaan aangezien ze achterhaald zijn en/of slechts spreken over beschrijvings
techniek in plaats van beschrijvings- en ordemngssystematiek.
Beschrijven
De beschrijving per kaart bestaat uit een aantal elementen, waarbij de beschrij
ving in dienst staat van de raadpleger, het personeel en het behoud der informa
tie, uit dien hoofde zijn de beschrijvingselementen verschillend geaard.
In het kader van dit artikel is het niet zinvol al te diepgaand te spreken met be
trekking tot alle beschrijvingselementen; diegene waarbij ten opzichte van de ar
chivering van kaarten problemen ontstaan zullen slechts behandeld worden.
Wijziging van elementen:
Hoofdwoord (in de betekenis van beknopte omschrijving). De geografische
omschrijving dient bij de archivering zonodig aangevuld te worden met het
hoofdwoord voortkomende uit de oude ordening, bv. naar arrondissement,
kantoor etc. Zoals in het vervolg zal blijken kan deze dubbelfunctie het be
staan van catalogus naast inventaris garanderen.
Schaal. De beschrijver ziet zich bij de beschrijving v. d. schaal waar deze op
verouderde maten is gebaseerd voor drie mogelijkheden geplaatst: 1. letterlijk
overnemen van de oude schaal, 2. benadering van de schaal via een omreke-
4 Zie noot 2, pag. 284 v.v.
5 Ratsma, P., Beschrijving van de topografisch-historische atlas, In: Nederlands Ai
chievenblad, jrg. 79, 1975.
6 Zie noot 3.
7 Rijkscommissie van advies inzake het bibliotheekwezen, Regels voor de titelbeschrij
ving, 1973, Hoofdstuk VI.
[17]
