Technische en archivistische problemen bij de
toepassing van microfilm
door drs. B. J. Slot
Microfilm is een prachtig medium dat een goede oplossing kan bieden voor een
aantal bedrijfsproblemen van de archivaris. Het is compact, in de praktijk blijkt
dat tot 60 strekkende meter archief zonder overmatig "persen" efficiënt geborgen
kan worden op 1 m2 vloeroppervlakte. De copieën zijn van zeer goede kwaliteit, de
procedure van vervaardiging is simpel, snel en redelijk geautomatiseerd. Met be
hulp van geschikte apparatuur kunnen de copieën op eenvoudige wijze vermenigvul
digd worden zodat van een archiefbestand aparte copiesets vervaardigd kunnen wor
den voor studiezaalgebruik en voor veiligheidsdoeleinden. Door het reduceren van
het archiefbestand tot een handzamer formaat bestaat de mogelijkheid om de meest-
gebruikte archieven onder handbereik van de gebruiker op de studiezaal te brengen.
Deze inleiding wil een aantal problemen belichten die ontstaan door de toepassing
van het medium microfilm met zijn technische beperkingen op de archiefpraktijk,
in het bijzonder bij de vervanging van originelen door microcopieën bij studiezaal-
gebruik.
Micro-opnamen zijn goedkoop, de copieprijs is laag in vergelijking met andere co-
pieersystemen, maar er zijn aanzienlijke investeringen in apparatuur nodig. Pas bij
tamelijk omvangrijke bestanden wordt het rendabel om een volledige produktielijn
op te bouwen. In andere gevallen is het beter om het gehele produktieproces of ge
deelten daarvan uit te besteden aan loondienstbedrijven. Voor de toekomst lijkt mij
ook onderlinge samenwerking van archiefinstellingen bij de exploitatie van geavan
ceerde ontwikkel- en multipliceerapparatuur aan te bevelen gezien de enorme kosten
besparingen die dat zou kunnen opleveren.
Er bestaan ook bezwaren tegen het medium microfilm. Het meestgehoorde bezwaar
komt voort uit het conservatisme van de gebruiker: het is lastig om met machines
te moeten omspringen en het is leuker om een origineel in handen te hebben. Deze
bezwaren zijn niet sterk. Leesapparaten zijn bepaald geen ingewikkelde apparaten,
iedere Nederlander gaat vrijwel dagelijks met ingewikkelder machinerieën om. De
archieven kunnen ook niet doorgaan met de gebruikers de originelen in handen te
geven. Fotocopieën op papier zou een aardig alternatief zijn, maar kan slechts op
[448
beperkte schaal worden toegepast in verband met de ruimte die dergelijke copieën
in beslag nemen. Het serieuzer bezwaar dat het terugvinden van de juiste copie op
een rol van honderden opnamen niet altijd handig ging, is opgelost door de ver
schijning van microvormen: middelen van bergen van micro-opnamen die een snel
terugvinden van het gezochte beeld mogelijk maken. De ontwikkeling van deze
vormen is met vallen en opstaan gebeurd. Vele systemen werden ontwikkeld die nu
van de markt verdwenen zijn. Nederland heeft bij de ontwikkeling van de meest
succesvolle microvorm, de microfiche vooropgelopen. Dat heeft behalve tot efficiënt
werkende microfichebestanden voor zelfbediening op de studiezalen van sommige
Nederlandse archieven ook wel geleid tot een remmende voorsprong en een flink
aantal weinig gebruikte of slecht gebruikte verouderde camera's bij archieven en
andere instellingen in Nederland.
De archieven hebben een ander probleem met het medium microfilm. Het is een
probleem dat typisch is voor archivarissen en het lijkt niet makkelijk oplosbaar. Toen
microfilm in zijn beginstadium verkeerde, liepen archivarissen en bibliothecarissen
voorop. Niemand dacht aan normering, men produceerde microfilms en fiches op
de manier die het beste bij het origineel leek te passen in alle mogelijke beeldforma
ten en verkleiningen, hetgeen werd mogelijk gemaakt door de goedkope en flexibele
leesapparaten die toen op de merkt waren. Intussen is er iets gebeurd buiten ons
om. Het bedrijfsleven heeft de microfilm ontdekt en de verdere ontwikkeling van
het medium gaat voort zonder dat de archivarissen er nog invloed op kunnen uit
oefenen. Men ging erg streng worden op de kwaliteit: allerlei normen voor formaat,
verkleiningsmaatstaf, optische kwaliteit, chemische kwaliteit (houdbaarheid!) wer
den vastgelegd. De archieven beschikten meestal niet over de middelen om hieraan
mee te doen, men vond het vaak ook te ingewikkeld. Ondertussen legde de industrie
zich toe op het aanbrengen van een splitsing in de markt. De grote massa van losse
A4- en foliovelletjes uit de moderne archieven werden op 16 mm-film gefotogra
feerd, daarna via jackets verwerkt tot microfiches. Het betrekkelijk geringe aantal
zeer grote stukken dat zo overbleef werd verwerkt op 35 mm-film.
Daarmee kwamen de oude archieven in een vergeten hoek. Het traditionele medium
van de archivaris die bij zijn oudere stukken veel grote formaten had was 35 mm
rolfilm. Terwijl de industrie verscheidene systemen ontwikkelde om grotere bestan
den op 16 mm goed toegankelijk te maken werd er veel minder aandacht besteed
aan het toegankelijk maken van grote bestanden op 35 mm, terwijl in het algemeen
de technische kwaliteit van 35 mm apparatuur niet de ontwikkeling doormaakte
die men bij 16 mm constateerde. Er werd weinig rekening gehouden met het feit dat
voor veel archivarissen het meestgebruikte bestand voor een aanzienlijk deel be
staat uit dikke boeken die eigenlijk net te groot zijn voor verfilming op 16 mm. Een
groot, zwaar boek dat openliggend meer dan ca. 40 bij 60 meet en dat gebruikt
wordt op een manier die men ongeveer met "doorbladeren" kan aanduiden is niet
tot een voor studiezaalgebruik handige microvorm te verwerken. Het zijn vooral
de archivarissen die met de problemen zitten; bibliothecarissen kunnen met de ge
middeld veel kleinere formaten van hun originelen heel goed uit de voeten met wat
de industrie hun biedt.
[449]
