voor de keuze te staan welk systeem men wil gaan toepassen: rolfilm, jacket of
microfiche. Slot heeft reeds de obstakels geschilderd dit ons archivarissen wachten
in micrografieland: men werkt daar met standaardformaten waarop camera's en
leesapparatuur zijn ingesteld; onze archivalia daarentegen komen in alle mogelijke
niet-gestandaardiseerde formaten voor.
De kwaliteitsnormen die men gebruikt gaan uit van getypte teksten; onze archivalia
daarentegen zijn handgeschreven. Keuze van camera, leesapparatuur en systeem van
verfilming hangen zeer nauw samen. Het materiaal dat wij moeten microfilmen is
zeer verschillend qua formaat en kwaliteit. Men komt voor een schier onoplosbaar
probleem te staan. Welke keuze U ook gaat maken: het zal een compromis moeten
zijn. Een extra-complicatie vormt nog de technische ontwikkeling. Ieder jaar komen
er nieuwe apparaten op de markt, die bepaalde extra's hebben of volgens een geheel
nieuw systeem zijn ontworpen. Men zal zich of zelf in alle technische details moeten
verdiepen of zich moeten laten adviseren door een deskundige. En dan niet alleen
door een deskundige gelieerd met een firma die camera's of leesapparatuur produ
ceert of verkoopt. Neen een werkelijk onafhankelijk deskundige, bijvoorbeeld de
fotograaf van de archiefdienst. Naast de adviezen van vertegenwoordigers van
firma's die microfilmapparatuur op de markt brengen, en de adviezen van collega's
die reeds ervaring op dit gebied bezitten zal hij U bij het bepalen voor de juiste keuze
kunnen helpen.
Ik ben een voorstander van het gebruik van microfiche. En dan geen microfiche die
ontstaat door het maken van een kopie van een jacket waarin een verknipte rolfilm
zit. Gezien ons materiaal dat zo verschillend van formaat is werkt de microficheca
mera zeer economisch, terwijl de kwaliteit goed is. Men dient echter bij het vaststel
len van de te gebruiken verkleiningsfactoren terdege rekening te houden met de op
de markt zijnde (komende) lees- en printapparatuur. Een nadeel is dat men met ver
schillende leesapparaten of een leesapparaat met twee lezers op de studiezaal moet
werken. Voor de bezoeker vind ik tenslotte een microfiche veel handiger en prac-
tischer dan rolfilm.
Als men dan al wikkend en wegend tenslotte tot een voorlopige beslissing is gekomen
over het te kiezen systeem, is het verstandig, voor tot definitieve aankoop of het
geven van de opdracht wordt overgegaan, middels een proefproject het gehele pro
ces vanaf de opname tot het gebruik op de studiezaal te testen. Trek hiervoor vol
doende tijd en geld uit. Dit betaalt zich ruimschoots terug. De industrie belooft U
gouden bergen, maar in de praktijk liggen er door ons archiefmateriaal overal voet
angels en klemmen. Een enkel proefprintje is niet voldoende om zekerheid te krijgen;
men moet minstens van iedere te verfilmen serie een reeks opnamen maken en geheel
verwerken tot en met een print via de reader-printer. Laat Uw bezoekers ook mee
spreken: zij zijn tenslotte gedoemd in den vervolge met de apparatuur te werken.
Stel de aanschaf van het soort readers en reader-printers af zowel op de eisen die het
archiefmateriaal stelt als op de eisen van Uw bezoekers. Een punt dat nog geme
moreerd moet worden is dat ieder archief andere verkleiningsfactoren toepast.
Voor bezoekers die kopieën van de microfilm of microfiche op verschillende ar
chieven bestellen geeft dit problemen bij het lezen. Ook bij onderlinge uitwisseling
[456]
tussen archieven van kopiefilms of microfiches zal dit onhandig zijn, daar door de
verschillende verkleiningsfactoren niet steeds dezelfde leesapparatuur gebruikt kan
worden.
Bij het opzetten van een microfilmproject is een belangrijke vraag: gaat men intern
binnen de eigen dienst -microfilmen of besteedt men de zaak uit. Uitbesteden
brengt direct al het probleem met zich mee, dat archiefbescheiden het gebouw moe
ten verlaten. Opgemerkt moet echter worden dat particuliere firma's bij voldoende
en regelmatige opdracht hun camera ook ten archieve willen installeren, zodat dit
nadeel vervalt. Een tweede punt -ook een nadeel is dat particuliere firma's
winst willen maken, zodat de prijs per opname hoger zal zijn dan indien dit in eigen
beheer zou plaats vinden. Een groot probleem is ook het vaststellen van kwaliteits
normen. Waar het gaat om archiefbescheiden die handgeschreven zijn, waarvan de
schriftkwaliteit wisselt, zal het onmogelijk zijn volgens de bestaande normen af
spraken te maken. Er zal dus een intensieve kwaliteitscontrole ten archieve moeten
plaats vinden en bij verschil van mening zal men moeilijk tot overeenstemming kun
nen komen daar een vaste norm ontbreekt. Een voordeel is dat men verzekerd is
van een vaste produktie. Men weet afhankelijk van het beschikbare budget hoeveel
er per jaar gemicrofilmd gaat worden. Bij interne verfilming is dit veel moeilijker te
realiseren: door ziekte of ontslag kunnen stagnaties optreden. Het beschikbare per
soneel -waarvoor het vaak een deeltaak is wordt ingezet bij ander belangrijk
spoedeisend werk. Het grootste nadeel bij interne productie doet zich echter
bij de start voor. Men zal eerst een investering in een camera moeten doen; (prijs
45000,— voor een 35 mm camera); men zal uitbreiding van personeel moeten aan
vragen. Beide zaken vooral de laatste die veel tijd jaren kunnen vergen.
Heeft men echter eenmaal personeel en apparatuur in huis dan is deze werkwijze
mits een regelmatige produktie gewaarborgd is het aantrekkelijkst en het minst
kostbaar. Voor kleinere archieven zal uitbesteden de beste oplossing zijn. Opge
merkt zij nog dat de B.T.W. die betaald moet worden bij uitbesteding achteraf van
de Belastingdienst terug ontvangen kan worden. In de praktijk worden ook vele tus
senoplossingen al naar gelang de plaatselijke toestand gevolgd. Men heeft op
het archief WSWers die filmen; men laat filmen door Mormonen en bedingt een ko
pie; men neemt zelf op maar laat elders ontwikkelen.
Dit alles maakt het zeer moeilijk voor mij een volgend onderwerp te behandelen: de
financiële kant van de micrografie. Wat kost micrografie? Uit een enquête onder de
archieven die hetzij zelf microfilmen hetzij dit uitbesteden is een bonte lappendeken
van gegevens te voorschijn gekomen.
Het eenvoudigste ligt het nog bij uitbesteding; daar gelden duidelijke prijzen waarin
alle kosten zijn doorberekend. Echter door de verschillende systemen die toegepast
worden en door extra-kopieën is onderlinge vergelijking niet goed mogelijk. Een
paar voorbeelden: 1 opname (meestal 2 bladzijden) via het microfichesysteem,
waarbij zowel een negatief als een positief geleverd worden, inclusief betiteling komt
op 0,40; 1 opname via hetzelfde systeem, maar dan met een andere verkleinings-
[457]
