nieuw programma van eisen. Naar zijn mening is dit onjuist door onvolledigheid.
Nieuwbouw is nodig omdat de depots en de studiezalen vol zijn. Dit betekent dat
de bezoekersaantallen en bestanden niet hebben kunnen groeien. Naast de toename
van beide zijn er ook "stuwmeren"' ontstaan. Wanneer de capaciteit van studiezaal
en depots weer toereikend is, nemen bestandsomvang en bezoekersaantal niet al
leen toe tengevolge van de regelmatige groei, maar ook door een inhaal-effect. Daar
om zijn de groeicijfers van de laatste jaren alléén geen betrouwbare basis voor de
berekening van de te verwachten groei na nieuwbouw. De heer Rinzema antwoordt
dat hij voornamelijk over de situatie in Leeuwarden gesproken heeft. Daar heeft
men niet alleen het "stuwmeer" buiten beschouwing gelaten toen het programma
van eisen werd opgesteld. Men heeft ook nagelaten de ontwikkeling van het bezoe
kersaantal, dus de regelmatige groei, in de prognoses te verwerken.
De heer Woelderink vraagt de heer Boberach om een toelichting bij zijn opmerkin
gen over de gebleken onmogelijkheid om middels electronische verwerking van ge
gevens goede zakenindices samen te stellen. De heer Boberach zet uiteen dat
het naar zijn ervaring niet mogelijk is om een thesaurus, een trefwoordenverzame
ling, samen te stellen die toepasselijk is voor het geheel van archiefbestanden. De
oorzaak is tweeërlei: in de eerste plaats zijn de onderwerpen, die in de archieven aan
de orde komen te heterogeen, en in de tweede plaats houdt een statische thesaurus
geen rekening met de historische ontwikkeling van begrippen. Wel mogelijk daaren
tegen is het samenstellen van thesauri voor specifieke vakgebieden, wanneer daarbij
bovendien een begrenzing in de tijd wordt aangebracht. De heer Schelhaas wijst op
het bestaan van een commissie die onderzoekt hoe archiefbestanddelen kunnen wor
den opengelegd door middel van indicering. Aan het begin van de werkzaamheden
stond de vraag naar een systematisering van de indiceringswerkzaamheden, aan het
eind ervan zal hopelijk een handleiding staan. De door de heer Boberach gesigna
leerde moeilijkheden om een sluitend trefwoordensysteem te ontwerpen onderschrijft
hij. Het is echter wel mogelijk, om een systematiek te onderwerpen die analoog is aan
bijvoorbeeld die van de code-VNG. Dit helpt de onderzoeker in ieder geval een eind
op weg. De heer Boberach herhaalt dat naar zijn ervaring het opstellen van een al
fabetisch trefwoordensysteem, dat alle archieven gelijkelijk bestrijkt, onmogelijk is.
De ervaring die men in de bibliotheekwereld heeft met de UDC-code stemt evenmin
hoopvol. Het is wel mogelijk een relatief eenvoudig systeem te ontwerpen, maar dan
krijgt de onderzoeker dezelfde 70 of 80% van de in het totaal aanwezige informatie,
die hij ook zonder het indiceersysteem gevonden zou hebben. Een systeem waarbij
ten aanzien van een bepaald onderwerp 100% van de in de archieven aanwezige in
formatie, met uitsluiting van informatie betreffende andere onderwerpen, wordt
opgeleverd, is onbereikbaar.
De heer Van Dijck werpt de vraag op of in de huidige situatie, waarin personeel en
middelen ontoereikend zijn of worden om aan de vraag van het publiek het hoofd
te bieden, de oplossing niet gevonden zou kunnen worden in de invoering van een
selectieve openbaarheid. Daaronder zou te verstaan zijn, dat bezoekers die bepaalde
[446]
bronnen niet aan kunnen, ook van die bronnen worden afgehouden. Aan de heer
Berkenvelder in het bijzonder legt hij voorts de vraag voor of het naar diens me
ning noodzakelijk is, dat iedere middelgrote archiefdienst zelf over alle technische
faciliteiten van fotografie, restauratie en was dies meer zij, beschikt. De heer
Struick antwoordt dat de suggestie van een selectieve openbaarheid hem een
gruwel is. Afgezien van het feit dat het in strijd is met de thans geldende wet, is het
ook onnodig. Het gaat er juist om de mensen gericht naar de archieven toe te bren
gen. De Utrechtse ervaring leert, dat daarbij ook de moeilijkste archieven niet ge
schuwd behoeven te worden. De archieven selecteren zichzelf wel. Mevrouw Pieterse
wijst er op, dat aan de toenemende vraag van het publiek, zeker voor een gedeelte,
ook beantwoord kan worden door de toepassing van technische hulpmiddelen als
microfilms en -fiches. Dan kan een groot aantal bezoekers zichzelf helpen. De heer
Ribberink voegt hieraan toe, de gruwel van de heer Struick te delen. Hij onderstreept
dat de door mevrouw Pieterse aangegeven weg een oplossing binnen de gegeven si
tuatie mogelijk kan maken. Met betrekking tot de tweede vraag van de heer Van
Dijck antwoordt de heer Berkenvelder dat de bij een middelgrote archiefdienst
noodzakelijke werkzaamheden niet noodzakelijkerwijs in een eigen gebouw door
eigen mensen behoeven te worden verricht. Combinatie is zeker mogelijk. De ge
noemde technische taken moeten in principe door iedere middelgrote archiefdienst
worden uitgevoerd, maar dit zegt niets over de vraag waar zij in feite ruimtelijk
gesitueerd zijn. De heer Van Dijck licht toe, dat hij met de selectieve openbaarheid
heeft bedoeld een organisatievorm waarin de bezoeker op een dusdanige wijze met
de archieven in aanraking wordt gebracht, dat hij op adequate wijze de rijkdom
van het fonds er uit weet te halen. De heer Graafhuis verwijst, evenals de heer
Struick, naaf de ervaringen met de paleografische werkgroepen in Utrecht, en naar
de resultaten van die groepen. Mevrouw Pieterse benadrukt dat onder de thans gel
dende regeling selectieve openbaarheid onmogelijk is.
Sprekend als bezoeker met een bijna vijftigjarige ervaring wijst de heer De Gou op
de wijziging die de figuur van het hoofd-studiezaal in de loop van deze decennia
heeft ondergaan. Eertijds was dat een zeer deskundig man. Thans treft men steeds
vaker personeel op de studiezaal dat nauwelijks deskundig is. Het is voor de opvang
van de bezoeker van groot belang dat de studiezaal beheerd wordt door een deskun
dige. Mevrouw Pieterse antwoordt dat zich in het beheer van de studiezalen thans in
het algemeen een wijziging aan het voltrekken is. In plaats van de steeds aanwezige
chef-studiezaal van vroeger treedt thans meer en meer een groep medewerkers van
een archiefdienst, die de studiezaaldienst roulerend, naast andere werkzaamheden
waarnemen. Hun instructie is dienovereenkomstig gewijzigd. Zij behoeven niet meer
alles zelf te weten; hun taak is om de bezoeker zo snel mogelijk met de specialist
binnen de dienst in kontakt te brengen. Dit behoeft voor het publiek zeker geen
achteruitgang ten opzichte van de situatie van voorheen te betekenen. Het publiek
moet echter wel van deze mogelijkheid gebruik maken. Een groot deel ervan is nog
te bescheiden.
[447]
