Post- en archiefzaken dat de zorgdrager pas na advies van de archivaris op een
andere informatiedrager dan papier kan overgaan.
Ten aanzien van archiefbescheiden uit particuliere archieven meen ik, daar deze niet
onder de werking van de Archiefwet vallen, dat de archivaris reeds thans de vrijheid
heeft te handelen zoals ik hierboven als ideale situatie voor de overheidsarchiefbe
scheiden beschreven heb.
De tweede categorie, die van niet-archiefbescheiden: kranten, boeken, tijdschriften
en documentatie. De archivaris zal zeker ook met hen i.v.m. micrografie te maken
hebben of krijgen. Speciaal met kranten. Waar geen wettelijke belemmeringen be
staan meen ik dat deze niet-archiefbescheiden wanneer zij gemicrofilmd zijn, ver
nietigd kunnen worden, indien de informatiedrager geen speciale (kunst-)historische
waarde heeft en de zekerheid bestaat dat ergens in Nederland één exemplaar be
waard blijft. Ik denk hier met name aan kranten uit deze eeuw. Het lijkt weinig zin
vol in verschillende archieven en bibliotheken kostbare meters met leggers van de
zelfde krant vol te zetten. Men bedenke: 1 meter archiefruimte kost thans tussen de
50,- en 100,- per jaar, terwijl die leggers voorbestemd zijn om tot in eeuwigheid
bewaard te blijven. Economisch gezien zeer aantrekkelijk hier het mes in te zetten.
En dit kan zonder dat enige informatie verloren behoeft te gaan. Het schijnt mij een
zinvol initiatief toe indien de Vereniging samen met bibliothecarissen en kranten
concerns een overzicht samenstelt van alle in Nederland aanwezige leggers van
kranten en een plan opstelt om tot systematische microverfilming en vernietiging te
komen, waarbij iedere belangstellende een kopie in de vorm van microfilm of -fiche
kan kopen en ergens één origineel exemplaar bewaard blijft. Kranten hebben bij
vele archieven een hoge prioriteit gekregen bij de microverfilming; immers zij wor
den veel geraadpleegd en zijn van zeer slechte kwaliteit.
Bij boeken, tijdschriften en documentatie ligt het voor ons archivarissen wat anders.
Hier zal men niet snel tot massale microverfilming overgaan. Ik kan mij echter
voorstellen dat hier eenzelfde gedragslijn als bij de kranten gevolgd wordt. Met name
voor bibliothecarissen kan dit veel ruimtewinst opleveren. De Library of Congress
te Washingtcn werkt volgens deze methode, waarbij zelfs de voorwaarde dat er nog
één origineel bewaard moet blijven achterwege blijft.
Dames en heren ik ben aan het einde gekomen van mijn voordracht. Micrografie in
de praktijk levert vele verrassende vergezichten, maar kent ook vele hobbels en ob
stakels. Ik hoop dat hetgeen ik vandaag naar voren heb mogen brengen U aan het
denken zet en er misschien toe kan leiden dat met behulp van dit medium nieuwe
wegen worden ingeslagen bij het archiefbeheer. Ik wil alle collega's die mij via het
ingevulde enquêteformulier van informatie voorzagen hartelijk danken voor hun
medewerking.
Stellingen:
a. Microfilmen leidt niet tot een grotere toegankelijkheid van archieven of archief
bestanddelen. Slechts de hanteerbaarheid wordt beter.
b. Economisch gezien levert het microfilmen van archieven en archiefbestanddelen
[460]
(niet zijnde "termijnstukken") slechts een besparing op wegens teruglopende res
tauratiekosten, niet vanwege ruimtewinst.
N.B. "Termijnstukken"; te zijner tijd vernietigbare stukken.
c. De aard van het te microfilmen materiaal en het gebruik dat van dat materiaal
gemaakt wordt dienen te bepalen welk systeem gekozen wordt.
d. Voor een proefproject dient voldoende tijd en geld uitgetrokken te worden. Met
name toekomstige gebruikers dienen hierbij ingeschakeld te worden.
e. De archiefwet moet de mogelijkheid gaan openen tot vernietiging van bepaalde
categorieën archiefbescheiden, niet zijnde "termijnstukken", die gemicrofilmd
zijn.
f. Kranten, boeken en tijdschriften die gemicrofilmd zijn, kunnen vernietigd wor
den indien zij geen speciale (kunst-)historische waarde hebben en de zekerheid
bestaat dat ergens in Nederland één exemplaar bewaard blijft.
g. Voorkomen dient te worden dat door het microfilmen van "termijnstukken" de
noodzaak tot verkorting van de vernietigingstermijn gaat vervallen.
h. Bij het opzetten van microfilmprojecten voor "termijnstukken dient een kos-
tenvergelijking gemaakt te worden tussen enerzijds de kosten van het project en
anderzijds de bewaarkosten gedurende de verplichte periode van de originele
stukken.
i. In de plaatselijke archiefverordeningen en in het Besluit Post- en archiefzaken
dient een artikel opgenomen te worden waarin bepaald wordt dat de zorgdrager
pas na advies van de archivaris kan besluiten over te gaan op een andere infor
matiedrager dan papier.
[461]
