bare restauraties met regelmaat moeten worden uitgevoerd, terwijl gevaar dreigt dat
op den duur de materiële toestand zo slecht wordt dat informatie verloren dreigt te
gaan. Hoewel de prioriteiten voor het microfilmen van de onder 1 en 2 genoemde
archiefbestanddelen niet dezelfde behoeven te zijn. is het uit financieel oogpunt het
aantrekkelijkst, indien men om bovengenoemde redenen (schaduwarchiefvorming
of tegengaan van slijtage) tot microfilmen overgaat, door het maken van een kopie
twee vliegen in één klap te slaan. De moederfilm wordt als schaduwarchief elders
opgeborgen; een kopie komt op de studiezaal. Het originele archiefstuk blijft in de
archiefbewaarplaats. Microfilmen om deze redenen levert geen ruimtewinst op,
neen kost extra ruimte. Wel treden besparingen op bij het gebruik maken van de
bezoekerskopie t a.v. de restauratiekosten en personeel op de studiezaal. Deze be
sparingen zullen echter niet zichtbaar worden op onze begrotingen: er bestaat
enorme achterstand op restauratiegebied en voor het personeel dat uitgespaard wordt
voor het brengen en halen van de archiefstukken is meer dan genoeg ander werk
voorhanden. Deze besparingen gaan pas werken op zeer lange termijn. Motieven
zullen dus primair moeten zijn: veiligstelling en behoud van het origineel.
Een gebruik van microfilmen dat op korte termijn financiële besparingen zou
opleveren is het microfilmen van zogenaamde termijnstukken. Hieronder versta ik:
te zijner tijd vernietigbare stukken. Op grond van artikel 3 lid 2 van het archief-
besluit kan men deze archiefstukken na het microfilmen direct vernietigen. Ik plaats
hierbij een groot vraagteken! Ik kom straks uitvoerig op micrografie en vernietiging
terug.
Een volgend gebruik van de microfilm dat ruimtewinst oplevert en derhalve econo
misch gezien aantrekkelijk is, is het filmen van grote fichesklappers. Op ieder
archief wordt ijverig geklapperd (geïndiceerd). Tegenwoordig worden ook veel ar
chiefbestanddelen door de administratie naar de archiefbewaarplaats overgebracht
die bij de administratie al van uitvoerige fichesklappers zijn voorzien (denkt U aan
klappers op het bevolkingsregister); kleine klappers in fichevorm kan men gemak
kelijk laten uittypen en inbinden, maar wanneer het om grote fichesklappers gaat
wordt dit monnikenarbeid. Laat mij dit illustreren: de klapper op de doop-, trouw
en begraafregisters van de gemeente Den Haag bestaat uit 1 miljoen honderdvijftig
duizend fiches. Op deze fiches staat niet een enkele verwijzing, maar staan steeds
alle gegevens betreffende de doop etc. waarnaar het fiche verwijst. Microfilmen re
duceert dit bestand tot een 3.000 microfiches. Dit levert enorme ruimtewinst op de
studiezaal op. Die weer benut kan worden voor het plaatsen van leesapparatuur!
Vervolgens kom ik tot het oudste gebruik dat van de microfilm gemaakt wordt. Het
filmen van elders berustende archieven ten einde de bezoeker ter plaatse in de
gelegenheid te stellen van deze archieven kennis te nemen. Dit betreft met name
archieven of archiefbestanddelen die in het buitenland berusten (denk aan de om
vangrijke microfilmprojecten bij de Eerste afdeling van het Algemeen Rijksarchief
en die te Djakarta). Recent doet zich echter een ontwikkeling liggende in het ver
lengde van bovenstaand gebruik voor die m.i. op een misvatting berust. Middels
microfilmen ziet men kans inbewaringgeving van archieven op grond van artikel 11
van het archiefbesluit te omzeilen. Volgens de wet heeft een ieder recht op het maken
[454]
van kopieën; dit kan zowel in de vorm van fotokopie als microfilm; daarvoor is geen
ministeriële toestemming nodig. Door deze gedragslijn te volgen onttrekt de minister
zich aan zijn verantwoordelijkheid. Kennelijk wil hij kool en geit sparen. Waar bin
nen het archiefwezen al een enorme wachtlijst bestaat van archieven die op grond
van de onder 1 en 2 genoemde criteria dringend aan verfilming toe zijn, doet dit
aandragen van extra-filmarbeid weinig realistisch aan. In het belang van de raad
pleging ter plekke door bezoekers geeft het archiefbesluit inbewaringgeving als
mogelijkheid. Men dient dan hiertoe al of niet te besluiten.
De nieuwste ontwikkeling van het gebruik van microfilm binnen ons vakgebied is
wel de output van computers in de vorm van microfiches. Hier is het originele
unieke archiefstuk een microfiche. Voorbeeld: het grootboek van de Dienst van
Gemeentewerken te Rotterdam bestaat uit microfiches. Ik kom op deze ontwikke
ling en de consequenties hiervan straks terug.
Als afsluiting van dit gedeelte wil ik waarschijnlijk hier ten overvloede wijzen
op een tweetal bij niet-vakgenoten voorkomende misverstanden t.a.v. microfilmen
en archieven.
Het eerste misverstand komt ruwweg hier op neer: een administratie loopt door het
toenemen van het aantal te behandelen stukken in wanorde; er ontstaan achter
standen: er komen knelpunten bij het opbergen der stukken. De oplossing is meer
personeel. Een slimmerd zegt het toverwoord microfilmen en men denkt op deze
wijze van de wanorde af te zijn. Echter microfilmen kost meer geld, meer personeel
dan het bestaande systeem; levert geen financiële besparing op. De stukken zullen
alvorens te kunnen worden gefilmd op orde moeten worden gelegd, men zal er
precies dezelfde handelingen als vroeger mee moeten verrichten. Het geheel wordt
veel compacter en overzichtelijker, dat wel. Maar de orde moet voor het filmen
worden aangebracht en ook zonder filmen kan men die orde aanbrengen. Slechts
door toepassing van de computer wat natuurlijk zeer kostenverhogend werkt
kan men uit gemicrofilmde archieven sneller informatie krijgen.
Een tweede misverstand t.a.v. overheidsarchieven is de ruimtewinst. De archiefwet
bepaalt nog steeds dat alleen termijnstukken na microfilming vernietigd mogen
worden. De meeste archiefbestanddelen die men in de lopende administratie zou
kunnen microfilmen kunnen niet vernietigd worden daar het geen termijnstukken
zijn. Een sprekend voorbeeld zijn hier de zogenaamde patiëntendossiers van zieken
huizen. De gemeente Den Haag besloot deze dossiers te laten microfilmen om ruimte
te winnen; de originele dossiers mogen echter niet vernietigd worden. Een parti
culier ziekenhuis dat tot microverfilming overgaat, kan zonder enig bezwaar de
originelen wel vernietigen.
Conclusie moet zijn dat voor de lopende overheidsadministratie het gebruik van
micrografie alleen financieel interessant kan zijn indien de gefilmde archiefbeschei
den direct vernietigd kunnen worden (hetgeen momenteel alleen geldt voor de zoge
naamde termijnstukken) of wanneer bij het gebruik van computers de microfiche het
originele archiefstuk is.
Indien men heeft besloten over te gaan tot de toepassing van micrografie, komt men
[455
