Verslag van de tweede discussie
De heer Winsemius opent de discussie met een opmerking over de houdbaarheid
van microfilms. Ongeveer vijftien jaar geleden is aan het Instituut T.N.O. te Delft
de vraag voorgelegd in hoeverre de microfilm, vanuit het gezichtspunt van de houd
baarheid, geschikt is voor toepassing bij archiefvorming. Omdat een gericht onder
zoek wegens de hoge kosten niet uitvoerbaar was, beperkte het antwoord zich in
feite tot de mededeling, dat een belichte film in principe in chemisch opzicht niet
geheel stabiel is. In de loop van de tijd, afhankelijk van de omstandigheden, kan een
film aan deze instabiliteit te gronde gaan. Deze weinig zeggende algemene uitspraak
is toe te lichten met een tweetal ervaringen uit de praktijk. Op het vorig jaar te
Washington gehouden internationale archiefcongres waren voor het eerst sinds vele
jaren weer archivarissen van de instellingen der Mormonen te Salt Lake City aan
wezig. De voornaamste reden voor hun aanwezigheid was de behoefte aan infor
matie over de mogelijkheid om twintig jaar oude microfilms te restaureren. Zelfs de
nooit gebruikte moederfilms zijn ernstig gehavend. Deze ervaring verklaart ook de
gebleken onwil van microfilms leverende bedrijven om een houdbaarheidsgarantie
te geven, al is het maar voor een periode van twintig jaar. Om deze reden heeft het
Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland een projekt om de administratie geheel foto
mechanisch te maken niet doorgezet. Het gebruik van fotomateriaal is daar thans
beperkt tot, uiteindelijk vernietigbare, boekhoudkundige bescheiden. En evenals
computerbanden wordt ook dit materiaal iedere twee jaar gecontroleerd op de
eventuele noodzaak van vervanging door een nieuwe kopie. Microfilms zijn dus
moeilijk materiaal dat op lange termijn alleen bruikbaar is bij de aanwezigheid van
kostbare basisvoorzieningen.
Vervolgens vraagt hij de inleiders welke zakelijke redenen er zijn aan te voeren voor
de vorming van schaduwarchieven. Het is immers zo, dat de bestanden waarvan men
schaduwarchieven vormt, tegen alle calamiteiten beveiligd zijn, als zij worden be
waard overeenkomstig de thans geldende regels?
De heer Bordewijk antwoordt dat de houdbaarheid van microfilms inderdaad zeker
niet onbeperkt is. Maar vergeleken met andere gangbare informatiedragers, zoals
het papier waarop technische tekeningen worden gemaakt en zoals doorslagpapier,
komt de microfilm er niet slecht af. In de vaklitteratuur worden houdbaarheidster
mijnen tot honderd jaar genoemd. Met betrekking tot de wenselijkheid van schaduw-
archiefvorming merkt hij op dat er naar zijn mening wel degelijk calamiteiten denk
baar zijn waarbij de inhoud van een archiefdepot vernietigd wordt. Hij is daarom
ook voorstander van een gescheiden bewaring van bestand en schaduwbestand. Een
andere reden voor de vorming van schaduwarchieven ziet hij in de snelle slijtage
waaraan archivalia tegenwoordig onderhevig zijn. Bovendien werkt het produceren
van een extrakopie nauwelijks kostenverhogend bij verfilming.
De heer Van Veldhuizen merkt op dat er sprake lijkt te zijn van een misverstand.
Schaduwarchivering betreft uitsluitend of vrijwel uitsluitend lopende archieven,
die zich nog bij de administraties bevinden en daar vaak slecht beveiligd zijn. De
vorming van een schaduwarchief beoogt vooral de voortgang van de administratie
veilig te stellen in het geval dat het archief gedeeltelijk of geheel vernietigd is.
De heer Slot bepleit het vermijden van de term "schaduwarchief", die onduidelijk
heid schept. Microverfilming kan in het algemeen twee doeleinden dienen: substi
tutieverfilming en veiligheidsverfilming. Bij substitutieverfilming is de houdbaar
heid niet van belang; het betreft daar gebruikskopiën, die gemaakt worden om in
plaats van het originele stuk op de studiezaal geraadpleegd te worden. De houd
baarheid speelt wel een rol bij de veiligheidsverfilming zowel van lopende admini
straties als van preciosa. De houdbaarheid kan daar niet plotseling ernstig in gevaar
komen als aan twee voorwaarden voldaan wordt. In de eerste plaats dient men zich
strikt aan de voorgeschreven chemische behandelingswijze te houden, en voorts
moeten er voortdurend steekproefcontroles in het microfilmbestand plaatsvinden.
Onder die omstandigheden lijkt een zekere houdbaarheid gewaarborgd. Dit kan
bijvoorbeeld blijken uit het feit dat ruim dertig jaar oude microfilms, die onder zeer
slechte omstandigheden in het depot van het A.R.A. bewaard zijn, onlangs bij mi
croscopische controle nog geheel intact bleken te zijn.
De heer Kuyer reageert op de inleidingen van de heren Slot en Bordewijk. Aan de
heer Slot legt hij de vraag voor naar de wenselijkheid van verfilming van DTB-
registers, als deze daarvoor uit de band genomen moeten worden. Vaak immers zijn
juist de DTB-registers in de marge tot in de band beschreven. Bestaan er camera's
waarvan de dieptescherptewerking zó groot is, dat zij deze aantekeningen goed
leesbaar overbrengen, zodat niet alsnog het originele stuk moet worden geraad
pleegd? Aan de heer Bordewijk vraagt hij in hoeverre diens suggestie om verfilmde
archivalia, die geen termijnstukken zijn en waarvan de houdbaarheid op microfiche
meer gewaarborgd lijkt dan in originali, te vernietigen in overeenstemming is met de
prognose die de heer Berkenvelder eerder heeft uitgesproken. In zijn voordracht
hanteerde deze de vuistregel dat de jaarlijkse archiefaanwas bij een middelgrote
gemeente jaarlijks anderhalve meter per duizend inwoners bedraagt. De heer Slot
antwoordt dat juist voor de DTB-registers naar zijn mening geldt: "pompen of ver
zuipen". Hij stemt ermee in, dat het zeer omslachtig kan zijn om deze deel voor deel
uit de band te nemen, maar het alternatief is dat ze door slijtage geheel te gronde
gaan. De dieptescherpte die bij 16-mm microfilm bereikbaar is, bedraagt ongeveer
vijf centimeter. Bij xeroxkopieën is dat veel minder. De heer Bordewijk sluit hierbij
aan met de mededeling dat de Haagse DTB-registers en krantenleggers bij de verfil
ming inderdaad uit elkaar genomen zijn. Het viel niet moeilijk deze beslissing te
nemen, omdat de banden door het intensieve gebruik toch al in slechte staat waren.
[472]
[473
